導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案電子化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；電子化管理；風(fēng)險(xiǎn)

人事檔案管理工作開展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進(jìn)國企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進(jìn)人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。但通過大量實(shí)踐表明，開展電子化人事檔案管理時(shí)，很可能出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致整個(gè)工作并未體現(xiàn)出最大的價(jià)值，在一定程度上制約了國企的發(fā)展。所以，國企需要針對(duì)人事檔案電子化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定出相應(yīng)的防范措施，降低各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，為國企更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

以往階段，企業(yè)開展人事檔案管理工作時(shí)，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對(duì)人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運(yùn)行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現(xiàn)在下述四個(gè)方面：

1.易于分類

對(duì)于國有企業(yè)來說，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗(yàn)、所處崗位等，對(duì)于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會(huì)使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時(shí)，由于檔案信息龐大，導(dǎo)致管理人員難以準(zhǔn)確掌握檔案的真實(shí)情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應(yīng)用信息化管理手段時(shí)，會(huì)有專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺(tái)。整個(gè)平臺(tái)由多個(gè)功能模塊構(gòu)成，其中包括分類功能，將人事資料導(dǎo)入到該平臺(tái)后，只需要簡單點(diǎn)擊“分類功能”，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)對(duì)人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設(shè)置的分類標(biāo)準(zhǔn)，將人事資料劃分到相應(yīng)類型當(dāng)中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學(xué)、合理。

2.儲(chǔ)存量較多

紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對(duì)紙張的保管，以達(dá)到人事檔案管理的目的。對(duì)于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書寫，因而存儲(chǔ)的信息量并不是很大，若對(duì)大量人事檔案進(jìn)行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時(shí)，1cm2約為1個(gè)字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字?jǐn)?shù)可增加一些，但相對(duì)于龐大的人事檔案信息來說，這些字?jǐn)?shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲(chǔ)量。在電子化管理模式當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)硬盤為主要的存儲(chǔ)場所。對(duì)于硬盤的存儲(chǔ)空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實(shí)物上，因而存儲(chǔ)量非常高。目前，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)，硬盤容量最高已達(dá)10T以上，日常常用的硬盤容量也有數(shù)百G，能夠存儲(chǔ)數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式。

3.應(yīng)用方便

對(duì)于以往的紙質(zhì)管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會(huì)將其放置到相應(yīng)的位置存儲(chǔ)，在需要使用檔案信息時(shí)，由管理人員從龐大的資料當(dāng)中尋找出來。這樣需要消耗很長的時(shí)間，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當(dāng)中，主要通過計(jì)算機(jī)完成信息錄入、存儲(chǔ)以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)可以在較短的時(shí)間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時(shí)，在信息檢索時(shí)，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準(zhǔn)確，所檢索出來的檔案信息也會(huì)越少，進(jìn)而對(duì)人事檔案的應(yīng)用提供了方便。

4.提升工作效率

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時(shí)間有限，不僅會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，而且工作效率也不是很高，導(dǎo)致整個(gè)工作效率有待提升。同時(shí)，對(duì)紙張存儲(chǔ)時(shí)，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當(dāng)中，會(huì)加快紙張的腐爛速度，還會(huì)使紙張上的文字變得模糊；若存儲(chǔ)場所出現(xiàn)火災(zāi)，將會(huì)導(dǎo)致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無法有效對(duì)檔案資料進(jìn)行應(yīng)用。而應(yīng)用電子化管理模式時(shí)，通過計(jì)算機(jī)代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，即可在最短的時(shí)間內(nèi)，完成整個(gè)人事檔案管理工作，大大提升了該項(xiàng)工作的效率。同時(shí)，信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中，不會(huì)受到潮濕、火災(zāi)等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關(guān)技術(shù)將其修復(fù)，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。

二、國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風(fēng)險(xiǎn)

雖然，相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢(shì)，但通過大量實(shí)踐表明，電子化管理依然會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對(duì)職工個(gè)人生活與經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)帶來一定隱患，同時(shí)還會(huì)威脅到國有企業(yè)的發(fā)展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風(fēng)險(xiǎn)包括下述幾個(gè)方面：

1.物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子化管理模式當(dāng)中，需要應(yīng)用很多物理硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、硬盤、鍵盤、鼠標(biāo)等，這些硬件設(shè)施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，這些硬件設(shè)施很可能受到一些因素的影響而損壞，進(jìn)而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施造成損壞，如在雷雨天氣下，計(jì)算機(jī)未做好避雷措施，由于在短時(shí)間內(nèi)電壓迅速上升，會(huì)將計(jì)算機(jī)芯片燒壞；在地震、暴風(fēng)等天災(zāi)情況下，也可使硬件設(shè)施產(chǎn)生損壞，嚴(yán)重情況下，甚至?xí)霈F(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時(shí)，雖然無需人員直接參與進(jìn)來，但是計(jì)算機(jī)的操作依然由人員完成，若人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)不了解，或是未能正確操作計(jì)算機(jī)，也會(huì)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。如操作人員隨意斷電，可能會(huì)損壞內(nèi)存、硬盤、電源等原件，對(duì)資料造成破壞。

2.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，可劃分成兩個(gè)組成部分，一個(gè)為外部網(wǎng)絡(luò)，另一個(gè)為內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)運(yùn)行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，具體來說，體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網(wǎng)的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會(huì)防止各種安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。但對(duì)于很多國企來說，并未對(duì)人事檔案電子化管理產(chǎn)生應(yīng)有的重視程度，沒有聘用高素質(zhì)管理人員，導(dǎo)致人員的安全意識(shí)相對(duì)較低，進(jìn)而經(jīng)常誘發(fā)各種信息安全事件。比如，人員應(yīng)用完計(jì)算機(jī)后，未及時(shí)將系統(tǒng)關(guān)閉而離開，為其他人員的觀看提供了機(jī)會(huì)；利用企業(yè)局域網(wǎng)瀏覽一些不健康的網(wǎng)站；未能及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新等，這些情況均會(huì)導(dǎo)致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，存在很多移動(dòng)硬件，這些移動(dòng)硬件的出現(xiàn)，為人們的工作提供了方便。但是對(duì)硬件使用時(shí)，很可能會(huì)被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業(yè)計(jì)算機(jī)后，這些病毒就會(huì)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)內(nèi)，進(jìn)而對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞或竊取，對(duì)國企人事檔案管理造成嚴(yán)重影響。

3.外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于國有企業(yè)來說，通常都有規(guī)定表明，網(wǎng)絡(luò)不可與外網(wǎng)連接到一起，以防止內(nèi)部信息泄露的事件發(fā)生。但職工進(jìn)入企業(yè)后，為了確保職工有效完成本職工作，企業(yè)通常會(huì)賦予職工自主撥號(hào)上網(wǎng)的權(quán)利，所以在實(shí)際當(dāng)中，很難防止員工將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，進(jìn)而對(duì)人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，這些漏洞的存在將計(jì)算機(jī)完全向其他人展示出來，進(jìn)而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計(jì)算機(jī)中未能應(yīng)用安全防護(hù)措施，則會(huì)在信息管理、傳輸?shù)然顒?dòng)過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會(huì)使信息泄露或損壞，嚴(yán)重情況下甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)計(jì)算機(jī)癱瘓，無法正常運(yùn)行，對(duì)整個(gè)人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時(shí)，需要注意的是，若出現(xiàn)了外網(wǎng)病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業(yè)內(nèi)部尋找出根源，因而需要嚴(yán)格預(yù)防這一問題的出現(xiàn)。

三、國有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范策略

1.提升對(duì)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)

通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個(gè)方面因素的影響，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)安全隱患，進(jìn)而降低整個(gè)工作的開展效果，對(duì)國企發(fā)展造成一定干擾。所以，國企開展該項(xiàng)工作時(shí)，一定要提升對(duì)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)力度，具體來說，應(yīng)從下述兩方面著手：首先，針對(duì)自然因素來說，地震、暴風(fēng)等天災(zāi)人們無法予以控制，因而只能時(shí)時(shí)關(guān)注自然天氣狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的情況，應(yīng)及時(shí)將信息主要存儲(chǔ)裝置—硬盤轉(zhuǎn)移到安全位置，待天災(zāi)過去之后，重新組裝計(jì)算機(jī)，以保證人事檔案的完整性。針對(duì)雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設(shè)避雷針，或采用避雷機(jī)箱等，以降低雷電對(duì)計(jì)算機(jī)造成破壞；其次，對(duì)于人員因素來說，應(yīng)定期開展計(jì)算機(jī)相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過這些培訓(xùn)活動(dòng)的開展，使人員了解計(jì)算機(jī)的正確操作方式，避免人員出現(xiàn)隨意關(guān)閉計(jì)算機(jī)等現(xiàn)象，進(jìn)而減少由人員因素而引發(fā)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，能夠直接提升整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運(yùn)營過程中，應(yīng)強(qiáng)化職工的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，防止出現(xiàn)由人員導(dǎo)致的內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，提升職工的安全理念。國企運(yùn)營時(shí)，通過會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)教育等多種途徑，向職工傳授內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的理論知識(shí)，轉(zhuǎn)變職工的落后觀念，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當(dāng)中，能夠有效約束與規(guī)范自身行為，使用計(jì)算機(jī)后，能夠按照要求關(guān)閉；在工作時(shí)間內(nèi)，不瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁與網(wǎng)站；利用專業(yè)的技術(shù)手段，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新與維護(hù)等，以保證整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處于健康狀態(tài)下，減少信息泄露的機(jī)會(huì)。其次，在使用移動(dòng)硬件使用時(shí)，也應(yīng)注意規(guī)范性，將生活U盤與工作U盤區(qū)分出來，生活U盤僅限于企業(yè)外部使用，而工作U盤僅限于企業(yè)內(nèi)部使用，以防網(wǎng)址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會(huì)。

3.加強(qiáng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控

除上述兩個(gè)方面之外，國企還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控，具體來說，從下述兩個(gè)方面著手：首先，制定出完善的網(wǎng)絡(luò)使用制度，詳細(xì)明確職工不可將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，并針對(duì)這一情況，制定出相應(yīng)的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時(shí)不會(huì)主動(dòng)與外網(wǎng)連接，從而減少了外網(wǎng)病毒侵入內(nèi)網(wǎng)的機(jī)會(huì)。其次，在計(jì)算機(jī)中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動(dòng)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，確定系統(tǒng)內(nèi)是否出現(xiàn)病毒。若發(fā)現(xiàn)，及時(shí)向工作人員報(bào)告，并將其滅殺；病毒攔截系統(tǒng)，分析想要進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的所有信息，若發(fā)現(xiàn)信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)；設(shè)置密鑰，在人事檔案管理系統(tǒng)上，設(shè)置相應(yīng)的密碼，并針對(duì)檔案信息的重要程度，賦予內(nèi)部人員相應(yīng)的查看權(quán)利，不同權(quán)利的職工，僅能查看相應(yīng)的信息，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保護(hù)力度。

四、總結(jié)

綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應(yīng)用，有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率，為國企發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導(dǎo)致電子化管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發(fā)展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物理硬件以及內(nèi)外網(wǎng)的保護(hù)力度，以降低安全隱患的發(fā)生率。

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關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 電子信息

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展及其在各領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理發(fā)展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業(yè)單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優(yōu)化管理方法，促進(jìn)檔案的科學(xué)管理。尤其在教育行業(yè)，檔案電子的管理顯示出明顯的優(yōu)勢(shì)，是未來發(fā)展的趨勢(shì)之一。本文主要探討學(xué)校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個(gè)過程，可以使其轉(zhuǎn)化為可供利用的軟件形式的二次文獻(xiàn)信息。①檔案電子化可以對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，減少了對(duì)文獻(xiàn)整理的時(shí)間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。其說明的是計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)材料進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮有问?，以此方便使用者?duì)材料進(jìn)行查閱、修改、復(fù)制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設(shè)施便捷進(jìn)行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計(jì)算機(jī)上操作，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案文件的查閱、修改、復(fù)制、傳送等工作，摒棄了傳統(tǒng)的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質(zhì)文件的繁瑣，只需要網(wǎng)絡(luò)傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產(chǎn)出，解決了空間和時(shí)間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時(shí)，隨著科技的發(fā)展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產(chǎn)生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實(shí)現(xiàn)共享。電子文件不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是利用計(jì)算機(jī)以電子文件的形式存在，管理信息數(shù)據(jù)的人可以利用，其它數(shù)據(jù)信息可以共享，在單位內(nèi)部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數(shù)據(jù)，不再受時(shí)間、空間和地域的限制。同時(shí)，學(xué)校擁有數(shù)據(jù)庫后，對(duì)整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數(shù)據(jù)對(duì)教師采取全面的評(píng)價(jià)等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數(shù)據(jù)僅編輯一次便可多次重復(fù)使用，降低傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件出版經(jīng)費(fèi)成本。傳統(tǒng)的手工編制的紙質(zhì)檔案出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，國家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)又是有限的，靠單位解決更是不現(xiàn)實(shí)的事情，這樣可能會(huì)造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經(jīng)費(fèi)。②而今管理人員只需要將數(shù)據(jù)整理好，便可作為藍(lán)本多次重復(fù)使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評(píng)成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時(shí)，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機(jī)構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。

學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個(gè)初級(jí)的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進(jìn)了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強(qiáng)，無法互通使用;各個(gè)部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達(dá)到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。

檔案管理技術(shù)人員的管理水平和技術(shù)水平需進(jìn)一步提高。檔案電子信息化，對(duì)其管理的人員是核心，人員的知識(shí)水平和操作技術(shù)能力，未能達(dá)到檔案電子化管理的水平要求，對(duì)辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對(duì)行政工作不精通，也有的對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練，學(xué)校沒有專職技術(shù)人員，對(duì)檔案信息管理都是臨時(shí)兼職，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和操作軟件，因此對(duì)檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實(shí)性和法律效力有待鞏固和加強(qiáng)。電子文件的存儲(chǔ)基礎(chǔ)是硬件，而傳輸軟件是網(wǎng)絡(luò)，因此對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網(wǎng)絡(luò)在安全性方面存在以下弱點(diǎn)（即使現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)了安全保護(hù)措施）：數(shù)據(jù)可能被復(fù)制和盜取;數(shù)據(jù)可能丟失和無法復(fù)原;數(shù)據(jù)可能被惡意亂用等。因此，這些弱點(diǎn)給保密工作帶來極大的困難。③紙質(zhì)文檔形成后，一般具有相應(yīng)的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對(duì)獨(dú)立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質(zhì)文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應(yīng)的真實(shí)性和安全性也令人質(zhì)疑。而紙質(zhì)文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個(gè)方面大打折扣。

4 如何加強(qiáng)檔案信息電子化管理在學(xué)校人事檔案管理中的運(yùn)用

針對(duì)以上幾點(diǎn)現(xiàn)狀，分析不足，加強(qiáng)檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學(xué)校要培養(yǎng)先進(jìn)的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識(shí)。思想決定命運(yùn)，意識(shí)決定成敗。說明意識(shí)的重要性，意識(shí)的提高，需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，并且應(yīng)用與實(shí)踐。有專業(yè)意識(shí)的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識(shí)會(huì)比普通人高，如設(shè)備管理和操作，軟件維護(hù)和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進(jìn)和利用。使各類檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，資源共享，簡化教師管理流程，給學(xué)校管理提供可靠、真實(shí)、快捷的依據(jù)。同時(shí)制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據(jù)，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學(xué)校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。當(dāng)前，學(xué)校許多人事專員不精通專業(yè)知識(shí)的技術(shù)，提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。因此，學(xué)校對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行定期專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，有計(jì)劃和針對(duì)性地組織人員外出進(jìn)修，讓他們綜合學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的信息學(xué)、檔案學(xué)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)等知識(shí)，掌握信息管理技術(shù)，這才是健全學(xué)校人事檔案管理的核心要求。

（3）學(xué)校要提高電子設(shè)備投入。如可以采購先進(jìn)的電腦、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達(dá)到數(shù)據(jù)庫管理的需要;同時(shí)應(yīng)用專業(yè)的管理軟件，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設(shè)備和軟件，提高工作效率。

（4）增強(qiáng)檔案管理工作人員安全意識(shí)。電子數(shù)據(jù)文件容易被修改，如果沒有對(duì)修改操作進(jìn)行專業(yè)處理外，電子數(shù)據(jù)改動(dòng)在計(jì)算機(jī)不會(huì)殘留任何改動(dòng)痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理或者將電子文檔利用水印技術(shù)處理，但是實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據(jù)通常會(huì)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞就有被非法截獲的風(fēng)險(xiǎn)，所以對(duì)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)必須進(jìn)行多次加密，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動(dòng)，就能跟紙質(zhì)文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時(shí)，在維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，不斷對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，電子化的手段可以很方便地達(dá)到這個(gè)目的。

（5）加強(qiáng)各單位之間的合作。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速信息化的社會(huì)，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達(dá)到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的新里程碑，未來還有很大的發(fā)展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進(jìn)。加大電子設(shè)備和軟件的投入，以及專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)管理和考核，提高檔案專業(yè)人員知識(shí)水平和操作技術(shù)，創(chuàng)新發(fā)展和研發(fā)新的應(yīng)用功能和領(lǐng)域，通過檔案科學(xué)管理發(fā)展質(zhì)量和水平的不斷提升，促進(jìn)人事管理快速地發(fā)展。在電子信息化時(shí)代的學(xué)校教育中，加快學(xué)校檔案信息化管理工作，促進(jìn)檔案科學(xué)管理水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階，更能有益于學(xué)校管理的規(guī)范化，進(jìn)而創(chuàng)造更大的社會(huì)效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：108-109.

② 靖冬超.淺談人事檔案的信息化管理[J].戲劇之家，2013（7）：356.

篇3

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；信息化

1.前言

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲處等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。為了充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案工作在信息社會(huì)中的重要作用，企業(yè)應(yīng)積極地將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理，促進(jìn)企業(yè)人事檔案的信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案管理的工作效率，提高企業(yè)人事檔案管理水平。人事檔案信息化是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊d體、網(wǎng)絡(luò)化載體和數(shù)字化載體，是在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，建立電子檔案，同時(shí)把個(gè)人信息資源錄入數(shù)據(jù)庫，在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，達(dá)到檔案的動(dòng)態(tài)管理。

2.人事檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 有利于人事檔案資料的收集，保證人事檔案資料的完整性

人事檔案信息化能夠通過管理軟件對(duì)人事檔案的目錄進(jìn)行管理，便于檔案管理人員及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案材料是否完整，及時(shí)提醒檔案人員收集缺失的檔案材料。同時(shí)，通過管理軟件能夠?qū)θ粘Ｐ枰獨(dú)w檔的各類資料進(jìn)行分類和登記，保證各種資料的及時(shí)歸檔。

2.2 有利于人事檔案信息的查詢，方便人事檔案的使用

很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行一些人事決策時(shí)，想要在短時(shí)間快速了解全面或個(gè)人的人事檔案信息，往往是一件非常困難的事。人事檔案信息化能夠通過管理軟件實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索、查詢。多種檢索方式的綜合查詢，既可以高效、便捷的獲取所需的紙質(zhì)檔案的存放情況，又可以快速、準(zhǔn)確地獲取人員的基本信息、工作簡歷及德能勤績等方面的信息。

2.3 有利于紙質(zhì)檔案的保存，減輕檔案保管的壓力

人事檔案的紙質(zhì)資料形式多樣，保存需要大量的空間且不易保存，容易遭受蟲、鼠及其它有害生物的侵襲而損毀，容易因溫度和濕度的變化而腐爛、變質(zhì)。加上有很多原始的文稿、圖片、照片很難長時(shí)間保存，隨著時(shí)間的推移會(huì)變黃、老化。而通過電子化存入計(jì)算機(jī)中，可以永久性保存，有效地保留了文件的歷史原貌，并且大大減輕了紙質(zhì)檔案保管的壓力。

2.4 有利于減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率

人事檔案信息化能夠幫助人事檔案管理人員完成動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)對(duì)變動(dòng)的人事信息進(jìn)行記載，快捷的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案人員的工作強(qiáng)度。人事檔案信息化還能夠幫助人事檔案管理人員做好采集、驗(yàn)證、鑒定、歸檔、立卷、銷毀等工作，將人事檔案管理基礎(chǔ)工作程序化、流程化、規(guī)范化，簡化人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等工作，改變過去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，把管理人員從手工勞動(dòng)中解放出來，提高工作效率。

3.人事檔案信息化的實(shí)施方法

3.1 做好人事檔案原始資料的收集、鑒別和整理工作

人事檔案信息化管理的有效性，很大程度上依賴于人事檔案的基礎(chǔ)工作。人事檔案是人力資源管理和決策的重要依據(jù)，具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，定期跟蹤收集最新材料，做好人事檔案資料的分類、整理歸檔，從源頭上做好人事檔案材料的進(jìn)場把關(guān)，從而保證資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。

3.2 配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施

要提高人事檔案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等。通過這些硬件設(shè)施，將紙質(zhì)的人事檔案進(jìn)行電子化處理，轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，使人事檔案信息化、電子化。

3.3 建立個(gè)人電子檔案

建立個(gè)人電子檔案，人員的信息都可以在計(jì)算機(jī)上自由的瀏覽、下載，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)。還可以有效地減少棄檔、死檔和無檔現(xiàn)象，同時(shí)，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長期保存使用的目的。

3.4 采用專業(yè)管理軟件，建立電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息化要充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，采用專業(yè)的管理軟件，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，使檔案信息的查閱、統(tǒng)計(jì)、分析等日常工作方面實(shí)行電子化操作。首先，人事信息數(shù)據(jù)庫的建立離不開專業(yè)管理軟件的支持，企業(yè)應(yīng)自主開發(fā)或選用市場上比較成熟的軟件，軟件的功能應(yīng)當(dāng)包括：電子檔案管理（建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、檔案借出、借閱登記、檔案盤點(diǎn)、檔案轉(zhuǎn)出處理等）；人事信息的管理（信息的輸入、查詢、修改、統(tǒng)計(jì)、對(duì)數(shù)據(jù)庫的信息自動(dòng)生成各種類型的干部花名冊(cè)、打印表格等功能）。其次，數(shù)據(jù)庫的建立離不開基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持，要根據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，人事信息數(shù)據(jù)庫還要做好系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的不間斷運(yùn)行；檔案數(shù)據(jù)要求做到物理歸檔，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)行物理訪問和存儲(chǔ)的隔離。

3.5 建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

為了使信息得到充分共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。根據(jù)人事檔案信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予權(quán)限。

4.人事檔案信息化應(yīng)注意的問題

4.1 建立健全人事檔案管理制度

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，建立規(guī)范的管理制度是前提。人事檔案管理信息化工作內(nèi)容多、要求高、難度大，企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)人事檔案管理工作需要制定信息錄入、信息分析、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等管理制度和規(guī)定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事檔案信息管理人員的素質(zhì)

盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)檔案工作信息化建設(shè)起著至關(guān)重要的作用，但是人員的專業(yè)素質(zhì)是決定因素。人事檔案信息管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，是提升檔案管理水平的關(guān)鍵。實(shí)施檔案人才培養(yǎng)建設(shè)的核心就在于幫助人事檔案管理人員深刻轉(zhuǎn)變角色定位，使他們由人事檔案的實(shí)體管理者向信息管理及信息的駕馭者轉(zhuǎn)變，由微觀到宏觀的轉(zhuǎn)變、封閉到開放的轉(zhuǎn)變，從而有效的提高各項(xiàng)管理工作的綜合能力。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)每位檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，而且還要根據(jù)形勢(shì)的需要熟練地掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。同時(shí)，檔案管理人員要提高政治素質(zhì)。人事檔案信息化管理對(duì)安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息傳送的特殊性，檔案管理人員要有更為敏銳的安全意識(shí)，掌握必要的信息安全技術(shù)，才能有效完成檔案信息化管理中的安全維護(hù)工作。

4.3 解決好電子檔案的保存問題

要注意電子檔案載體的使用和存放。電子檔案保存采用光盤、硬盤等載體，雖然存儲(chǔ)量大、讀取方便，但相對(duì)于紙質(zhì)來說，電子化檔案載體的使用壽命較短，一般光盤6-8年，如使用頻繁，則壽命更短。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。

4.4 注重人事檔案信息的安全性

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。人事檔案信息化將電子檔案和網(wǎng)絡(luò)相連，網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的開放性。無孔不入的電腦黑客、防不勝防的病毒和計(jì)算機(jī)的故障給我們電子檔案的安全和保密工作帶來了隱患，使得電子人事檔案容易泄密、丟失、錯(cuò)碼等。

我們要高度重視人事檔案的安全保密工作，牢固樹立安全保密意識(shí)，嚴(yán)格遵照國家有關(guān)安全保密的規(guī)定和要求，運(yùn)用先進(jìn)的安全保密技術(shù)，全面強(qiáng)化安全管理。因此，在管理中一定要認(rèn)真研究人事檔案管理的相關(guān)政策，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)電子數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。同時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或計(jì)算機(jī)感染病毒，要立即對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)采取措施修復(fù)損壞的文件。

5.小結(jié)

做好人事檔案管理工作，是檔案管理工作改革的需要，也是企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)人力資源管理部門要充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化建設(shè)的重大意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)和利用，加強(qiáng)檔案信息化管理，為企業(yè)在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面提供完整性、準(zhǔn)確性、公正性的第一手資料。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙屹.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].北京:北京圖書館出版,2008.

[2]高忠平,許蘊(yùn)瑩.淺談人事檔案管理電子化[J].信息化建設(shè),2007.

[3]沈?yàn)t.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.

作者簡介：

篇4

（1）學(xué)校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內(nèi)容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業(yè)績、考評(píng)成績等等綜合指標(biāo)。人事檔案數(shù)據(jù)龐大、瑣碎并復(fù)雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重中之重。信息技術(shù)引起檔案管理工作革命性的改革和創(chuàng)新，在學(xué)校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源缺乏等多種問題。同時(shí)，由于學(xué)校涉及的工作內(nèi)容單一，行政機(jī)構(gòu)簡單，教師的人事管理不太規(guī)范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優(yōu)化。學(xué)校人事檔案管理軟硬件設(shè)施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，處于一個(gè)初級(jí)的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進(jìn)了設(shè)備，但多是應(yīng)付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學(xué)校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數(shù)據(jù)，整理檔案，數(shù)據(jù)零散，無系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導(dǎo)致重復(fù)工作極多，任務(wù)繁重。

（2）由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，各類檔案目錄、內(nèi)容兼容性不強(qiáng)，無法互通使用；各個(gè)部門各自為政，資源不共享，規(guī)定不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。檔案資料的科學(xué)性、數(shù)據(jù)性、可查詢性和共享性未能達(dá)到現(xiàn)代科學(xué)管理的要求。檔案管理技術(shù)人員的管理水平和技術(shù)水平需進(jìn)一步提高。檔案電子信息化，對(duì)其管理的人員是核心，人員的知識(shí)水平和操作技術(shù)能力，未能達(dá)到檔案電子化管理的水平要求，對(duì)辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對(duì)行政工作不精通，也有的對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練，學(xué)校沒有專職技術(shù)人員，對(duì)檔案信息管理都是臨時(shí)兼職，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和操作軟件，因此對(duì)檔案信息管理不能勝任。電子檔案信息的安全性、真實(shí)性和法律效力有待鞏固和加強(qiáng)。電子文件的存儲(chǔ)基礎(chǔ)是硬件，而傳輸軟件是網(wǎng)絡(luò)，因此對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理尤為重要，與傳統(tǒng)筆錄方式比較，信息網(wǎng)絡(luò)在安全性方面存在以下弱點(diǎn)（即使現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)了安全保護(hù)措施）：數(shù)據(jù)可能被復(fù)制和盜取；數(shù)據(jù)可能丟失和無法復(fù)原；數(shù)據(jù)可能被惡意亂用等。因此，這些弱點(diǎn)給保密工作帶來極大的困難。紙質(zhì)文檔形成后，一般具有相應(yīng)的穩(wěn)定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對(duì)獨(dú)立性，隨著電子科技的飛速發(fā)展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質(zhì)文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應(yīng)的真實(shí)性和安全性也令人質(zhì)疑。而紙質(zhì)文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個(gè)方面大打折扣。

二、如何加強(qiáng)檔案信息電子化管理在學(xué)校人事檔案管理

（1）學(xué)校要培養(yǎng)先進(jìn)的現(xiàn)代信息管理人才，提高管理意識(shí)。思想決定命運(yùn)，意識(shí)決定成敗。說明意識(shí)的重要性，意識(shí)的提高，需要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，并且應(yīng)用與實(shí)踐。有專業(yè)意識(shí)的人一般是專業(yè)的人員，專業(yè)的人才做專業(yè)的工作，其意識(shí)會(huì)比普通人高，如設(shè)備管理和操作，軟件維護(hù)和開發(fā)，完善這些都需要人才的引進(jìn)和利用。使各類檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，資源共享，簡化教師管理流程，給學(xué)校管理提供可靠、真實(shí)、快捷的依據(jù)。同時(shí)制定使用規(guī)范制度，讓軟硬件開發(fā)和使用有依據(jù)，成規(guī)范，盡量沒有漏洞。

（2）學(xué)校要提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。當(dāng)前，學(xué)校許多人事專員不精通專業(yè)知識(shí)的技術(shù)，提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平。因此，學(xué)校對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行定期專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，有計(jì)劃和針對(duì)性地組織人員外出進(jìn)修，讓他們綜合學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的信息學(xué)、檔案學(xué)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、管理學(xué)等知識(shí)，掌握信息管理技術(shù)，這才是健全學(xué)校人事檔案管理的核心要求。

（3）學(xué)校要提高電子設(shè)備投入。如可以采購先進(jìn)的電腦、數(shù)碼設(shè)備、掃描儀和專業(yè)軟件，在硬件方面達(dá)到數(shù)據(jù)庫管理的需要；同時(shí)應(yīng)用專業(yè)的管理軟件，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設(shè)備和軟件，提高工作效率。

（4）增強(qiáng)檔案管理工作人員安全意識(shí)。電子數(shù)據(jù)文件容易被修改，如果沒有對(duì)修改操作進(jìn)行專業(yè)處理外，電子數(shù)據(jù)改動(dòng)在計(jì)算機(jī)不會(huì)殘留任何改動(dòng)痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理或者將電子文檔利用水印技術(shù)處理，但是實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理后，這些數(shù)據(jù)通常會(huì)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞就有被非法截獲的風(fēng)險(xiǎn)，所以對(duì)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)必須進(jìn)行多次加密，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動(dòng)，就能跟紙質(zhì)文檔一樣規(guī)范，具有法律效力。同時(shí)，在維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅的態(tài)度，不斷對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，電子化的手段可以很方便地達(dá)到這個(gè)目的。

篇5

1.電子化的檔案載體

傳統(tǒng)的人事檔案管理資料主要為紙質(zhì)的載體，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力考慮如何存儲(chǔ)和保管人事檔案資料，紙質(zhì)化的檔案載體需要耗費(fèi)很大的存儲(chǔ)空間。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前人事檔案資料已經(jīng)可以用電子化的方式實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員只要使用使用計(jì)算計(jì)，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲(chǔ)海量的人事檔案資料。

2.數(shù)據(jù)化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發(fā)展，人們可以使用數(shù)據(jù)化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預(yù)先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標(biāo)簽，需要人事檔案資料時(shí)，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時(shí)間人們就查找到需要的資料。

3.分級(jí)化的查閱方式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)或部門均有屬于自己的門戶網(wǎng)站，人們可以進(jìn)入門戶網(wǎng)站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據(jù)保密的程度具有分級(jí)性。比如說非企業(yè)或該部門的人員只能查閱已經(jīng)對(duì)外開放的人事檔案資料；企業(yè)人員可以根據(jù)自己的權(quán)限查閱一些較為保密的資料；企業(yè)單位或負(fù)責(zé)人可以查閱非常機(jī)密的人事檔案管理資料。

4.網(wǎng)絡(luò)化的共享平臺(tái)

在信息化的時(shí)間，人事檔案資料已經(jīng)成為展現(xiàn)部門或企業(yè)實(shí)力的一種途徑；也成為企業(yè)或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時(shí)也成為人們熟悉自己工作環(huán)境的一種途徑。人事檔案資料已經(jīng)成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業(yè)或部門工作的開展帶來很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務(wù)對(duì)象

舊時(shí)代的人事檔案，一般應(yīng)某個(gè)單位、某個(gè)組織的需求而建立，它服務(wù)的對(duì)象為這個(gè)單位或這個(gè)組織的人，這種服務(wù)的對(duì)象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個(gè)單位與組織有關(guān)的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價(jià)值。

2.革新單一性的資料來源

舊時(shí)代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關(guān)的當(dāng)事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個(gè)人因素，這使人事檔案管理資料可能會(huì)出現(xiàn)偏差。在信息化時(shí)代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調(diào)閱人事檔案。因?yàn)椴殚喌娜巳悍秶邢?，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權(quán)限的范圍內(nèi)自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動(dòng)性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會(huì)根據(jù)企業(yè)或組織活動(dòng)的開展補(bǔ)充和更新資料，這種管理方法非常的被動(dòng)。在信息化的時(shí)代，人們要求檔案管理人員優(yōu)化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值，人們的需求使檔案管理人員必須主動(dòng)的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現(xiàn)的形式

1.社會(huì)性的服務(wù)對(duì)象

過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業(yè)或部門提供資源服務(wù)。然而信息化的技術(shù)共享性的特點(diǎn)，使人事檔案資料成為一種推動(dòng)企業(yè)或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業(yè)或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個(gè)社會(huì)成員為對(duì)象提供服務(wù)。廣泛的服務(wù)對(duì)象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來源

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關(guān)部門的紀(jì)錄、網(wǎng)絡(luò)渠道、其它社會(huì)渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價(jià)值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們會(huì)根據(jù)自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業(yè)或部門外的人員為了了解企業(yè)或部門的運(yùn)作情況，需要查閱人事檔案資料；企業(yè)或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業(yè)的工作人員在工作時(shí)，有時(shí)需要負(fù)責(zé)某項(xiàng)工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實(shí)、更全面。

4.開放性的管理方法

由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們?cè)谑褂萌耸聶n案資料時(shí)能夠了解到人事檔案管理現(xiàn)有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據(jù)諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進(jìn)一步提高。

篇6

一、人事檔案信息量稍顯單薄，無法滿足日益增大的檔案開發(fā)利用需求

人事檔案作為個(gè)人信息縮影，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的最直觀的記錄，綜合反映其德、能、勤、績等各個(gè)方面的信息，是企業(yè)選賢舉能、知人善任的第一手依據(jù)和資料。但隨著企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作重視程度的不斷加深，人事檔案信息量單薄與企業(yè)巨大的人力資源開發(fā)利用需求之間的矛盾也日益凸顯。

產(chǎn)生這種矛盾的原因是多方面的：首先，基于早期軍事環(huán)境的我國人事檔案內(nèi)容政治色彩濃重，偏重于德、勤而失之于能、績，對(duì)現(xiàn)行人力資源管理幫助有限。過分的強(qiáng)調(diào)某一方面內(nèi)容使得人事檔案內(nèi)容“千人一面”，“優(yōu)勢(shì)”不真實(shí)，“缺點(diǎn)”不填寫，很難客觀、真實(shí)、全面的反應(yīng)個(gè)人性格、特點(diǎn)、專長等信息。其次，人事檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治性弱化的大環(huán)境下被人們所“丟棄”，這種“不思變只思簡”的工作誤區(qū)使人事檔案管理工作在很長一段時(shí)期一直維持在基本水平，不丟失、不泄密，可以提供日常證明及社會(huì)福利辦理即可。導(dǎo)致人事檔案工作力度不夠，收集內(nèi)容滯后、間斷、遺漏、虛假、混亂，嚴(yán)重影響人事檔案質(zhì)量，降低了人事檔案的開發(fā)利用率。再次，人事檔案本身還受到庫容的制約。

面對(duì)這種供需極度不平等的人事檔案管理工作現(xiàn)狀，很多專家學(xué)者和從業(yè)人員都提出了相應(yīng)的對(duì)策：人事檔案管理體制及制度的改革立法勢(shì)在必行；企、事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的重視和投入；人事檔案管理工作者必須走出被動(dòng)服務(wù)的框架轉(zhuǎn)向積極主動(dòng)收集和開發(fā)利用的工作模式等。這些對(duì)策都抓住了各個(gè)環(huán)節(jié)的癥結(jié)所在，給筆者很多啟發(fā)，同時(shí)筆者認(rèn)為現(xiàn)階段還可通過下列可行手段改進(jìn)人事檔案管理工作部分環(huán)節(jié)，改善人事檔案供需矛盾現(xiàn)狀：在人事檔案中增加學(xué)績、業(yè)績、榮譽(yù)、非崗位內(nèi)容培訓(xùn)經(jīng)歷、特長獎(jiǎng)項(xiàng)、技能等級(jí)等相關(guān)內(nèi)容，提高人事檔案信息參考價(jià)值，避免一些選拔的盲目性；縮短人事檔案信息收集周期，降低檔案信息因收集周期長產(chǎn)生的丟失等自然損耗率，提高人事檔案內(nèi)容時(shí)效性；擴(kuò)大宣貫人事檔案管理工作意義的范圍，提高員工對(duì)自身人事檔案意義的認(rèn)知，調(diào)動(dòng)其關(guān)注度與參與感，使其自發(fā)的完善自身人事檔案信息完整性等。

二、人事檔案信息化管理發(fā)展緩慢，信息化管理優(yōu)勢(shì)效果不明顯

人事檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)在于：1、利用高效的電子信息處理技術(shù)將管理人員從繁瑣的傳統(tǒng)人事檔案管理工作中解脫出來，提高人事檔案管理工作效率，降低管理人員的工作強(qiáng)度。2、利用掃描、攝影等技術(shù)將紙質(zhì)載體的原始檔案資料變?yōu)橐子趥鞑ズ屠玫碾娮有畔?，以授?quán)的方式開發(fā)利用，降低原始檔案資料的折損率，延長人事檔案使用期限。3、利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和動(dòng)態(tài)調(diào)整，提高人事檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4、通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)打破制約傳統(tǒng)人事檔案信息共享的機(jī)構(gòu)及地域方面的空間限制，提高人事檔案開發(fā)利用率。但這些在現(xiàn)在遍地開花的人事檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用中卻沒有得到充分體現(xiàn)。

引進(jìn)專業(yè)人才或?qū)σ延泄ぷ魅藛T進(jìn)行電子信息技術(shù)專項(xiàng)培訓(xùn)可以提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)；將人事檔案依據(jù)利用的頻次多少分級(jí)，只將利用頻次高的檔案信息電子化可以相對(duì)合理有效的利用電子信息存儲(chǔ)空間；與信息共享機(jī)構(gòu)聯(lián)合制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的人事檔案信息電子化模式可以有效提高人事檔案信息的共享利用率，這些方式方法都可以在一定程度上改善人事檔案信息化管理現(xiàn)今面臨的“虛有其表”的尷尬處境，但想從本質(zhì)上改變這一現(xiàn)狀，必須更好的把握人事檔案信息“保密”與“共享”之間的度。在局域網(wǎng)范疇內(nèi)，通過人事檔案分密級(jí)管理，電子授權(quán)分級(jí)查閱的方式基本解決了電子信息開放性與檔案保密性之間的矛盾。但面對(duì)更為廣大的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，現(xiàn)階段恐怕很難打破對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全性與保密性的質(zhì)疑，建立互聯(lián)共享的實(shí)質(zhì)意義的人事檔案信息庫還需要檔案人不斷的探索和努力。

三、多種用工形式并行，人事檔案管理難

隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的進(jìn)一步深化，人才流動(dòng)日趨頻繁，各種中介服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生日趨成熟。這種轉(zhuǎn)變使企業(yè)原本單一的用工形式逐步向多種用工形式并行方向發(fā)展，給人事檔案的管理工作帶來了新的困難。

篇7

1.1檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)

在現(xiàn)今醫(yī)院人事檔案中，由于管理人員對(duì)檔案的不重視，導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)偽造、丟失和錯(cuò)漏等情況。另外部分醫(yī)院出現(xiàn)了“棄檔”問題，原因是這些檔案沒有對(duì)人才的整體素質(zhì)進(jìn)行反應(yīng)，醫(yī)院不能通過檔案看到人才的綜合能力素質(zhì)。因醫(yī)院人事檔案沒有專業(yè)的管理人員，一般是由其他相關(guān)人員兼職管理，所以忽視了檔案管理的重要性，對(duì)于其管理也只是走流程，應(yīng)付上級(jí)檢查

1.2管理方式落后

良好的管理方式離不開先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和完善的系統(tǒng)，然而部分醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理沒有重視，對(duì)于建設(shè)完善的檔案管理沒有投入過多的資金，導(dǎo)致缺少必備的基礎(chǔ)管理設(shè)備，甚至沒有相關(guān)的管理部門。人事檔案管理還停留人工操作上，電子化管理沒有得到普及，也不能利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，從而降低了醫(yī)院人事管理工作的工作效率，檔案的處理也變得更加的困難。

1.3檔案管理制度不夠完善

由于一些醫(yī)院沒有根據(jù)實(shí)際情況來發(fā)展人事管理制度，也沒有相關(guān)的制度考核措施，檔案通過不同的渠道、不同的部門、不同的時(shí)間被移交人事檔案管理部門，導(dǎo)致人事檔案材料的不完善和不規(guī)范。從事人事檔案管理的工作人員對(duì)人事檔案管理的責(zé)任心不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，使人事檔案的操作不合理、收集不夠及時(shí)甚至出現(xiàn)丟失的情況。因人員的流動(dòng)較大，醫(yī)院使用人才的手續(xù)也變得簡潔化，在人事檔案管理中，終身制沒有得以及時(shí)糾正，補(bǔ)充，既阻礙醫(yī)院人員的流通性也對(duì)上級(jí)人事部門的審批工作造成一定的困難。

1.4檔案管理制度單一化

盡管時(shí)代在不斷的發(fā)展，部分醫(yī)院在對(duì)人事管理的工作上沒有跟上時(shí)代的步伐，仍然使用很多年前的老方法對(duì)其進(jìn)行管理，由于其管理制度的單一性，不能為醫(yī)院更好的創(chuàng)造價(jià)值，延緩了醫(yī)院的發(fā)展。

1.5檔案過于陳舊

因?yàn)楝F(xiàn)今醫(yī)院的人事檔案大多放在檔案室中，常年沒有人進(jìn)行翻動(dòng)，需要查詢信息時(shí)非常困難，而且檔案中由于人員的疏漏存在不真實(shí)或與真實(shí)情況不符合的情況，如果需要對(duì)人事檔案進(jìn)行修改，則具備一定的工作難度。

2對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的方法措施

2.1對(duì)人事檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理

醫(yī)院需要根據(jù)人事檔案的管理流程和指定的規(guī)章制度對(duì)人事檔案進(jìn)行信息自動(dòng)化的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院人事檔案的編制不要根據(jù)國家相關(guān)政策來執(zhí)行，在管理執(zhí)行過程中可以根據(jù)檔案所屬人的具體情況進(jìn)行分級(jí)處理，然后由檔案管理人員利用電子系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，對(duì)醫(yī)院的每個(gè)工作人員進(jìn)行電子存檔。人事檔案的電子檔可以跟人事管理同步進(jìn)行，這樣既避免了因人事檔案材料的滯后性引起的失真，又有利于讓醫(yī)院的人事檔案具備真實(shí)性和完整性。將計(jì)算機(jī)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案的管理工作中，快捷的對(duì)人事檔案進(jìn)行檢索相關(guān)人員、歸檔相關(guān)信息、查詢?nèi)藛T、傳遞舊信息、接收新信息、輸出需要的內(nèi)容，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理利用。由于人事檔案的唯一性，在對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱長，需保證人事檔案的完整性，不能進(jìn)行隨意的修改和刪除資料。同事檔案具備一定的嚴(yán)密性，沒有得到相關(guān)允許，嚴(yán)禁私自查閱信息。完善真實(shí)的人事檔案有利于醫(yī)院對(duì)于醫(yī)護(hù)人員的素質(zhì)情況、人才結(jié)構(gòu)等進(jìn)行準(zhǔn)確且快速的分析，為人才指定相關(guān)數(shù)據(jù)表格，方便醫(yī)院對(duì)人才的管理和相關(guān)人才政策的指定，有利于實(shí)現(xiàn)知人善用的效果。另外可以根據(jù)人事檔案中不同員工的特點(diǎn)指定培訓(xùn)計(jì)劃，使人事檔案更好的為提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益做貢獻(xiàn)。

2.2對(duì)人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)維護(hù)更新

人事檔案管理系統(tǒng)不能只在系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時(shí)候才對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，日常的生活中也需要專門的人員對(duì)醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行維護(hù)。平時(shí)不注重對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)維護(hù)，出現(xiàn)問題時(shí)會(huì)加大修改的難度。人事檔案管理維護(hù)需要對(duì)其軟件和硬件兩方面進(jìn)行維護(hù)，因其軟件維護(hù)的復(fù)雜性，要求相關(guān)人員需要對(duì)系統(tǒng)做好相關(guān)的數(shù)據(jù)備份工作。其中重要的文件部分需要進(jìn)行多項(xiàng)數(shù)據(jù)的備份。

2.3對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

隨著信息化的發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是現(xiàn)代化的人事管理模式，醫(yī)院人事檔案作為個(gè)人信息的真實(shí)記錄，要求對(duì)其進(jìn)行錄入的人員必須提高管理意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性；認(rèn)識(shí)到醫(yī)院的潛在生產(chǎn)力是新世紀(jì)人才，可以為醫(yī)院創(chuàng)造更大的效益。醫(yī)院的人事檔案管理人員也需要具備主動(dòng)服務(wù)的觀念，幫助醫(yī)院挖掘優(yōu)秀的人力資源，是服務(wù)功能得以延伸。將醫(yī)院人事檔案中的人才信息金屬快速準(zhǔn)確的傳遞給相關(guān)科室，為醫(yī)院的相關(guān)科研部門提供方便快捷的服務(wù)。同時(shí)院方需要增加對(duì)人事管理軟硬件設(shè)備的資金投入。利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段幫助醫(yī)院人事檔案進(jìn)行人性化管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事管理的現(xiàn)代高效化發(fā)展模式。

2.4完善人事管理制度

無規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院為更科學(xué)、有效的進(jìn)行人事檔案管理，需要制定一系列例如《醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范》的人事檔案制度，它們有利于為醫(yī)院人事檔案的歸檔、整體利用收集等方面提供可靠依據(jù)。在醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理相關(guān)活動(dòng)時(shí)，需要實(shí)際情況，使活動(dòng)中所有的內(nèi)容都有相關(guān)的制度參照。醫(yī)院人事檔案管理制度的建立需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，結(jié)合人事檔案管理的規(guī)律進(jìn)行指定。使檔案可以做到“檔隨人走”，避免出現(xiàn)人為篡改檔案和編造假檔案的現(xiàn)象發(fā)生，使人事觀看檔案具備嚴(yán)謹(jǐn)、合理和科學(xué)的原則。

3結(jié)論

篇8

1 當(dāng)前國家機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理責(zé)任意識(shí)和誠信環(huán)境不容樂觀

人事檔案管理工作不僅需要有關(guān)國家法律法規(guī)和制度的約束，對(duì)從業(yè)人員的誠信意識(shí)和責(zé)任心也有很大的要求?，F(xiàn)階段的人事檔案管理人員誠信環(huán)境和責(zé)任意識(shí)并不樂觀，很多人員存在利用職務(wù)之便弄虛作假的問題，工作中粗狂馬虎，對(duì)檔案鑒定工作的把關(guān)不到位。而人事檔案不僅是有關(guān)機(jī)關(guān)選人用人的重要基礎(chǔ)資料，更是政策性很強(qiáng)的寶貴文件，一旦有虛假信息融入，會(huì)對(duì)人事檔案的公信力和效能發(fā)揮造成嚴(yán)重的影響。

2.檔案管理工作的規(guī)章制度不夠健全

對(duì)于檔案管理的細(xì)節(jié)問題，我國在制度上還存在很多空白。在政府信息公開的大背景下，人事檔案當(dāng)前的公開程度還不夠高。很多當(dāng)前的工作條例和技術(shù)規(guī)章還是十多年以前頒布的舊規(guī)章，缺少新工作方法和工作制度的要求。此外，檔案作為每一個(gè)人的基礎(chǔ)資料，其內(nèi)容的真實(shí)性很多未經(jīng)過本人的驗(yàn)證，本人對(duì)檔案內(nèi)容毫不知情，不具備發(fā)言權(quán)和知情權(quán)的檔案制度使得檔案的真實(shí)性受到考驗(yàn)和懷疑，這一點(diǎn)也體現(xiàn)出檔案管理制度方面不夠健全的問題

3.人事檔案的收集內(nèi)容不夠全面

傳統(tǒng)的人事檔案中所收納的內(nèi)容大都由每一??人的個(gè)人履歷、考核、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資晉升及出國等材料共同構(gòu)成，這些是人事檔案的基礎(chǔ)。但是隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理內(nèi)容一直都未進(jìn)行有效的創(chuàng)新，沿用著過去的收集方式和收集內(nèi)容。傳統(tǒng)的內(nèi)容形式單一，老材料居多、新材料補(bǔ)充不及時(shí)，且政治歷史材料多、業(yè)績材料少。人事檔案的全面性主要由人事檔案的收集工作決定，收集是否廣泛直接影響著干部考察的前提和基礎(chǔ)。當(dāng)前的檔案收集中往往套話、官話居多，僅有的資料難以對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行客觀而準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，不能反映出綜合情況。

4.對(duì)人事檔案信息資源的開發(fā)不夠深入

人事檔案信息是重要的資源，其中蘊(yùn)含了重要的可利用價(jià)值，通過編排、整理、篩選和匯纂才能夠發(fā)揮和獲取其中有特定價(jià)值的資源。檔案的收集工作應(yīng)當(dāng)是以使用為目的的，但是當(dāng)前的檔案工作往往陷入了以收藏為目的的收藏誤區(qū)，沒有高效的發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值。

5.新技術(shù)應(yīng)用與傳統(tǒng)理念的沖突明顯

盡管當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用正逐漸擴(kuò)發(fā)和深入，為人事檔案的電子化提供了一定的便利，但是受到我國傳統(tǒng)觀念的影響，新技術(shù)的作用發(fā)揮受到了限制。電子化管理的過程中僅僅是將紙質(zhì)材料進(jìn)行了電子化處理，使用和傳遞時(shí)還是以紙質(zhì)材料為主，傳統(tǒng)管理理念與新技術(shù)之間存在脫節(jié)和沖突。

2 制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)的路徑思考

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執(zhí)行力

《干部檔案工作條例》中對(duì)從事檔案管理的工作者有明確的要求，即必須具備政治可靠性、黨風(fēng)端正性、作風(fēng)優(yōu)良性、紀(jì)律嚴(yán)格性和工作保密性，同時(shí)還要具有一定的文化水平和工作能力。當(dāng)下，提升檔案管理工作要從檔案管理工作者的執(zhí)行力和思想覺悟方面著手，對(duì)從業(yè)者進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育，提升人事檔案的鑒別力，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，消除檔案中內(nèi)容失真的現(xiàn)象。對(duì)涉嫌在檔案中造假的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并且在人事檔案中如實(shí)的記錄，增加誠信檔案的比重和影響力。

2.加強(qiáng)制度化建設(shè)，管理機(jī)制更加嚴(yán)密

在檔案管理工作中要始終把制度建設(shè)當(dāng)作重要問題來抓，制定專門的管理、審查、傳遞、借閱、鑒別、收集、整理制度，必要的時(shí)候裝訂上墻。針對(duì)部分地方管理制度不健全的問題，要注意人事檔案的鑒定、披露和查詢環(huán)節(jié)，通過法律法規(guī)的制定明確相應(yīng)的法律責(zé)任，加快監(jiān)管制度的同步建設(shè)，修訂現(xiàn)行制度中不合理之處。將個(gè)人隱私與檔案使用適度結(jié)合，適當(dāng)開放檔案內(nèi)容以方便個(gè)人和有關(guān)部門的使用。積極探索檔案中有價(jià)值的信息和資源，促進(jìn)檔案價(jià)值發(fā)揮。

3.加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，嘗試信息化服務(wù)

要把握人事檔案管理信息化的目標(biāo)，運(yùn)用信息化建設(shè)更加規(guī)范和高效的使用人事檔案資源，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，通過制度提升和完善工作人員的責(zé)任心和基本素質(zhì)。積極開發(fā)綜合性的人事檔案信息管理系統(tǒng)，一方面更加全面的收納人事檔案信息和內(nèi)容，一方面更加便捷的為使用者提供有用信息和人性化的服務(wù)。要強(qiáng)化人事檔案的使用效能，改善傳統(tǒng)的單一收藏模式，增加對(duì)檔案管理工作的重視和利用，更好地促進(jìn)管理人員的工作效率和工作熱情。

篇9

[關(guān)鍵詞]干部人事檔案；制度化；規(guī)范化；科學(xué)化

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）11 — 0120 — 02

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)。近年來，隨著我國行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后，盡管我國人事檔案管理也作出了一些調(diào)整，但是整體上仍在不斷的探索和調(diào)整之中，人事檔案管理仍存在不少問題。我們必須從全局和戰(zhàn)略的高度，不斷深化對(duì)做好這項(xiàng)工作重要意義的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。

一、當(dāng)前國家機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的問題

1. 檔案管理責(zé)任意識(shí)和誠信環(huán)境不容樂觀

人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠信意識(shí)的培養(yǎng)。目前我國的檔案管理責(zé)任意識(shí)和誠信環(huán)境并不樂觀，比如一些人在利益的驅(qū)使下弄虛造假，而一些檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)人事檔案鑒定工作把關(guān)不嚴(yán)。我們知道，人事檔案的鑒定工作是國家機(jī)關(guān)人事檔案管理過程中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真?zhèn)我约笆欠裢陚?，以判定其保存價(jià)值。鑒定工作是保證人事檔案真實(shí)性的重要工作，同時(shí)也是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作。而一些人事檔案管理人員，由于把關(guān)不嚴(yán)或者是受利益的驅(qū)使，沒有嚴(yán)格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態(tài)度，也導(dǎo)致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利影響。

2.檔案管理工作的規(guī)章制度不夠健全

我國在人事檔案鑒定制度的設(shè)計(jì)上，也缺乏針對(duì)檔案造假制定出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。在政府信息公開的背景下，人事檔案開放程度不高。在人事檔案的公開方面，我國沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴(yán)格保密的方式。一些人甚至一輩子都沒有見過自己人事檔案的內(nèi)容，對(duì)于里面寫了什么，檔案里面對(duì)自己反映的情況是否正確屬實(shí)，個(gè)人失去了必要的知情權(quán)和發(fā)言權(quán)，這也對(duì)人事檔案的真實(shí)性造成了一定的矛盾。

3.人事檔案的收集內(nèi)容不夠全面

傳統(tǒng)意義上，干部人事檔案一般由個(gè)人履歷考核、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資晉升及出國其他材料組成。這是構(gòu)成人事檔案的基礎(chǔ)，然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，一些檔案也需要在內(nèi)容和形式上有所創(chuàng)新，而不能一直沿用過去的一套方式去收集。同時(shí)，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)出內(nèi)容單一空洞、政治歷史材料多、業(yè)績材料少、老材料多、新材料補(bǔ)充不及時(shí)等問題。

其實(shí)，人事檔案的收集決定著人事檔案內(nèi)容的全面性和廣泛性，這也是做好對(duì)干部全面考察的基礎(chǔ)和前提。尤其是國家機(jī)關(guān)人事檔案，更是考察一個(gè)官員的重要依據(jù)。目前，我國國家機(jī)關(guān)人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內(nèi)容不夠全面。這些檔案內(nèi)容在干部的考核和升遷過程中很難以起到應(yīng)有的作用，既不能反應(yīng)他工作的現(xiàn)狀，也不能反應(yīng)出他的個(gè)人能力和素質(zhì)。檔案中缺乏一些具體數(shù)據(jù)信息的支撐，多是一些官話、套話，難以對(duì)個(gè)人作出準(zhǔn)確客觀的定性。這也給一些真正在平時(shí)的工作中有能力的人造成了不利，即個(gè)人的綜合情況不能在檔案中反應(yīng)出來。

4.對(duì)人事檔案信息資源的開發(fā)不夠深入

人事檔案的信息資源開發(fā)，主要是發(fā)掘人事檔案中蘊(yùn)藏的有利用價(jià)值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統(tǒng)或者有特定價(jià)值的檔案信息資源。檔案收藏的目的是為了滿足應(yīng)用的需求，而當(dāng)前我國陷入了一個(gè)誤區(qū)，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來的人事檔案材料，收藏起來了之。通過人事檔案信息資源的開發(fā)，將一些人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，或者獨(dú)特技能以一種更加直觀的方式表現(xiàn)出來，不僅可以很好地體現(xiàn)出個(gè)人的綜合能力和素質(zhì)，也可以為國家機(jī)構(gòu)對(duì)于干部的考察和培養(yǎng)管理提供大量的現(xiàn)實(shí)素材。

5.新技術(shù)應(yīng)用與傳統(tǒng)理念的沖突明顯

當(dāng)前，許多國家開發(fā)了人事檔案管理信息系統(tǒng)，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，限制了新技術(shù)作用的發(fā)揮。開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)的目的，是對(duì)人事檔案進(jìn)行電子化的管理，節(jié)省人力物力資源。在這個(gè)過程中，很多單位僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過程中，管理人員依然在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式方法，這種新技術(shù)與傳統(tǒng)管理理念的沖突，不僅影響了新技術(shù)作用的發(fā)揮，也對(duì)社會(huì)資源造成了浪費(fèi)。

二、進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)的路徑思考

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執(zhí)行力

《干部檔案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強(qiáng)，作風(fēng)正，能夠遵守黨的紀(jì)律，嚴(yán)守黨的秘密，同時(shí)具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔(dān)任。當(dāng)前，我國機(jī)關(guān)檔案中出現(xiàn)的很多問題與檔案工作人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、缺乏思想覺悟有關(guān)。因此，在開展國家機(jī)關(guān)人事檔案管理制度改革的同時(shí)，也要對(duì)人事檔案的工作人員進(jìn)行思想上的認(rèn)識(shí)教育和培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性。同時(shí)要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實(shí)性。國家公務(wù)員人事檔案是黨和國家的寶貴財(cái)產(chǎn)，也是國家選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的鑒別，消除人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象。

由于受社會(huì)不正之風(fēng)的影響，個(gè)別人出于個(gè)人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實(shí)可靠性。針對(duì)近年來出現(xiàn)的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門要有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)手段。對(duì)于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅(jiān)決杜絕這一現(xiàn)象。同時(shí)，要通過建立國家工作人員人事誠信檔案，對(duì)于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實(shí)記錄下來，并且在人員的升遷和考核中，增加誠信檔案的比重。

2. 加強(qiáng)制度化建設(shè)，管理機(jī)制更加嚴(yán)密

在檔案目標(biāo)管理工作中始終把制度建設(shè)貫穿于檔案管理工作全過程，建立了檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)等八項(xiàng)制度，并分別裝訂上墻。針對(duì)我國人事檔案管理制度不健全的問題，應(yīng)對(duì)人事檔案管理的三個(gè)基本環(huán)節(jié)，即鑒定、披露和查詢，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，明確違法應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。要加快對(duì)政府監(jiān)管制度的建設(shè)，修訂與現(xiàn)行人事檔案管理不適應(yīng)的法律法規(guī)。

適當(dāng)開放與保護(hù)個(gè)人隱私相結(jié)合。檔案管理的本質(zhì)作用在于利用，如不積極加以利用，就會(huì)失去其存在的意義與作用。而要對(duì)人事檔案進(jìn)行充分利用，對(duì)檔案信息內(nèi)容的公開是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個(gè)人隱私性質(zhì)的內(nèi)容，如健康狀況、婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)收入狀況、職業(yè)經(jīng)歷等不適宜對(duì)社會(huì)公開的內(nèi)容，這就要求檔案公開要適度，保護(hù)個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害。

此外，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結(jié)果，如本人對(duì)鑒定結(jié)果不滿，可向更上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，以取得公正的評(píng)語，從而保證人事檔案的科學(xué)性。

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對(duì)于檔案工作者出現(xiàn)的失誤，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)連帶責(zé)任，只有通過制度上的完善和工作人員素質(zhì)的提高，才能最終提高我國國家機(jī)構(gòu)人事檔案管理的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)，嘗試信息化服務(wù)

全面收集、嚴(yán)審細(xì)甄、規(guī)范管理，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。加強(qiáng)科學(xué)化建設(shè)，嘗試信息化。以《干部信息管理系統(tǒng)》、《干部人事檔案管理系統(tǒng)》為應(yīng)用平臺(tái)，嘗試對(duì)干部檔案的日常工作進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。

人事檔案信息化的目的就是更有效地管理和使用人事檔案信息資源。在公民的網(wǎng)絡(luò)檔案中包含著公民學(xué)習(xí)、工作的個(gè)人基本信息，以及個(gè)人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內(nèi)容。并且通過類似于身份證號(hào)碼的社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼可以對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行查詢，比如司法部門可以通過這個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼調(diào)查每個(gè)人的司法記錄，公民個(gè)人也可以通過特定的密碼在網(wǎng)上進(jìn)行查閱。

當(dāng)前，隨著我國國家公務(wù)員隊(duì)伍的擴(kuò)大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以積極地開發(fā)國家公務(wù)員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內(nèi)容。通過國家公務(wù)員人事案信息數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行公務(wù)員人事信息的查詢、檢索和統(tǒng)計(jì)分析，并且將個(gè)人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現(xiàn)出來，在組織人事部門選拔考察干部時(shí)可以以更加的明確和對(duì)比的方式呈現(xiàn)每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)。另一方面，可以開發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。通過大型掃描儀將個(gè)人的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容都進(jìn)行掃描，建立一個(gè)國家公務(wù)員系統(tǒng)人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過網(wǎng)絡(luò)就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部人事檔案的電子化管理，還可以實(shí)現(xiàn)部門單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)全國公務(wù)員人事檔案信息資源的共享。同時(shí)，以《干部信息管理系統(tǒng)》、《干部人事檔案管理系統(tǒng)》為應(yīng)用平臺(tái)，嘗試對(duì)干部檔案的日常工作進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理。以光盤為介質(zhì)對(duì)電子檔案材料進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成干部任免審批表、干部花名冊(cè)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行年齡、文化程度等多角度分析，以實(shí)現(xiàn)干部檔案自動(dòng)編號(hào)、自動(dòng)查找和表格套打等。

在新的歷史時(shí)期，檔案工作人員一定要不斷革新思想觀念，加強(qiáng)調(diào)查研究，積極征詢檔案教學(xué)科研單位和專家學(xué)者的意見，組織業(yè)務(wù)能手開展專題討論，在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索解決干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)問題的新途徑、新方法。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕 唐高計(jì).揭去人事檔案的神秘面紗，增加檔案的透明度〔J〕.檔案學(xué)研究，2005，（06）.

〔2〕崔晶. 國外人事檔案管理的特點(diǎn)及啟示〔J〕.北京檔案，2006，（01）.

〔3〕方彤. 國外人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)及其啟示〔J〕.教育管理研究，2008，（09）.

篇10

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理工作；存在問題；解決方案

一、人事檔案管理工作中存在的問題

(一)對(duì)人事檔案信息開發(fā)利用不充分，無法體現(xiàn)檔案信息應(yīng)有的作用。造成這一問題的原因主要有三點(diǎn)：第一，現(xiàn)階段的檔案利用缺乏主動(dòng)精神，檔案生成后往往會(huì)被管理部門束之高閣，只是被動(dòng)地等待領(lǐng)導(dǎo)或者其他相關(guān)人員來查閱。并且查閱的材料主要是以團(tuán)材料和工資調(diào)整這兩方面為主，忽視了其他個(gè)人資料對(duì)于人才開發(fā)的重要性，不利于根據(jù)職員個(gè)性特點(diǎn)來合理的配置工作任務(wù)。第二，當(dāng)前人事檔案信息開放程度還較低，只有部分領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利進(jìn)行人事檔案查閱，而普通職員則被拒之門外。不僅使得人事檔案失去原本存在的的意義，還導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到職工支持，給管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。第三，查詢效率低是造成人事檔案信息開發(fā)利用程度低的重要原因。

(二)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理的科學(xué)化、信息化程度不高。一方面是指人事檔案保管的環(huán)境設(shè)施不完善。以普通辦公房充當(dāng)檔案庫房，使得庫房溫濕度得不到有效控制；庫房門窗一般為普通門窗，封閉性差，極易使紙質(zhì)檔案遭受人為損壞。另一方面是指人事檔案保管的現(xiàn)代化設(shè)備不完善。當(dāng)今有些事業(yè)單位還沒有引進(jìn)電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案材料局限于紙質(zhì)檔案的建立與保管，使得人事檔案管理工作效率低、科學(xué)化程度低。

(三)人事檔案管理手段落后，管理水平低?，F(xiàn)階段，盡管單位已經(jīng)開始將電子化的人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用到工作中來。但是在實(shí)際操作中，有些職員對(duì)于電腦的使用僅限于信息錄入，在進(jìn)行檔案信息檢索查閱時(shí)，依然依靠手工操作來完成，先進(jìn)的技術(shù)手段仍然沒有被充分發(fā)掘，這就使得人事檔案管理手段落后于現(xiàn)代化、智能化以及數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢(shì)。

(四)部分管理人員專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理工作效率低。職員素質(zhì)低是造成人事檔案管理工作措施落后的重要因素。單位很多檔案管理人員缺乏一定的職業(yè)培訓(xùn)。達(dá)不到“歸檔齊整完全、條目分類清晰、編排條理有序、目錄清楚完整、裝訂齊整完好”的要求，難以保證工作的準(zhǔn)確性。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)、普通職員對(duì)規(guī)范化檔案管理工作的意識(shí)淡薄，重視程度不足，也造成了檔案管理工作效率的低下。

二、改進(jìn)人事檔案管理工作的建議

(一)加強(qiáng)人事檔案收集管理，完善檔案功能，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。我們前文提到，人才的合理開發(fā)利用是促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，而人事檔案則是職員信息的載體。因此，要想實(shí)現(xiàn)單位的發(fā)展，做好人事檔案管理工作尤為重要。這就要求我們首先一方面要妥善保存原有的職員檔案，另一方面要擴(kuò)大人事檔案的內(nèi)涵，適當(dāng)增添一些與職員有關(guān)的醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、住房情況、業(yè)績記錄、日常工作表現(xiàn)等內(nèi)容。從多方面來加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料的收集，完善職員信息，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案收集的完整性與真實(shí)性。此外，人事檔案管理還應(yīng)該根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需求進(jìn)行功能改革，從而使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展，提高檔案使用率，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

(二)完善檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理的安全性?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)也要從兩個(gè)方面入手。第一，是要完善環(huán)境設(shè)施。通過加大對(duì)人事檔案管理部門的人力物力財(cái)力投入，改善工作環(huán)境，建立起防火、防潮、防盜等功能兼?zhèn)涞膶Ｓ脦旆?，提高檔案管理的安全性。第二，是要積極引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備。通過資金投入為其配備現(xiàn)代化人事檔案管理工作所必需的設(shè)施，一改往日只能依靠手工操作收集、查閱檔案的現(xiàn)象，使檔案管理工作成為促進(jìn)單位發(fā)展的重要因素。

(三)創(chuàng)新檔案管理的方式與手段，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，就必須創(chuàng)新檔案管理的方式與手段，轉(zhuǎn)落后的手工操作為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作。建立起職員檔案數(shù)據(jù)庫，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，發(fā)掘先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。不僅要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的信息錄入，還要利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行必要的處理，把圖片以及聲像資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖仲Y料進(jìn)行歸檔。除此之外，為防止資料丟失，要將檔案的紙質(zhì)版與電子版進(jìn)行雙份并存。

(四)提高檔案管理人員素質(zhì)，架起人才流動(dòng)的橋梁。首先要從提升職員工作意識(shí)入手，使其能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進(jìn)行。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。例如，單位可以邀請(qǐng)專業(yè)素質(zhì)較高的人員進(jìn)行模擬示范；舉辦技能大賽，并鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與到其中；安排部分職員外出進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)……只有這樣，才能提高實(shí)現(xiàn)管理人員意識(shí)與技能的雙提高，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性，為單位人才開發(fā)與流動(dòng)提供真實(shí)可靠的憑證。

三、結(jié)束語

總之，隨著事業(yè)單位人事改革工作的推進(jìn)，人事檔案管理事業(yè)在迎來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要想使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)，就不僅要促進(jìn)管理制度的改革，同樣也應(yīng)該促進(jìn)管理觀念的革新，積極探索現(xiàn)代化的管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)并運(yùn)用于工作當(dāng)中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)合理配置人才資源，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】