導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)檔案管理分類方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的主要實(shí)踐

1.基本活動(dòng)方面

(1)從傳統(tǒng)檔案收集向檔案知識(shí)積累拓展。建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)與主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)(包括工程項(xiàng)目系統(tǒng)、創(chuàng)新管理系統(tǒng)、客服知識(shí)庫等)的接口與集成，全部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔導(dǎo)入；通過業(yè)務(wù)流程分析，確定每項(xiàng)主要業(yè)務(wù)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生哪些文件，哪些文件有價(jià)值，應(yīng)該歸檔，從而制定更為詳細(xì)、具體的文件材料歸檔范圍；制定外部信息收集范圍與程序；建立隱性知識(shí)顯性化(文檔化)的制度與方法，即確定哪些員工的哪些方面的隱性知識(shí)應(yīng)該以何種方式進(jìn)行顯性化，形成文檔；采用內(nèi)容管理技術(shù)，全面推進(jìn)企業(yè)內(nèi)各種信息、知識(shí)的整合與集成，建立公司統(tǒng)一的知識(shí)庫。

(2)從傳統(tǒng)檔案整理向檔案知識(shí)組織發(fā)展。建立以職能活動(dòng)為分類標(biāo)準(zhǔn)的主分類體系、以信息類型為分類標(biāo)準(zhǔn)的輔分類體系，逐漸取代原來的分類方案，主分類體系。輔分類體系按照信息類型依次分為：制度與流程、模版與表格、行政公文、最佳實(shí)踐與案例、計(jì)劃與總結(jié)、合同與協(xié)議、策劃與方案、會(huì)議材料、出版物、資質(zhì)與證書、調(diào)研與咨詢報(bào)告、媒體報(bào)道、行業(yè)資訊、培訓(xùn)課件與資料、技術(shù)圖紙、其他，共計(jì)16項(xiàng)類目。

(3)從傳統(tǒng)檔案鑒定向檔案知識(shí)評(píng)價(jià)創(chuàng)新。采用宏觀鑒定論，根據(jù)機(jī)構(gòu)的級(jí)別、職能活動(dòng)的重要性對(duì)文件進(jìn)行批處理式的鑒定，將高層機(jī)構(gòu)在重要職能活動(dòng)中形成的文件定為長(zhǎng)久保存，將低級(jí)別機(jī)構(gòu)在不重要的職能活動(dòng)中形成的文件定為無需保存或短期保存。與檔案形成者、利用者合作，共同鑒定檔案價(jià)值。通過對(duì)利用情況的統(tǒng)計(jì)與對(duì)用戶反饋信息的掌握，研究將一些檔案的保管期限降低的可行性。

(4)從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向檔案知識(shí)服務(wù)過渡。將檔案信息集成到省公司的統(tǒng)一搜索之中，為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供插件式服務(wù)，將檔案知識(shí)服務(wù)融入企業(yè)工作流程，例如將檔案知識(shí)服務(wù)融入到公文起草環(huán)節(jié)；以珠海分公司為試點(diǎn)，打通檔案管理系統(tǒng)與知識(shí)管理系統(tǒng)之間的接口，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，供知識(shí)管理系統(tǒng)調(diào)用；繼續(xù)做好年鑒編纂，圍繞公司核心業(yè)務(wù)、中心工作與戰(zhàn)略決策，選擇并實(shí)施編研項(xiàng)目。

2.支撐活動(dòng)方面

(1)營造促進(jìn)檔案管理的企業(yè)文化。組織對(duì)各部門負(fù)責(zé)人、主要業(yè)務(wù)員工的檔案知識(shí)管理培訓(xùn)，提高全員的檔案知識(shí)意識(shí)；檔案部門經(jīng)常以彩信或短信的形式將檔案工作情況發(fā)給各位員工了解，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展；在公司網(wǎng)站、數(shù)字檔案館系統(tǒng)上，一組檔案開發(fā)利用案例，提高公司員工對(duì)檔案價(jià)值的重視；倡導(dǎo)“信息傳遞價(jià)值”、“知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值”的企業(yè)文化氛圍，打造成功的學(xué)習(xí)型組織。

(2)建立完善的檔案管理組織與制度體系。廣東移動(dòng)建立了一套以省公司檔案管理室為中心的，包括各市公司檔案室，各部門、各項(xiàng)目專兼職檔案管理人員在內(nèi)的檔案知識(shí)管理組織體系，并組織修訂了知識(shí)管理工作制度、崗位職責(zé)、考核指標(biāo)體系，使形成、積累文件，文件歸檔、知識(shí)貢獻(xiàn)成為全員職責(zé)，這些為RMBKS的實(shí)施提供了充分的組織保障。

(3)實(shí)施檔案人員的知識(shí)轉(zhuǎn)型。公司組織對(duì)全省專職、兼職檔案人員有關(guān)RMBKS的專題培訓(xùn)，積極參加移動(dòng)通信系統(tǒng)內(nèi)部的垂直交流與省內(nèi)其他企事業(yè)單位的橫向交流。同時(shí)，公司成立了內(nèi)部檔案工作協(xié)作組，針對(duì)檔案知識(shí)管理熱點(diǎn)難點(diǎn)、檔案信息化等專題組織研討。

(4)構(gòu)建先進(jìn)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。增加數(shù)字檔案館的內(nèi)容管理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各種各類數(shù)據(jù)、文檔等的自動(dòng)獲取、充分集成；建設(shè)知識(shí)門戶功能，形成統(tǒng)一的對(duì)外服務(wù)界面。借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)，廣東移動(dòng)實(shí)現(xiàn)了檔案借閱、賦權(quán)的短信審批，打造出了7×24(每周7天，每天24小時(shí))的檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案管理由“紙質(zhì)化無紙化無址化”的轉(zhuǎn)變。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的總體架構(gòu)如圖2所示。

3.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理的總體成效

(1)檔案知識(shí)資源體系基本建成。自2009年起，公司文件歸檔率接近100％；企業(yè)內(nèi)部以文檔為載體的顯性知識(shí)歸檔、收集率達(dá)到100％；企業(yè)外部與公司經(jīng)營戰(zhàn)略、主要業(yè)務(wù)相關(guān)的信息收集達(dá)到80％以上；內(nèi)部知識(shí)型員工的隱性知識(shí)顯性化(文檔化)達(dá)到50％以上；完成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)與所有主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口或集成，基本實(shí)現(xiàn)了各種信息、知識(shí)的集成；數(shù)字檔案館系統(tǒng)新增了內(nèi)容管理功能，基本建成了公司的知識(shí)文檔庫。

(2)檔案開發(fā)利用體系初步形成。2005-2010年，省公司檔案利用平均為8465卷件次／年，利用人次平均為39478人次／年；檔案利用覆蓋率達(dá)到90％，用戶滿意度達(dá)到80％以上；平均每年完成3冊(cè)以上檔案編研成果；平均每年為公司核心業(yè)務(wù)、中心工作和戰(zhàn)略決策提供2次專題性檔案知識(shí)服務(wù)。

(3)省市公司全部通過“國家二級(jí)”評(píng)審。2008年11月5日，省公司順利通過企業(yè)檔案管理“國家二級(jí)”評(píng)審。2010年9月，全省各市公司100％通過企業(yè)檔案管理“國家二級(jí)”評(píng)審。2011年1月，廣東移動(dòng)成為廣東省首批檔案管理示范單位。

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的創(chuàng)新之處

1.理念與模式的創(chuàng)新

(1)從知識(shí)資產(chǎn)的角度重新認(rèn)識(shí)檔案。在傳統(tǒng)觀念中，檔案是“歷史記錄”，人們更多地將其視為“故紙維”、“舊資料”。而RMBKS使人們充分地認(rèn)識(shí)到，檔案作為一種顯性知識(shí)的載體、隱性知識(shí)顯性化的工具，是企業(yè)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。良好的檔案管理可以有效地支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、有力地推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略落實(shí)。

(2)體現(xiàn)以用戶為中心的理念。RMBKS實(shí)行“用戶需要什么，我們就收集什么”的檔案知識(shí)積累原則，從用戶的習(xí)慣出發(fā)進(jìn)行檔案知識(shí)組織，尊重用戶的判斷開展檔案知識(shí)評(píng)價(jià)，實(shí)行“用戶想怎樣用，就讓用戶怎樣用”的檔案知識(shí)服務(wù)原則，充分體現(xiàn)了以用戶為中心、以需求為導(dǎo)向的理念。

(3)實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理、檔案知識(shí)管理的過渡。RMBKS從傳統(tǒng)的對(duì)檔案實(shí)體的關(guān)注，轉(zhuǎn)移到了對(duì)檔案所蘊(yùn)含的信息、知識(shí)的關(guān)注；用先進(jìn)

的信息技術(shù)、知識(shí)技術(shù)取代了傳統(tǒng)的手工管理技術(shù)；從為用戶提供淺層的、零散的檔案實(shí)體查閱、復(fù)制等服務(wù)，提升到了提供深層的、系統(tǒng)的信息、知識(shí)服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)了從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理、檔案知識(shí)管理的過渡。

(4)實(shí)現(xiàn)文檔一體化、圖書情報(bào)檔案一體化。RMBKS強(qiáng)調(diào)運(yùn)用文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論和信息全生命周期理論，對(duì)文件運(yùn)動(dòng)和文件管理實(shí)行全過程管理和前端控制，而且強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程集成，將文件生成、歸檔與利用等活動(dòng)，嵌入業(yè)務(wù)流程中，從而真正實(shí)現(xiàn)了文件、檔案一體化管理。RMBKS強(qiáng)調(diào)將企業(yè)外部的信息(圖書情報(bào))也納入檔案知識(shí)資源范疇，一并管理，完全實(shí)現(xiàn)了圖書、情報(bào)和檔案一體化管理。

2.業(yè)務(wù)與制度的創(chuàng)新

(1)對(duì)歸檔與收集范圍的拓展。RMBKS不囿于傳統(tǒng)檔案的概念，將一些非正式的文件材料、企業(yè)外部的信息、文檔化的隱『生知識(shí)納入檔案知識(shí)資源范疇，納入文件歸檔與檔案收集范圍，大大拓展了傳統(tǒng)的歸檔與收集范圍。

(2)對(duì)檔案分類方案的豐富。RMBKS提出了以職能活動(dòng)為分類標(biāo)準(zhǔn)的主分類體系、以信息類型為分類標(biāo)準(zhǔn)的輔分類體系的概念與方案，是對(duì)傳統(tǒng)檔案單一分類方案的豐富。

(3)對(duì)檔案鑒定制度的創(chuàng)新。RMBKS尊重用戶對(duì)檔案的知識(shí)價(jià)值的認(rèn)識(shí)與判斷，強(qiáng)調(diào)檔案形成者、利用者參與檔案價(jià)值鑒定的過程，是對(duì)傳統(tǒng)檔案鑒定制度的創(chuàng)新。

(4)對(duì)檔案服務(wù)體系的變革。RMBKS的檔案知識(shí)服務(wù)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案服務(wù)在服務(wù)理念、服務(wù)主體、服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)策略、服務(wù)過程、服務(wù)時(shí)效等方面具有革命性的創(chuàng)新。

3.技術(shù)與方法的創(chuàng)新

(1)檔案管理系統(tǒng)功能的強(qiáng)化與完善。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理軟件而言，RMBKS大大增強(qiáng)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)人與歸檔、外部信息的篩選與抓取、異構(gòu)數(shù)據(jù)的集成管理、全圖文檢索、關(guān)鍵詞搜索、RSS訂閱、知識(shí)推送等方面的功能，使得RMBKS具有內(nèi)容管理、知識(shí)管理的功能和特征。

(2)各種新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。RMBKS應(yīng)用了內(nèi)容管理、智能、統(tǒng)一搜索平臺(tái)等先進(jìn)技術(shù)，也使得檔案知識(shí)門戶、電子文件管理元數(shù)據(jù)等技術(shù)得到相應(yīng)的完善。

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的推廣意義

1.可以提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

RMBKS將檔案視為信息資源和知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，強(qiáng)調(diào)充分實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值；RMBKS應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，創(chuàng)新和拓展檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使之能更好地提供檔案信息、知識(shí)服務(wù)，滿足員工的需求，支撐核心業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，從而可以大大提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.可以提高檔案工作的地位與作用

RMBKS強(qiáng)調(diào)檔案管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息、知識(shí)服務(wù)，使檔案管理由后臺(tái)性、輔的工作變?yōu)榍芭_(tái)性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。

篇2

【關(guān)鍵詞】服務(wù)；檔案信息管理；方案

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人們逐漸發(fā)現(xiàn)了提高企事業(yè)單位工作效率的主要內(nèi)容，并不完全在于主體內(nèi)容的完善上，還需要考慮到與之相關(guān)的各項(xiàng)工作內(nèi)容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會(huì)的長(zhǎng)期實(shí)踐當(dāng)中，很多的企事業(yè)單位提出了一些科學(xué)有效的改進(jìn)措施，并創(chuàng)設(shè)出了一些新穎的管理方案，但是對(duì)于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的企事業(yè)檔案信息管理雖然不遺余力地引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法和設(shè)備，但是理論性質(zhì)的服務(wù)理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務(wù)去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當(dāng)前國內(nèi)企事業(yè)單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內(nèi)容在于他們都沒有形成良好的服務(wù)意識(shí)和觀念，工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，僅僅認(rèn)為檔案管理是公司的一個(gè)必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動(dòng)下，很多的工作人員開始出現(xiàn)了懈怠的心理，不愿意積極主動(dòng)地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現(xiàn)階段的檔案管理，不僅對(duì)整體的服務(wù)效益有著相當(dāng)大的影響，而且成為了服務(wù)鏈中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，能夠?yàn)榭蛻籼峁┳顬橹苯忧袑?shí)的服務(wù)。如果在這個(gè)時(shí)期，持續(xù)保持以往的檔案信息管理狀態(tài)，將會(huì)直接影響到整體的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于企事業(yè)單位的工作進(jìn)程將會(huì)產(chǎn)生較多的阻礙。為此，我國國內(nèi)的企事業(yè)單位，需要對(duì)當(dāng)前時(shí)代下的檔案信息管理內(nèi)容進(jìn)行多方面地完善，秉承單位內(nèi)部的服務(wù)理念，采取最為合理的管理方法，進(jìn)而推動(dòng)整體服務(wù)質(zhì)量的提升。

一、分層管理法

在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位中，存在相當(dāng)多的信息資料需要進(jìn)行合理地分類和整理，如果本身的檔案數(shù)據(jù)資料過于冗雜，將不利于服務(wù)工作的開展，查閱資料的速度會(huì)顯地十分慢，難以滿足人們的實(shí)際工作要求。分層管理方案便是應(yīng)對(duì)這種狀況的最好管理方式，它的特點(diǎn)主要凸顯于針對(duì)性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎(chǔ)上，對(duì)全部的信息資料加以分類，分類的標(biāo)準(zhǔn)一般被定為服務(wù)對(duì)象，根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象，進(jìn)行科學(xué)的分類。之后再根據(jù)不同的類別，提供最為切實(shí)的檔案信息服務(wù)。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實(shí)踐性相當(dāng)強(qiáng)，實(shí)效性也會(huì)更高。需要注意的是，在以往的企事業(yè)單位工作中，已然有相當(dāng)一部分的檔案管理人員對(duì)各種資料進(jìn)行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實(shí)際效用已然發(fā)揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡(jiǎn)單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務(wù)對(duì)象、信息收集目標(biāo)、信息資料內(nèi)容，同時(shí)，還有必要在檔案信息管理部門下，分設(shè)一些下屬部門，由這些部門分別對(duì)自己的工作內(nèi)容進(jìn)行管理。此外，對(duì)于不同部門所提供的服務(wù)內(nèi)容，也需要有一定的區(qū)別。分層管理法的科學(xué)性，主要體現(xiàn)在服務(wù)理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務(wù)內(nèi)容，最主要的原因在于服務(wù)對(duì)象的不同上，人們?cè)趯?shí)際的工作中，所需要的檔案信息服務(wù)內(nèi)容是不同的，對(duì)它們進(jìn)行科學(xué)有效地區(qū)分，能夠使整體的管理流程更加科學(xué)有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對(duì)管理主體、管理對(duì)象、管理內(nèi)容的細(xì)化，而其中的細(xì)化管理，不僅是整體工作開展的基礎(chǔ)，而且是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的主要方法。現(xiàn)階段的企事業(yè)單位工作，十分注重對(duì)工作的細(xì)化，而且只有對(duì)工作進(jìn)行細(xì)化，只能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，為人們提供更好的服務(wù)，因而企事業(yè)單位的檔案信息管理，需要實(shí)時(shí)地應(yīng)用分層管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各種優(yōu)點(diǎn)以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業(yè)單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對(duì)其進(jìn)行分類，將會(huì)是畫蛇添足的行為，對(duì)于整體的服務(wù)質(zhì)量提升，并沒有太大的作用。而且，在應(yīng)用分層管理方案的時(shí)候，需要對(duì)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)主體進(jìn)行一定的分類，而相當(dāng)多的企事業(yè)單位沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多檔案信息，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，出現(xiàn)較多的阻礙。同時(shí)，在檔案信息管理部門下分設(shè)相應(yīng)的分類部門之后，一旦服務(wù)內(nèi)容和責(zé)任出現(xiàn)不明確的狀況，將會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息服務(wù)工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對(duì)于管理內(nèi)容的分類，并沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和方向，很多的檔案管理人員，習(xí)慣于按時(shí)間進(jìn)行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個(gè)下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個(gè)下屬部門，以促進(jìn)整體工作效益的提升。但是，在實(shí)際的工作中，這些管理人員又發(fā)現(xiàn)了一些嚴(yán)重的問題，那就是時(shí)間的劃分上，不能確定最為合適的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)的企事業(yè)單位在運(yùn)用分層管理法的時(shí)候，將時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內(nèi)容，兩年以內(nèi)的屬于較為新穎的資料內(nèi)容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對(duì)檔案不斷地進(jìn)行更新工作，嚴(yán)重影響了正常工作地進(jìn)行。

二、數(shù)據(jù)庫結(jié)合法

信息時(shí)代的到來，人們的生活發(fā)生了很大的變化，很多傳統(tǒng)的內(nèi)容得不到人們的認(rèn)可，而且不再是當(dāng)前社會(huì)的主題。在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位管理中，存在一種科學(xué)有效的管理方法，即數(shù)據(jù)庫結(jié)合法，將現(xiàn)有的管理設(shè)備和管理方法，與數(shù)據(jù)庫完好地結(jié)合起來，雙方進(jìn)行科學(xué)地互動(dòng)合作，進(jìn)而使得檔案信息管理的工作內(nèi)容更加完善科學(xué)。數(shù)據(jù)庫結(jié)合法的運(yùn)用基礎(chǔ)，在于對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的完善，在這個(gè)過程中，檔案管理人員需要優(yōu)先利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)設(shè)出獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，并將收集整理到的全部?jī)?nèi)容，實(shí)時(shí)地輸入其中，以提高整體的服務(wù)效率。數(shù)據(jù)庫結(jié)合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，迅速有效地為客戶找尋到相應(yīng)的檔案信息，并選取針對(duì)性的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行服務(wù)?，F(xiàn)階段的企事業(yè)單位檔案管理，運(yùn)用最多的方法都是數(shù)據(jù)庫結(jié)合法，將企事業(yè)單位的整體檔案管理與服務(wù)，完全地與數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，雙方相輔相成。由于互聯(lián)網(wǎng)是該項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學(xué)。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理采用的主要的是紙質(zhì)資料的收集整理，當(dāng)前的檔案管理在采用全新的數(shù)據(jù)庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實(shí)的服務(wù)，而且信息資料的收藏空間將會(huì)變得相當(dāng)大，不會(huì)像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，需要對(duì)檔案進(jìn)行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。

數(shù)據(jù)庫結(jié)合法也有著自己的缺點(diǎn)，它的最大缺點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，即面向的人群是全體的社會(huì)人。因而在運(yùn)用它進(jìn)行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息的直接侵入上。隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當(dāng)多的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段，而其中不乏存在一些社會(huì)的不良分子，他們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫建立相對(duì)較為獨(dú)立，但是始終建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，于是長(zhǎng)期面臨著外界的各種挑戰(zhàn)和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對(duì)檔案管理部門的致命打擊，整個(gè)部門會(huì)趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業(yè)素質(zhì)，高效地操作電腦，并將數(shù)據(jù)庫的防護(hù)措施進(jìn)行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。

三、自我檔案管理

在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展過程中，企事業(yè)單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當(dāng)前的社會(huì)，企事業(yè)單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務(wù)理念也應(yīng)該服務(wù)于人。為此，一部分企事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權(quán)利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺(tái)，由客戶對(duì)自己的信息進(jìn)行更新、完善以及查閱，后臺(tái)的服務(wù)依舊是由企事業(yè)撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當(dāng)高的可行性。在實(shí)際的檔案管理工作中，一旦客戶產(chǎn)生了檔案信息服務(wù)的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯(lián)系，然后將自己的實(shí)際需求內(nèi)容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進(jìn)行相應(yīng)資料的檢索。這個(gè)過程相對(duì)較為麻煩，而且很多時(shí)候容易出現(xiàn)多種失誤的現(xiàn)象，不利于整體檔案管理質(zhì)量地提升。而在自我檔案管理當(dāng)中，客戶可以根據(jù)自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進(jìn)行知識(shí)體系內(nèi)容的攫取。

自我檔案管理也存在一定的不足之處。對(duì)于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認(rèn)知基礎(chǔ)和對(duì)先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用能力，如果客戶不具備這些方面的內(nèi)容，那么自我檔案管理將不會(huì)產(chǎn)生實(shí)際的效用。而事實(shí)上，現(xiàn)階段的國內(nèi)人群體系，雖然知識(shí)人群占據(jù)了很大的比例，但是依然有相當(dāng)一部分人群，缺乏良好的科技認(rèn)知和使用能力，因而自我檔案管理對(duì)這部分人群是不適用的。為此，企事業(yè)單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務(wù)理念，根據(jù)客戶的不同狀況，制定最為切實(shí)的服務(wù)內(nèi)容，以獲得人們的支持，進(jìn)而產(chǎn)生相當(dāng)大的服務(wù)效益。

結(jié)束語

新時(shí)代的企事業(yè)單位檔案管理，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重重挑戰(zhàn)下，必然需要進(jìn)行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴(yán)格的服務(wù)理念，切實(shí)地為公眾提供服務(wù)。

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篇3

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)，檔案管理，管理模式，協(xié)作式管理

Abstract: according to the time development of information technology, the file management department of information collection means has been in digital age, because each field has a large number of documents and files, thus the private enterprise's archives management methods should be corresponding to reform, for enterprise development provide a solid foundation. Cooperative management mode is the centralized management mode and decentralized management management model of complex, it is to point to the private enterprise in the file management system, the standard and the leaders insist on centralized and unified, archives entity classification of stratified classification respectively centralized management.

Keywords: private enterprise, file management, management mode, cooperative management

中圖分類號(hào)：C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1. 協(xié)作式管理模式的特點(diǎn)

協(xié)作式檔案管理模式下企業(yè)建立總檔案室同時(shí)各下級(jí)部門也要設(shè)立檔案分機(jī)構(gòu)，二者都按照總檔案室制定的統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，總檔案室要保管有關(guān)企業(yè)命運(yùn)和大局的檔案，各下屬檔案機(jī)構(gòu)遵循企業(yè)總檔案室的領(lǐng)導(dǎo)并各司其職，保管有關(guān)本職能機(jī)構(gòu)及下屬單位的檔案。

(1)統(tǒng)一指導(dǎo)與分散管理相結(jié)合民營企業(yè)檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)上、制度上和標(biāo)準(zhǔn)上集中統(tǒng)一，檔案實(shí)體則分類、分級(jí)、分層次、分別集中管理。協(xié)作式檔案管理模式是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的管理行為，企業(yè)統(tǒng)一制定相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位指導(dǎo)，對(duì)下級(jí)檔案管理部門工作中存在的問題，給出指導(dǎo)性意見。各檔案機(jī)構(gòu)是獨(dú)立于企業(yè)之外的機(jī)構(gòu)，在企業(yè)的全面指導(dǎo)下進(jìn)行檔案管理工作，當(dāng)各下級(jí)管理機(jī)構(gòu)產(chǎn)生問題時(shí)，及時(shí)與企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門溝通，共同協(xié)調(diào)并提出解決方案。

(2)管理層次多樣化協(xié)作式檔案管理模式在統(tǒng)一體制之下，使檔案的管理工作由原來的單一部門負(fù)責(zé)變?yōu)樵谝粋€(gè)部門主管下多個(gè)部門共同負(fù)責(zé)，責(zé)任的明確更有益于檔案工作的開展。運(yùn)用貝塔朗菲原理，把具有一定區(qū)別而又相互聯(lián)系、相互滲透的兩個(gè)或多個(gè)事物密切地聯(lián)系起來視為一個(gè)有機(jī)整體。利用圖書、情報(bào)、檔案一體化管理體制是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制變革的要求，同時(shí)它也是提高經(jīng)濟(jì)效益和管理水平、實(shí)現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。

(3)管理網(wǎng)絡(luò)化特別指出協(xié)作式檔案管理模式能凸顯網(wǎng)絡(luò)化信息管理的優(yōu)越性，各職能部或下屬部門的檔案機(jī)構(gòu)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)而連成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理和集中管理，堅(jiān)實(shí)的保證企業(yè)檔案管理的高效性，例如浙江省新安化工集團(tuán)公司就是采用的這種檔案管理模式。

需要注意的是，檔案實(shí)施分散保管時(shí)不能過度分散，過度分散很難保證檔案的完整性與安全性，也不方便利用。也不能過早或過度集中，因?yàn)檫^早、過度集中管理不利于提高效率，更不便于現(xiàn)實(shí)工作的利用。

2.協(xié)作式管理模式的適用性分析

根據(jù)我國目前民營企業(yè)發(fā)展實(shí)力不均實(shí)際情況，需要一種管理體制更加彈J哇的檔案管理模式。

(1)協(xié)作管理模式下的追求目標(biāo)

管理模式下的經(jīng)濟(jì)效益性與民營企業(yè)的追求目標(biāo)吻合，協(xié)作式檔案管理模式下企業(yè)各部門擁有自，這樣便于檔案的保管和利用，工作效率提高的同時(shí)又督促企業(yè)對(duì)檔案要認(rèn)真對(duì)待，提高了檔案資源的利用率，為企業(yè)管理效率高，減少了工作時(shí)間及勞動(dòng)成本，在提高檔案的信息量的同時(shí)還降低了檔案管理費(fèi)用，為企業(yè)的運(yùn)行及管理帶來一定經(jīng)濟(jì)效益。民營企業(yè)是考慮到現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)和經(jīng)營才建立了相應(yīng)的檔案管理組織，目的很直觀就是為了現(xiàn)實(shí)利用，但不會(huì)花費(fèi)大量的財(cái)力人力去開發(fā)，而是建立相對(duì)簡(jiǎn)單卻實(shí)用的體系來為企業(yè)服務(wù)。

(2)協(xié)作管理模式下的模式使用

協(xié)作管理模式的靈活性適用于民營企業(yè)，目前民營企業(yè)普遍采用這種協(xié)作式檔案管理模式，各機(jī)構(gòu)在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)向上級(jí)部門報(bào)告并提出解決方案，調(diào)動(dòng)了檔案機(jī)構(gòu)的改進(jìn)及管理技術(shù)和水平的提高。檔案機(jī)構(gòu)的集中領(lǐng)導(dǎo)有效的防止了“各自為政”情況的產(chǎn)生，采用這種模式的檔案管理更方便靈活。

(3)協(xié)作管理模式下的宗旨與理念

協(xié)作管理模式為用戶服務(wù)的宗旨與企業(yè)服務(wù)理念相同，民營企業(yè)檔案管理模式的目標(biāo)就是滿足用戶需求，企業(yè)積極的開發(fā)檔案通用服務(wù)，在工作內(nèi)容和服務(wù)方式上創(chuàng)新，為企業(yè)檔案需求者提供更全面的服務(wù)功能，這與民營企業(yè)為用戶服務(wù)的理念相符合?，F(xiàn)代企業(yè)大規(guī)模的將現(xiàn)代化手段加入到企業(yè)的生產(chǎn)過程中，檔案工作也同樣得到升級(jí)，服務(wù)手段不斷提高，這與企業(yè)不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)水平的理念相符合。企業(yè)檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新其中企業(yè)三項(xiàng)考核指標(biāo):提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益，這些工作要落實(shí)到各種檔案管理中，違背三項(xiàng)考核指標(biāo)就是與企業(yè)升級(jí)原則違背，會(huì)造成企業(yè)檔案管理混亂，企業(yè)要針對(duì)三項(xiàng)考核指標(biāo)要求全力以赴實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理升級(jí)工作，從而為企業(yè)的升級(jí)服務(wù)。

因此，協(xié)作式管理模式的實(shí)施條件為公司規(guī)模較大，企業(yè)和各職能部門或下屬單位都形成龐大的檔案信息，或公司駐地分散，往來不便的企業(yè)。

3.協(xié)作式管理模式下的檔案處理過程

篇4

1 信息時(shí)代檔案管理工作的內(nèi)容

1.1 何為信息時(shí)代檔案管理工作

信息時(shí)代檔案管理工作的工作原理同傳統(tǒng)的管理工作不同，其管理工作建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)之上開展的，并利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的管理整合。檔案管理工作涵蓋了錄入電子檔案、收集信息資料、檔案檢索、檔案共享等。信息化管理方式用電子檔案取代以往的實(shí)體檔案，并借助信息化的管理軟件管理檔案信息，并對(duì)不同的檔案進(jìn)行細(xì)致、明確的分類。不僅如此，信息化檔案管理下高效的檔案檢索大大提升了檔案信息的價(jià)值，杜絕了由于檢索復(fù)雜而導(dǎo)致檔案信息使用效率低的現(xiàn)象。

1.2 信息時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

信息化是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，信息化檔案管理可以充分滿足工作需求。信息化檔案管理較以往的檔案管理有幾個(gè)突出的優(yōu)勢(shì)：第一，信息化檔案管理具有統(tǒng)一的法律法規(guī)；第二，信息化檔案管理用電子檔案取代了實(shí)體檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的信息共享；第三，信息化檔案管理有著巨大的現(xiàn)代化科技做支撐，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。

2 信息時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)存不足

2.1 實(shí)體檔案較多、分類檢索復(fù)雜

盡管我國的信息化檔案管理工作已經(jīng)在各行各業(yè)中國被廣泛的采用，但在實(shí)際工作中還尚存很多不足。在目前的檔案管理中，還有很多的單位使用的是實(shí)體檔案，檔案管理的困難程度因此大大增加，檔案管理人員需要付出大量的精力對(duì)檔案進(jìn)行整理，實(shí)體檔案的存儲(chǔ)量越大，檔案的分類檢索也越困難。不僅如此，由于實(shí)體檔案的檢索十分復(fù)雜，導(dǎo)致大量的檔案資源遭到浪費(fèi)，檔案的真正價(jià)值沒有得到很好的體現(xiàn)。

2.2 管理意識(shí)落后、服務(wù)理念不足

我國目前的檔案管理工作管理意識(shí)落后，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理工作難以取得很好的進(jìn)展，并且檔案管理的服務(wù)理念不足，檔案管理服務(wù)存在很多的弊端，導(dǎo)致檔案管理工作很難取得進(jìn)一步的發(fā)展。

2.3 管理不夠規(guī)范、管理效率低下

目前的檔案管理工作在國有企業(yè)中較為完善，而不同企業(yè)之間由于企業(yè)資金、工作領(lǐng)域上的不同，檔案管理工作也存在一定的差異，這就導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性差。并且由于我國目前的信息化檔案管理技術(shù)還不夠深入，檔案管理的信息化程度不夠高，檔案管理的工作效率低下，導(dǎo)致檔案的資源共享受到很大的阻礙。

2.4 缺乏對(duì)檔案管理的重視

檔案屬于事業(yè)單位的重要組成部分，對(duì)于單位的健康發(fā)展有著重要作用。近些年，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，面臨著愈加嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，事業(yè)單位在此背景下以追求經(jīng)濟(jì)利潤為目標(biāo)，忽視開展檔案管理工作，不重視對(duì)檔案管理的資金投入，導(dǎo)致檔案管理依舊處于信息整理的初級(jí)階段，依舊采取人工手寫方式，且多用檔案袋存儲(chǔ)檔案，而這極容易造成丟失檔案的問題，對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展極為不利。

3 信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新和實(shí)踐策略

3.1 借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、提升管理效率

信息化檔案管理工作是基于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)開展的，因此在實(shí)際的信息化檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，還要革新以往的檔案編輯模式，利用計(jì)算機(jī)將相關(guān)信息編輯為電子檔案，從而使檔案的編輯工作高效化。除此之外，檔案管理人員還可以借助互聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)絡(luò)上通過身份認(rèn)證之后對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索和查看，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，大大提升檔案的使用效率和價(jià)值。不僅如此，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，智能檔案管理和自動(dòng)化檔案管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案的自動(dòng)化編輯和分類，可以大大提升檔案管理工作的成效。

3.2 轉(zhuǎn)變管理觀念、提升服務(wù)質(zhì)量

信息化檔案管理工作的開展，首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，針對(duì)檔案管理的現(xiàn)存不足做出檔案管理模式上的革新，要將提升檔案資源的價(jià)值作為工作重心，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、提升檔案的利用效率。不僅如此，檔案管理人員還要提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 做好檔案錄入、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理

信息數(shù)據(jù)庫的建立很大程度上依賴于檔案的錄入和數(shù)據(jù)的管理，因此要充分做好檔案錄入工作、強(qiáng)化數(shù)據(jù)管理，檔案管理人員要建立完善、細(xì)致的信息數(shù)據(jù)庫建立方案，并嚴(yán)格按照方案對(duì)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加強(qiáng)。同時(shí)，管理人員還要充分將現(xiàn)代化技術(shù)引入到信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而提升檔案管理的質(zhì)量。

篇5

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在石油工程技術(shù)企業(yè)在建設(shè)綜合性國際能源公司進(jìn)程中，如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。

作為石油工程技術(shù)企業(yè)的檔案工作者，首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)的意識(shí)，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形勢(shì)，開拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的新目標(biāo)，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上，并以此服務(wù)企業(yè)的中心工作。

一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開放以來，特別是進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng)，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。

一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級(jí)限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對(duì)于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。

二、檔案管理課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段

近年來，在石油工程技術(shù)企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關(guān)部門和石油施工企業(yè)的高度重視。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、石油施工企業(yè)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、石油施工企業(yè)優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法，都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評(píng)比的重要內(nèi)容。同時(shí)，項(xiàng)目施工、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對(duì)工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項(xiàng)目文件的齊全、完整和及時(shí)歸檔，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實(shí)現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的根本目的。

編制技術(shù)檔案中包括管理檔案導(dǎo)則，對(duì)該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。

1.豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍

一是以企業(yè)檔案分類表為綱。《企業(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段，設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，該文原載于中國社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第526期2013年第43期-----轉(zhuǎn)載須注名來源雖然不完整、不詳細(xì)、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時(shí)，以分類表為大綱，充實(shí)相關(guān)內(nèi)容，有利于編制工作的有序開展，同時(shí)避免大的漏洞。

二是編制技術(shù)檔案中的管理檔案時(shí)，必須充分利用已有的成果，補(bǔ)充技術(shù)檔案特有的文件材料，同時(shí)，剔除項(xiàng)目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡(jiǎn)便性、實(shí)用性。

三是注重全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗(yàn)評(píng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確定工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時(shí)在編制過程中吸收檔案業(yè)務(wù)骨干、工程管理人員、施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，了解建設(shè)過程及需求的優(yōu)勢(shì)，使歸檔范圍的制定更加符合項(xiàng)目的實(shí)際情況。

2.明確類目設(shè)置

石油工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué)，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著石油技術(shù)服務(wù)行業(yè)的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設(shè)工程項(xiàng)目文件時(shí)給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究石油技術(shù)服務(wù)行業(yè)檔案分類表的類目設(shè)置情況的基礎(chǔ)上，掌握類目設(shè)置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設(shè)階段為主線，結(jié)合文種進(jìn)行類目設(shè)置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎(chǔ)上，依照檔案分類學(xué)的原理，調(diào)整不合理的類目設(shè)置，增加個(gè)別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設(shè)置結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理、內(nèi)容更加完善。 轉(zhuǎn)

3.確定整理方式

按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件的整理方式，達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件，按照工程項(xiàng)目質(zhì)變過驗(yàn)評(píng)標(biāo)的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的結(jié)構(gòu)層次，設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱，在整理案卷時(shí)，按照檢驗(yàn)批文件、分項(xiàng)工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時(shí)，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

三、石油企業(yè)技術(shù)檔案管理的突破及其實(shí)施效果

1.工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范是面對(duì)全國各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足石油技術(shù)服務(wù)行業(yè)工程項(xiàng)目特別是的實(shí)際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍，從而解決建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要?dú)w檔的問題，為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。

2.工程項(xiàng)目文件的分類方法

編制項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，明確所有應(yīng)歸檔文件的分類號(hào)，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設(shè)置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高項(xiàng)目文件整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.工程項(xiàng)目文件的整理方法

編制項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，按照分類號(hào)、文件順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有項(xiàng)目文件，為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù)，為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。

項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導(dǎo)則實(shí)施后，項(xiàng)目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時(shí)，查找更加方便快捷，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、石油工程技術(shù)企業(yè)技術(shù)檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益

石油工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則適用于項(xiàng)目法人單位、建設(shè)管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、設(shè)備制造單位、試驗(yàn)單位等。 它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益：

提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)工程項(xiàng)目完成收集整理工作大約需要12人30個(gè)工作日，而現(xiàn)在用15個(gè)工作日即可完成，勞動(dòng)生產(chǎn)率提高100%。

豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；整理方法；數(shù)字化

檔案，作為電力企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，包含著豐富的知識(shí)信息和資源，是電力企業(yè)發(fā)展過程中一筆寶貴的財(cái)富。電力企業(yè)管理工作在當(dāng)下要緊跟時(shí)代和電力企業(yè)的發(fā)展步邁，要以管理創(chuàng)新、知識(shí)服務(wù)為主要工作目標(biāo)，嚴(yán)格和規(guī)范檔案整理方法，提高管理效益，并切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，從而為電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力的信息保障，促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

一、電廠企業(yè)檔案管理的整體原則

隨著信息社會(huì)的到來，企業(yè)的檔案工作也面臨著復(fù)雜的局面。而由于電力企業(yè)作為國民生活和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性，其檔案管理就尤為顯得重要而艱巨。電廠的檔案管理工作，首先應(yīng)從檔案的基本概念和基本規(guī)律入手，要求檔案管理工作人員具備這些基本的理論素養(yǎng)。對(duì)歸檔的材料遵循最基本的整理原則，電廠檔案材料整理的基本原則是：尋找材料之間的形成規(guī)律，探索和保持材料之間緊密而有機(jī)的聯(lián)系，對(duì)文件材料做不同的價(jià)值區(qū)分，以便于保管和利用。同時(shí)，對(duì)聲像檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。在時(shí)間上，應(yīng)在攝錄工作完成后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。在材質(zhì)上，必須是原版、原件，照片和其相應(yīng)的底片應(yīng)一并歸檔，應(yīng)沒有污跡、水斑、磨損和未發(fā)生變質(zhì)。

二、電廠企業(yè)對(duì)檔案文件的整理方法

在多年的實(shí)踐中，筆者所在企業(yè)摸索出一套符合企業(yè)自身發(fā)展的檔案整理方法。即以“件”為單位的、分別進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目等過程，并使之形成有序的聯(lián)系，以達(dá)到檔案管理的要求。

分類是檔案管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。筆者所在企業(yè)的對(duì)檔案分類的主要要求是：對(duì)歸檔的材料根據(jù)年份、問題（主題、機(jī)構(gòu)）、保存時(shí)間等幾個(gè)方面進(jìn)行分類，一個(gè)全宗內(nèi)（企業(yè)給立檔單位編制的代號(hào)）應(yīng)采用統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類方案。在這個(gè)總體分類要求下，具體再進(jìn)行細(xì)分。比如，凡企業(yè)內(nèi)比較齊全、職責(zé)固定的機(jī)構(gòu)，均采用“年度―機(jī)構(gòu)―保管期限”的分類方法；企業(yè)里，簡(jiǎn)單或職能交叉不便分類的機(jī)構(gòu)，采用“年度―問題―保管期限”的分類方法；產(chǎn)生檔案文件數(shù)量少的、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的，可采用“年度―保管期限”分類法等。

此外，筆者所在企業(yè)對(duì)檔案的保存期限做了劃分。凡是反映企業(yè)歷史面貌和重要職能活動(dòng)的檔案文件以及對(duì)企業(yè)和國家建設(shè)有影響和長(zhǎng)久利用價(jià)值的檔案材料，需要進(jìn)行永久保存；記錄企業(yè)一般的生產(chǎn)活動(dòng)，在一定長(zhǎng)度時(shí)間內(nèi)有參考價(jià)值的檔案文件，進(jìn)行30年的定期保存和管理；在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)企業(yè)有一定參考和利用價(jià)值的檔案文件，劃為10年的定期保管。

從機(jī)構(gòu)規(guī)模和時(shí)間性需求兩個(gè)方面對(duì)檔案文件進(jìn)行厘定，解決文件的保存和主次等問題。一般來說，經(jīng)過裝訂、分類等處理之后，歸檔章表現(xiàn)出一個(gè)規(guī)范、條理的面貌，其具體內(nèi)容包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、類別、頁數(shù)等。在此分類原則下，再對(duì)歸檔文件進(jìn)行逐件編目。對(duì)歸檔的文件目錄設(shè)置件號(hào)（填寫歸檔文件的排列順序號(hào)）、責(zé)任者（制發(fā)文件的組織或個(gè)人）、文號(hào)（文件的發(fā)文字號(hào)）、題名（文件標(biāo)題）、日期、頁數(shù)等項(xiàng)目。此外，歸檔文件目錄要制作和編制目錄索引，索引的主要內(nèi)容包括：保管期限、所在頁數(shù)、起止件號(hào)、備注等項(xiàng)目。最后，歸檔文件整理完畢，企業(yè)要求檔案管理人員按照年度分別填寫年度歸檔文件的整理說明。在這些說明中，企業(yè)檔案管理人員要說明年度歸檔文件的總數(shù)量，注明該年度歸檔文件補(bǔ)充、修改、移出等情況。此外，檔案管理人員還要注明歸檔材料的負(fù)責(zé)人。

需要注意的是，筆者所在企業(yè)對(duì)聲像檔案的分類基本按照“年度―問題”分類法，比如，“1行政管理”“2經(jīng)營管理”“3生產(chǎn)業(yè)務(wù)”等。聲像檔案按載體形式分別分為：照片、影片膠片、錄音磁帶、錄像磁帶、計(jì)算機(jī)光盤等。其中后四種載體的聲像材料的母膠片或原帶、原盤與其拷貝片或復(fù)制帶、拷貝盤不分別設(shè)類、以相同編號(hào)的正、副本方式區(qū)別之。同時(shí)要求在錄音、錄像帶分類時(shí)要把永久性和周轉(zhuǎn)性的分開，機(jī)密性的和一般性的分開，不同版本（原版、復(fù)制版、播出版）分開。

經(jīng)過這樣一個(gè)有序化的檔案整理過程，檔案呈現(xiàn)出有序、富有邏輯、可資利用的信息架構(gòu)，從而讓檔案成為企業(yè)建設(shè)和發(fā)展過程中重要的依據(jù)和不可或缺的一部分。

三、電廠企業(yè)檔案數(shù)字化處理

在今天的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)字化是企業(yè)檔案管理和建設(shè)中的一個(gè)終極指向。檔案數(shù)字化是指“利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫”。筆者所在企業(yè)在檔案管理、整理方法上所做的大量工作均為檔案的數(shù)字化做了富有“技術(shù)含量”和富有“邏輯成效”的工作。主要如下內(nèi)容：印刷品檔案的數(shù)字化、照片檔案的數(shù)字化、音像檔案的數(shù)字化、實(shí)物檔案的數(shù)字化等。同時(shí)要求，如果對(duì)室藏檔案無法一次性全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施。

對(duì)檔案數(shù)字化設(shè)計(jì)了一系列的環(huán)節(jié)，主要包括：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、成果管理等。在檔案管理模式的基礎(chǔ)上，筆者所在企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化做了進(jìn)一步嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?，以確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。比如，強(qiáng)調(diào)和規(guī)范檔案里面的相關(guān)目錄內(nèi)容；在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物等。

一個(gè)基于良好方法論和數(shù)字化邏輯的檔案信息系統(tǒng)，是一個(gè)現(xiàn)代化的電力企業(yè)不可缺少的一環(huán)，也是電廠企業(yè)在信息化建設(shè)中的追求目標(biāo)之一。電廠企業(yè)對(duì)檔案管理模式和數(shù)字化高度重視，并不斷探索，以努力適應(yīng)和滿足企業(yè)制度和信息現(xiàn)代化的要求，助推電力企業(yè)更好更快地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王雅琴.電力企業(yè)檔案管理：?jiǎn)栴}、成因與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2011（9）

[2]王向明.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)[D].復(fù)旦大學(xué)，2010

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關(guān)鍵詞：石油化工 檔案 管理

Abstract: Archives petrochemical engineering design is a kind of can directly record design thought and method, a true reflection of a historical process of petrochemical engineering design practice, industry and petrochemical engineering design archives in addition to the general characteristics of science and technology, also has its own characteristic. Full understanding and grasp of archives management in petrochemical engineering design units of various characteristics and management strategies, are important to the quality of archives management in petrochemical engineering design units to improve.

Keywords: Petrochemical archives management

中圖分類號(hào)：TU276.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)

檔案管理工作是企事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對(duì)傳承企業(yè)文化的重要工作。各個(gè)單位需要加強(qiáng)檔案管理工作，不斷建立健全檔案管理機(jī)制，把檔案管理工作納入發(fā)展管理規(guī)劃中去。提高關(guān)于石油化工工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理，做好工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的檔案收集和整理工作，促進(jìn)單位檔案的科學(xué)規(guī)范化，不斷推薦單位檔案工作的創(chuàng)新，有效利用和保護(hù)檔案，能夠更好的為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。

一、石油化工工程設(shè)計(jì)單位檔案的特點(diǎn)

（一）組成的成套性

通常一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目，石油化工工程設(shè)計(jì)單位需要把各種不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人才分成設(shè)計(jì)小組，按照程序開展設(shè)計(jì)工作，形成比較嚴(yán)密的文件材料系統(tǒng)，使得石油化工工程設(shè)計(jì)單位具有成套性。石油化工工程設(shè)計(jì)的檔案收集、整理，保管以及利用要求把工程的設(shè)計(jì)材料文件收集齊全。依據(jù)工程的不同階段進(jìn)行配套整理，系統(tǒng)的反映工程的技術(shù)設(shè)計(jì)信息， 不能把其他項(xiàng)目的圖紙混淆，保證檔案資料的完整齊全，方便以后的利用。

（二）形成的階段性

根據(jù)石油化工工程的設(shè)計(jì)工作的程序，一般一項(xiàng)工程需要有準(zhǔn)備階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段，如果前一個(gè)階段的設(shè)計(jì)工作不能完成，那么下一個(gè)階段的工作也不能徹底的開始，只能做一些準(zhǔn)備，前一階段的設(shè)計(jì)過程中用到的文件經(jīng)過批準(zhǔn)之后很可能成為后一個(gè)階段的設(shè)計(jì)依據(jù)。

（三） 內(nèi)容的專業(yè)性

一項(xiàng)石油化工的工程設(shè)計(jì)需要很多的不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員參與，相互配合。所以一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)方案材料是多個(gè)專業(yè)聯(lián)合創(chuàng)作的過程。不同的專業(yè)有著自己的專業(yè)性特點(diǎn)，所以，石油化工工程工程設(shè)計(jì)的檔案在分類歸檔過程中，需要考慮文件資料的專業(yè)性和專業(yè)之間的聯(lián)系性。不要把不同專業(yè)的技術(shù)信息文件混淆在一起。

（四）修改、補(bǔ)充的多變性

石油化工工程設(shè)計(jì)是從技術(shù)上對(duì)即將建造的工程的全面規(guī)劃，在施工的過程中對(duì)設(shè)計(jì)方案的修改情況是經(jīng)常出現(xiàn)的，如果設(shè)計(jì)的方案在某些地方出現(xiàn)了缺陷或者錯(cuò)誤，就需要及時(shí)的對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行補(bǔ)充修改。有些工程的設(shè)計(jì)圖紙經(jīng)過了多次的補(bǔ)充修改，有的設(shè)計(jì)圖紙成套作需要設(shè)計(jì)人員進(jìn)行重新的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)文件的修改或者變更是無法避免的，同時(shí)也是很有必要的，這也是石油化工工程檔案和其他一些單位的檔案管理的不同之處。如果設(shè)計(jì)方案出現(xiàn)更改的時(shí)候，必須要把設(shè)計(jì)更改的材料和工程設(shè)計(jì)的技術(shù)文件資料進(jìn)行配套的整理，確保石油化工工程設(shè)計(jì)檔案管理的準(zhǔn)確和完整。

（五）使用的通用性

石油化工工程設(shè)計(jì)本身就是一項(xiàng)具有創(chuàng)造性和繼承性的工程，設(shè)計(jì)師在繼承和借鑒別人優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行新的設(shè)計(jì)，石油化工工程設(shè)計(jì)的一些元素通用性強(qiáng)，設(shè)計(jì)的部分內(nèi)容可以進(jìn)行多次的使用，具有很強(qiáng)的通用性。石油化工工程設(shè)計(jì)檔案的通用性可以大大避免了單位的重復(fù)勞動(dòng)，加快設(shè)計(jì)的速度，提高單位的工作效率。

（六）數(shù)量浩大

石油化工工程設(shè)計(jì)的內(nèi)容比較多，過程復(fù)雜，形成各種各樣的設(shè)計(jì)圖紙和文件資料。圖紙文件資料的數(shù)量是浩大的，在歸檔管理上需要有足夠的存儲(chǔ)檔案的空間。同時(shí)做好檔案的信息化管理。

（七）使用價(jià)值的時(shí)效性

石油化工工程設(shè)計(jì)的檔案用于工程項(xiàng)目的次數(shù)還是比較多的，第一次利用發(fā)揮作用后還會(huì)有第二三次， 具有長(zhǎng)期的使用價(jià)值。但是工程設(shè)計(jì)檔案有部分經(jīng)過一定的時(shí)間之后就失去原來的利用價(jià)值，所以作為檔案管理人員還需要定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，把已經(jīng)失去價(jià)值或者價(jià)值不大的資料進(jìn)行銷毀或者保存到不常用的地方。

二、提高石油化工工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的策略

（一）落實(shí)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理

對(duì)于石油化工工程設(shè)計(jì)單位來說，合理的制定本單位的檔案管理制度，是有序的開展企業(yè)石油化工工程設(shè)計(jì)檔案工作的前提需要。從各方面比較全面的進(jìn)行規(guī)范石油化工工程設(shè)計(jì)單位在檔案工作的過程中遇到的各種實(shí)際問題，能夠及時(shí)的對(duì)相關(guān)石油化工工程設(shè)計(jì)工作檔案管理制度進(jìn)行制定，做好文件的歸檔工作對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，提升石油化工工程設(shè)計(jì)單位整體的檔案管理水平是十分必要的。在建立檔案管理制度的同時(shí)，必須要把檔案管理制度落實(shí)到工作中去，抓好對(duì)石油化工工程設(shè)計(jì)單位檔案工作質(zhì)量的考核。單位通過對(duì)各項(xiàng)制度的制定和落實(shí)，對(duì)于解決石油化工工程設(shè)計(jì)單位在發(fā)展中遇到的新問題，提高石油化工工程設(shè)計(jì)單位關(guān)于檔案管理的工作質(zhì)量，規(guī)范企業(yè)的檔案管理有著十分重要的意義。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理，促進(jìn)檔案管理改革

石油化工工程設(shè)計(jì)單位要把檔案的信息化管理工作認(rèn)真抓起來。工程設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等檔案可以為石油化工工程設(shè)計(jì)單位以后的工作提供參考，同時(shí)也是非常重要的憑證作用，但是傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方法比較落后，查閱起來也不是很方便。工程檔案的信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)信息的數(shù)字化，不同的工作人員依據(jù)自身崗位的權(quán)限，可以隨時(shí)通過計(jì)算機(jī)查閱瀏覽所需要的工程圖紙、資料和相關(guān)的其他信息。石油化工工程設(shè)計(jì)單位的檔案信息化管理，提高了整個(gè)企業(yè)的檔案工作水平，方便了工作。同時(shí)企業(yè)也可以在單位相關(guān)的網(wǎng)頁，把工程的信息上傳到網(wǎng)上，方便了交流和溝通。石油化工工程設(shè)計(jì)單位要積極的推薦企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程和電子文件的管理。盡早實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。

（三）把握重點(diǎn)工程建設(shè)，抓好項(xiàng)目檔案管理的全過程

作為石油化工工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理，是需要把項(xiàng)目工程從開始設(shè)計(jì)規(guī)劃到最后竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程中產(chǎn)生的資料、文件、圖紙進(jìn)行歸檔的。需要認(rèn)真做好關(guān)于重點(diǎn)工程的檔案記錄，注重對(duì)工程設(shè)計(jì)在各個(gè)不同階段時(shí)期的資料信息的收集歸檔。對(duì)工程的相關(guān)文件材料要同步的積累和管理，保證歸檔的質(zhì)量。由于工程施工一般周期比較長(zhǎng)，整個(gè)過程中產(chǎn)生的文件數(shù)量大，種類也比較多。這也給石油化工工程設(shè)計(jì)單位的檔案收集，保管，整理和利用造成了一定程度的困難，帶來很大的工作量。檔案管理工作人員要根據(jù)工程的進(jìn)度，對(duì)工程的材料及時(shí)收集，保證檔案歸檔的完整準(zhǔn)確性。

總之，石油化工工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的特點(diǎn)是由設(shè)計(jì)單位自身的性質(zhì)以及石油化工工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的規(guī)律所決定的。在石油化工工程設(shè)計(jì)的過程中會(huì)產(chǎn)生一定的技術(shù)設(shè)計(jì)成果，對(duì)這些工程設(shè)計(jì)成果重要的記錄載體就是單位的工程設(shè)計(jì)檔案。充分的認(rèn)識(shí)和掌握石油化工工程設(shè)計(jì)單位檔案管理的各種特點(diǎn)以及管理策略可以不斷提高設(shè)計(jì)單位的水平，發(fā)揮檔案管理的作用，為石油化工工程設(shè)計(jì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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篇8

1.1管理力量薄弱

當(dāng)前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。同時(shí)，由于檔案管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.2對(duì)檔案的重視程度不夠

長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。輕視檔案工作的思想表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。同時(shí)，還認(rèn)為檔案工作不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。部分基層檢察院的檔案人員只注重檔案資料收集、整理和保管，對(duì)檔案資料進(jìn)行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門查閱，正是由于有了輕視檔案工作的思想，沒有意識(shí)到檔案的開發(fā)與利用在檔案信息化建設(shè)中的重要性，沒有最大限度的開發(fā)利用檔案，都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作積極性不高。

1.3 檔案管理不夠規(guī)范，檢索效率不高

檔案是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是檔號(hào)不規(guī)范。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.4 檔案利用率低，未發(fā)揮最大效用

檔案在利用率上很低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層院對(duì)檔案資源主要用于提供領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路；提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”和提供在執(zhí)法監(jiān)督中，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開發(fā)利用方法。檔案資源的利用程度與作用發(fā)揮，在很大程度上取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎(chǔ)。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實(shí)現(xiàn)時(shí)效性、綜合性的特征。

2 檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理整改

首先，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作力度。我們認(rèn)真梳理了檔案管理存在的問題，認(rèn)真編研材料編撰、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個(gè)重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無論在數(shù)量上，還是在內(nèi)容上，都得到了不斷的充實(shí)。其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人員。我們要在對(duì)照檢查的基礎(chǔ)上，對(duì)需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限。第三、重視建章立制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，形成了一套比較完整的檔案管理制度。同時(shí)，檔案員加強(qiáng)對(duì)達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)股室及時(shí)完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。

2.2 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

首先，分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大些瘄利用率高低，是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。其次，對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案。如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

2.3 高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項(xiàng)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時(shí)，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。因此，我們要對(duì)檔案管理工作給予了高度重視，必須強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。第三，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為不可爭(zhēng)議的現(xiàn)實(shí)。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。另外，各種新型載體檔案的儲(chǔ)備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動(dòng)。為了適應(yīng)時(shí)展需要，使我國檔案管理工作與各項(xiàng)工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo)，并制定了詳細(xì)的工作方案，為最終實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。

2.4 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。同時(shí)，為了確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性，檔案人員應(yīng)當(dāng)采取前端界入、過程控制的方法。因此，在推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

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【關(guān)鍵詞】工傷保險(xiǎn) 檔案管理 科學(xué)管理

工傷保險(xiǎn)檔案是指企業(yè)職工在工作的過程中遭受意外傷害，在就醫(yī)過程中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表、電子文檔材料等，是工傷認(rèn)定過程的真實(shí)反映，也是勞動(dòng)能力鑒定的重要依據(jù)，還是單位維權(quán)的憑證。

一個(gè)完整的工傷保險(xiǎn)檔案要經(jīng)過工傷快報(bào)、工傷認(rèn)定、停工留薪審批、勞動(dòng)能力鑒定等階段，還要要經(jīng)過經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)醫(yī)院等相關(guān)機(jī)構(gòu)部門，程序繁瑣、工作量大。因此需要加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)檔案的管理，提高人員素質(zhì)，及時(shí)收集，按時(shí)歸檔，嚴(yán)格交接，推動(dòng)工傷保險(xiǎn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及其存在的問題

（一）檔案管理科學(xué)化的必要性

檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，檔案材料無須零散保存，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。檔案也是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的窗口。工傷保險(xiǎn)檔案科學(xué)化檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)效益有重要影響，能提高績(jī)效，增加效益。

（二）檔案管理存在的問題

檔案管理重視程度低：各單位往往重視財(cái)務(wù)、人事、組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。

檔案管理模式落后：目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模，但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，整體上處于零散無序狀態(tài)。

檔案管理科學(xué)化水平低。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。

二、工傷保險(xiǎn)的檔案管理科學(xué)化的具體措施

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)。檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施，舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適各地各層面的工商保險(xiǎn)檔案工作作制度。

（一）構(gòu)建科學(xué)化工傷保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制

只要符合國家檔案法規(guī)，就可以一切從實(shí)際出發(fā)，建立工傷保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，保證檔案能夠及時(shí)、完整的收集、保管和提供有效利用。編制分類方案和規(guī)則制度，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片資料，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。根據(jù)各地各單位的實(shí)際情況和具體要求，制定工傷檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確各地各單位工傷檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容等。

在編制分類方案時(shí)，要正確區(qū)分和把握政策性文件、業(yè)務(wù)性文件、工傷財(cái)務(wù)文件、工傷備案材料、工傷保險(xiǎn)醫(yī)療待遇核定材料等相關(guān)材料，根據(jù)工傷材料的形成規(guī)律，對(duì)工傷材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量等進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工傷保險(xiǎn)待遇分類，使檔案資料做到分類準(zhǔn)確、方便管理，保持其整體功能。并將立好的工傷檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立基層工商保險(xiǎn)檔案組織

抓好工傷保險(xiǎn)檔案工作，要從思想上重視工傷檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求工傷檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。建立起基層檔案管理組織，要明確有關(guān)人員與部門的職責(zé)，用制度管人辦事，將工傷保險(xiǎn)檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料。作為檔案人員，應(yīng)有針對(duì)性地列出所收集的資料名目，自企業(yè)報(bào)送工傷材料開始，就積極介入。

（三）科學(xué)利用信息化手段

檔案信息化是工傷保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的需求，也是改善自身檔案管理的需要。在機(jī)關(guān)單位進(jìn)行信息化建設(shè)，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，信息編目，信息檢索和信息傳輸。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔的紙質(zhì)文件與歸檔的電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的素質(zhì)培訓(xùn)，完善規(guī)章制度

工傷檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及到參保人員的基礎(chǔ)信息，這些信息關(guān)系著參保對(duì)象的權(quán)益和享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇。檔案館的專業(yè)人員，應(yīng)針對(duì)檔案的具體情況，手把手地從工傷保險(xiǎn)檔案基本材料收集整理、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高實(shí)際操作能力。

組織各地相關(guān)單位檔案人員及其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于工傷檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，在各部門間形成檔案共識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。

三、結(jié)語

總之，工傷保險(xiǎn)檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)工傷保險(xiǎn)檔案的信息化，達(dá)到工傷保險(xiǎn)檔案信息的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)高效適用的檔案管理和利用。

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［關(guān)鍵詞］標(biāo)準(zhǔn)化；檔案信息化建設(shè)；規(guī)范體系；重要性

0引言

近年來，國家檔案局、國資委針對(duì)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)目標(biāo)陸續(xù)出臺(tái)了一些新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，當(dāng)下的檔案建設(shè)工作主要體現(xiàn)在電子文件中心建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)、電子文件管理與檔案信息資源開發(fā)利用等方面。在這一輪特色鮮明的檔案信息化建設(shè)大背景下，如何結(jié)合企業(yè)自身檔案管理工作特點(diǎn)，建立科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尤為重要。企業(yè)檔案工作新理念是在認(rèn)識(shí)檔案的信息和知識(shí)屬性基礎(chǔ)上，把檔案信息資源確立為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性核心信息資源。建立核心信息資源管理理念，既是目前企業(yè)信息化建設(shè)的需要，也是未來企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要，更是檔案工作管理創(chuàng)新的必然，標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體現(xiàn)的建設(shè)也就成了管理改革創(chuàng)新的重頭戲，本文主要以企業(yè)檔案信息化工作的具體建設(shè)來闡述標(biāo)準(zhǔn)化工作在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的重要性。

1檔案信息化建設(shè)的必然性

檔案工作是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，檔案工作必須適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。企業(yè)在信息化建設(shè)工作的初期編制信息化建設(shè)指導(dǎo)綱領(lǐng)，描述了企業(yè)的未來信息工作管理體制、組織結(jié)構(gòu)及主要工作內(nèi)容，提出了信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的優(yōu)先次序和項(xiàng)目初步的解決方案，其中檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略之一，體現(xiàn)在以下方面。

1．1標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

檔案工作從實(shí)體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變是新形勢(shì)下企業(yè)管理對(duì)檔案工作的要求。相應(yīng)的工作模式轉(zhuǎn)變，依據(jù)國家及行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、制度，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度必須結(jié)合新的工作形式及要求完成制定，更好地規(guī)范指導(dǎo)企業(yè)檔案信息化工作。

1．2業(yè)務(wù)需求的必然性

隨著“珍存企業(yè)記憶、提升公司價(jià)值、構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)信息共享”檔案工作目標(biāo)的制定，檔案業(yè)務(wù)工作的明確。具體需要大力開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，發(fā)揮企業(yè)檔案工作的信息作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作為企業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)的主要任務(wù)和宗旨，展現(xiàn)企業(yè)檔案工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的地位和作用。

1．3資源集成的必然性

企業(yè)的信息化工作經(jīng)過井噴式的發(fā)展，即將完成從集中建設(shè)向集成應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)化，加之大多數(shù)企業(yè)數(shù)字化、集成化和智能化逐步開展，信息資源的集中管理需求在檔案業(yè)務(wù)中日益凸顯，對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了更高的管理要求。

1．4信息價(jià)值的必然性

應(yīng)用產(chǎn)生效益，信息資源的價(jià)值必須通過業(yè)務(wù)應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)。信息資源開發(fā)利用是當(dāng)前信息化建設(shè)工作的核心，在確保信息資源和系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)上，通過專業(yè)檔案管理平臺(tái)，更廣泛共享資源，更深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，努力提高資源利用效率，提升資源價(jià)值。

2標(biāo)準(zhǔn)化在檔案信息化建設(shè)中的指導(dǎo)作用

企業(yè)開始檔案信息化整體建設(shè)之前，部分下屬單位通過該企業(yè)整體信息化工作的帶動(dòng)，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)、完成了目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、相應(yīng)地制修訂了一些檔案信息化的規(guī)章制度，信息化建設(shè)取得了階段性的重要成果。但從企業(yè)整體來看，各下屬單位檔案信息化水平參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的管理平臺(tái)，執(zhí)行的業(yè)務(wù)管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一，信息資源共享程度相對(duì)較低，不能適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，檔案信息化建設(shè)亟需進(jìn)一步加強(qiáng)。在這樣的情況下，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行原則，統(tǒng)一并建立了完整的業(yè)務(wù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，保證標(biāo)準(zhǔn)化工作在管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)層面為公司檔案信息化建設(shè)的開展尤為重要。

2．1編制統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范

充分調(diào)研企業(yè)下屬單位檔案管理的實(shí)際，結(jié)合國家及企業(yè)檔案分類、標(biāo)識(shí)、著錄規(guī)則，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及流程，納入企業(yè)檔案工作規(guī)定，制定信息化管理要求，編制企業(yè)《檔案管理手冊(cè)》。其中重點(diǎn)對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范進(jìn)行規(guī)范。包括對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)范、流程進(jìn)行重新梳理，并在后期的系統(tǒng)設(shè)計(jì)上將業(yè)務(wù)規(guī)范向系統(tǒng)流程靠攏，實(shí)現(xiàn)兩者的相對(duì)統(tǒng)一，在遵循規(guī)范統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求。（1）統(tǒng)一分類。廣泛征求各單位意見，結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，確定檔案分類原則及具體類別。（2）統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。按照信息化條件下簡(jiǎn)化整理的原則，統(tǒng)一全宗號(hào)和檔號(hào)，簡(jiǎn)單直觀，易于理解。（3）統(tǒng)一著錄項(xiàng)。根據(jù)類別及具體檔案業(yè)務(wù)特色，分公共著錄項(xiàng)、公共必著項(xiàng)、專有著錄項(xiàng)，并確定具體的數(shù)量。（4）統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程。按類別及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自上而下統(tǒng)一企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程。（5）統(tǒng)一報(bào)表格式。結(jié)合實(shí)際檔案報(bào)表需求，區(qū)分業(yè)務(wù)用表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

2．2制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要對(duì)海量的電子文件進(jìn)行歸檔管理。針對(duì)歸檔電子文件的格式及元數(shù)據(jù)需求，參考國家及檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)歸檔電子文件的特點(diǎn)，形成了該企業(yè)的《歸檔電子文件格式規(guī)范》《歸檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（1）合規(guī)的歸檔電子文件格式是電子文件長(zhǎng)期、有效保存的基礎(chǔ)保障，規(guī)范歸檔電子文件的格式是保障檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮知識(shí)內(nèi)容管理平臺(tái)、滿足檔案管理利用需求的重要環(huán)節(jié)之一。《歸檔電子文件格式規(guī)范》規(guī)定了歸檔電子文件長(zhǎng)期保存格式應(yīng)具有的特征和選擇原則，并給出了電子文件歸檔格式和利用格式的要求。（2）《歸檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障和重要內(nèi)容，規(guī)范歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)有助于跟蹤電子文件的全生命周期和提高電子文件的后期利用水平?！稓w檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》規(guī)定了歸檔電子文件元數(shù)據(jù)的元素、結(jié)構(gòu)、表述方法和表述，并給出了有關(guān)封裝格式的定義。

3檔案信息化建設(shè)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)體系形成的推動(dòng)

建設(shè)統(tǒng)一、先進(jìn)、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。在檔案信息化建設(shè)前期通過標(biāo)準(zhǔn)化的制定保障了項(xiàng)目建設(shè)的順利開展。同時(shí)在項(xiàng)目建設(shè)過程中，通過檔案信息化工作的日益成熟，分層次系統(tǒng)地梳理現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)，查漏補(bǔ)缺，逐步形成了標(biāo)準(zhǔn)體系。由管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)方面全方位支撐業(yè)務(wù)的運(yùn)行，形成統(tǒng)一、科學(xué)、高效的檔案工作體系。

3．1檔案數(shù)字化規(guī)范

形成企業(yè)數(shù)字化規(guī)范。規(guī)定了紙質(zhì)、照片、錄音、錄像和縮微膠片檔案數(shù)字化工作的基本原則、處理流程和技術(shù)要求。

3．2檔案分類規(guī)范

形成企業(yè)檔案分類規(guī)范。規(guī)定檔案分類原則和分類方法。適用于檔案的分類整理。

3．3檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范

形成企業(yè)檔案標(biāo)識(shí)規(guī)范。規(guī)定了檔案全宗號(hào)、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)，檔案標(biāo)識(shí)的編制原則和編制方法。適用于檔案全宗號(hào)、檔號(hào)的編制。

3．4檔案著錄規(guī)范

形成企業(yè)檔案著錄規(guī)范。規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄用文字、著錄信息源以及著錄項(xiàng)目細(xì)則。

3．5檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范

形成企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范。規(guī)定了信息化檔案業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、利用與編研、統(tǒng)計(jì)。適用于檔案業(yè)務(wù)管理工作。

4結(jié)語

任何企業(yè)管理的本質(zhì)可以從效率體現(xiàn)，建立并執(zhí)行科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)體系，是企業(yè)發(fā)展的管理創(chuàng)新手段之一，也是企業(yè)能高效運(yùn)行的制度保障。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展要始終按照“堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升發(fā)展質(zhì)量”的總體目標(biāo)，無論是檔案管理還是其他領(lǐng)域的業(yè)務(wù)管理，標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)新管理理念，建立和執(zhí)行統(tǒng)一、先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使工作過程有標(biāo)準(zhǔn)可依、工作環(huán)節(jié)可控，提升管理質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，任何時(shí)候都是行之有效的方式。

主要參考文獻(xiàn)

［1］李和平．《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南［M］．北京：中國檔案出版社，2010.