摘要：當前檔案工作重點已經(jīng)逐步從線下轉(zhuǎn)為線上，而基層部門普遍存在經(jīng)費缺乏及檔案管理人員不足的情況，在此種情況下，SVN作為免費軟件很適合基層部門用于電子檔案管理。本文即探究了基層部門電子檔案管理的缺陷及利用SVN開展檔案管理的優(yōu)勢所在。

關(guān)鍵詞：SVN；電子檔案；檔案管理

從民辦高?；鶎蛹媛殭n案員的角度來說，由于受到學校經(jīng)費及工作條件的限制，專業(yè)的檔案管理軟件雖然針對性強但價格也比較昂貴，基層部門因受到預(yù)算限制，根本無法專門配置。學校雖有類似統(tǒng)一的平臺，功能卻無法滿足實際需求。考慮到這些情況，筆者認為可依托信息專業(yè)優(yōu)勢，采用免費的TortoiseSVN軟件對部門所轄全部電子檔案進行分類、分組、分權(quán)限的管理。

一、基層部門日常電子檔案管理中存在的問題

（一）工作重視程度較低。民辦學?；鶎硬块T重點關(guān)注教學及學生事務(wù)，對檔案工作重視度較低，缺乏專職檔案管理人員，各個崗位負責檔案工作的人員均為兼職檔案員，不但負責檔案相關(guān)工作，同時還有大量其他崗位的業(yè)務(wù)，且檔案專業(yè)水平不夠、專業(yè)意識不強，在電子檔案收集的各個環(huán)節(jié)，都有許多不足之處和疏漏。（二）收集困難?；鶎蛹媛殭n案員由于還有很多其他工作，收集電子檔案很難作為日常工作開展，僅能夠按學校統(tǒng)一要求時間節(jié)點按學期或?qū)W年定期收集，而非實時收集或按項目進行情況收集，時間上的差距和負責人員的崗位變動與調(diào)整，非常容易造成電子檔案材料的流失。（三）不能規(guī)范化儲存。由于基層部門沒有專門用于檔案管理的電腦，用來儲存檔案的辦公電腦在存儲檔案的同時還要進行其他辦公操作，移動硬盤也沒有任何加密、分級管理等措施。像這樣檔案沒有專業(yè)人員管理，更無專業(yè)檔案管理軟件進行利用，對檔案的保存和安全都很不利，并且無法進行實時的共享，需要查閱檔案時，需要有專人去查詢，不便利的使用方式，大幅度降低檔案使用率。（四）電子責任歸屬不明確。普通電腦存儲的電子文件，直接用辦公軟件打開，而這些軟件都不具備版本回溯功能和使用人記錄功能，無法查詢使用人，安全性不足，使用人可以任意篡改，甚至刪除，一旦發(fā)生問題無法責任到人，因而存在嚴重的檔案安全隱患。（五）檔案信息壁壘嚴重。目前電子檔案主要存儲在部門兼職檔案員或相應(yīng)工作經(jīng)辦人處，并不直接對所有員工開放，普遍存在信息不流通、數(shù)據(jù)不一致等問題。一旦兼職檔案員不及時跟進每一項重點工作的進展，積極收集相關(guān)文檔、照片等材料，就會出現(xiàn)檔案材料特別是照片檔案的缺失。

二、利用SVN服務(wù)器進行檔案管理的優(yōu)勢

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國檔案部門應(yīng)用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高?！熬盼濉币?guī)劃之“金信工程”，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。

檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。我國檔案部門應(yīng)用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高?！熬盼濉币?guī)劃之“金信工程”，為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。

檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

《會計電算化帳務(wù)處理制度》

為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況制定本規(guī)定。

（一）財務(wù)部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。

（二）轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進行。

（三）任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記帳憑證編號應(yīng)當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

（四）記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。

《會計電算化帳務(wù)處理制度》

為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司具體情況制定本規(guī)定。

（一）財務(wù)部應(yīng)在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務(wù)文件根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度，運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則正確地設(shè)置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統(tǒng)管理員執(zhí)行）。

（二）轉(zhuǎn)換會計年度時，應(yīng)在新的會計年度開始后的20天內(nèi)，完成結(jié)轉(zhuǎn)各帳戶的年初手續(xù)，并保證數(shù)據(jù)檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調(diào)整，只能通過填制記帳憑證進行。

（三）任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記帳憑證編號應(yīng)當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

（四）記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳薄，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。

摘要:信息化浪潮席卷各行各業(yè)，使公司信息化深入各個層面，極大提高了公司的工作效率與服務(wù)水平。本文通過設(shè)計并實現(xiàn)了離退休基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)。該系統(tǒng)提供了離退休人員信息庫管理、資產(chǎn)信息庫管理和統(tǒng)計報表三大功能，從而規(guī)范了離退休人員信息檔案管理工作，提高了離退休部門員工工作效率和工作質(zhì)量。結(jié)果表明，該系統(tǒng)能夠很好地實現(xiàn)對離退休人員信息檔案的現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；B/S模式；統(tǒng)計分析；信息檔案

1引言

信息化浪潮席卷各行各業(yè)，使得公司信息化進程得到進一步發(fā)展，并具有朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展的趨勢。這極大地提高了工作效率與服務(wù)水平。然而，公司離退休基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理信息化建設(shè)仍然相對薄弱?，F(xiàn)使用的離退休干部管理系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)接近十年，環(huán)境老舊，不能滿足當前工作的需求。同時系統(tǒng)未與醫(yī)保系統(tǒng)、人資系統(tǒng)進行交互，對于員工的健康信息等需重新手工錄入，工作量大，造成人力物力的浪費。公司離退休人員信息檔案管理停留在半智能化階段，現(xiàn)需要進一步規(guī)范離退休人員信息檔案管理。因此，本文通過對離退休基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)的設(shè)計、研究與建設(shè)，完成離退休人員信息庫管理、資產(chǎn)信息庫管理和統(tǒng)計報表三大功能開發(fā)工作，從而規(guī)范離退休人員信息檔案管理工作，提高離退休部門員工工作效率和工作質(zhì)量，實現(xiàn)對離退休人員信息檔案的現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化管理。

2總體設(shè)計

2.1總體架構(gòu)

計算機管理制度

●總則

第一條為加強對電子計算機設(shè)備以及應(yīng)用的管理，保證計算機信息系統(tǒng)安全，確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的計算機正常運行，建立計算機內(nèi)部管理工作制度和完善操作管理辦法，可制定如下規(guī)定。

第二條計算機安全管理工作實行誰主管、誰負責、預(yù)防為主、綜合治理、人員防范與技術(shù)防范相結(jié)合的原則，逐級建立安全保護責任制，實行科學化、規(guī)范化管理。

第三條任何個人不得利用計算機從事危害國家利益和集體利益的活動，不得危害計算機信息系統(tǒng)的安全。

第四條計算機人員必須共同遵守本規(guī)定。

為了加強對xx計算機信息系統(tǒng)的保密管理,根據(jù)國家保密x《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》的有關(guān)要求，特制定本管理規(guī)定

一、計算機信息系統(tǒng)的保密規(guī)定

1、本規(guī)定所稱的計算機系統(tǒng)，是由計算機及相關(guān)配套的設(shè)備、設(shè)施構(gòu)成，按照一定的應(yīng)用目標和規(guī)則對信息進行采集、加工、存儲、檢索等處理的人機系統(tǒng)。xx審計管理系統(tǒng)為“機密級”。

2、xx為重點涉密政府機關(guān)。xx涉密信息包括各科室在工作中產(chǎn)生的財政審計、重大財務(wù)收支審計、重大違紀違法案件的查處，人事報表、干部檔案的國家秘密；在審計工作中雖不屬于國家秘密，但又不宜公開的工作秘密；涉及被審計單位的密級文件資料、技術(shù)信息和經(jīng)營信息等商業(yè)秘密。對涉密系統(tǒng)計算機信息的管理，應(yīng)嚴格遵守國家對計算機信息系統(tǒng)安全保密管理的有關(guān)規(guī)定。

3、涉密部門的責任人應(yīng)加強對計算機信息的管理，禁止未授權(quán)人員使用本部門涉密計算機，謹防操作者非法獲取涉密信息，導(dǎo)致危害國家、部門安全和利益的事件發(fā)生。

4、對計算機信息系統(tǒng)的涉密介質(zhì)，如軟盤、硬盤、光盤及其他移動存儲介質(zhì)等涉密介質(zhì)的管理，應(yīng)嚴格等同于同級紙質(zhì)資料的管理，謹防因其產(chǎn)生、復(fù)制、保管、銷毀的過程不慎造成泄密行為。

近年來,隨著高校的擴招,高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業(yè)生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個高質(zhì)量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應(yīng)學院發(fā)展需要,開創(chuàng)通過校園局域網(wǎng)實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無紙辦公協(xié)同工作的時代。

1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析

1.1系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進行設(shè)計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

1.2技術(shù)分析

本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。

摘要：本文首先對系統(tǒng)進行了需求分析，接著運用面向?qū)ο蠓治龇?OOP)和統(tǒng)一建模語言（UML）理論知識描述了檔案管理系統(tǒng)的用例和角色設(shè)計，然后運用MVC設(shè)計模式和J2EE架構(gòu)對系統(tǒng)實現(xiàn)進行了詳細介紹，最后討論了系統(tǒng)的性能。

關(guān)鍵詞：檔案管理MVCJ2EE用例角色

1、系統(tǒng)分析

基于MVC（model-view-controller）的檔案管理系統(tǒng)是借助于J2EE架構(gòu)以及面向?qū)ο蠓椒ǖ燃夹g(shù)，將檔案管理從原始的手工管理方式轉(zhuǎn)交為計算機自動化的管理方式；其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工，電子檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用和數(shù)字管理全過程，具有可擴展、實用的特性。因此，該系統(tǒng)要求標準化高，能快速、準確并全面利用檔案，方便網(wǎng)上歸檔貨物在線審批，良好的信息安全。

2、系統(tǒng)的設(shè)計

采用MVC的模式進行設(shè)計，即模型．視圖，控制器的層次結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)包括：(1)Model，表示業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)邏輯，通常由JavaBean或EJB實現(xiàn)。(2)View，也稱視圖，是用戶看到并與用戶交互的界面，一般由JSP頁面和表示組件(包括ActionForm)組成。(3)Controller，由ActionServlet類和Action類來實現(xiàn)。ActionServlet類是其核心組件，繼承了javax.servlet.http.HttpServlet類，扮演中央控制器的角色。Action類負責調(diào)用模型方法，更新模型狀態(tài)，并幫助控制程序流程，Action一般不實現(xiàn)具體應(yīng)用程序邏輯。