導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇項(xiàng)目檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)項(xiàng)目；檔案管理；有效方法

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點(diǎn)，是今后運(yùn)行維護(hù)、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評(píng)優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項(xiàng)問(wèn)題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實(shí)準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的管理問(wèn)題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開(kāi)展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國(guó)相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計(jì)單位沒(méi)有將歷次的設(shè)計(jì)變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工實(shí)際情況。監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場(chǎng)文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補(bǔ)材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營(yíng)業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動(dòng)頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點(diǎn)，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開(kāi)展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開(kāi)展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行。其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門開(kāi)展項(xiàng)目檔案中間檢查，使檔案人員無(wú)法隨工程進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過(guò)程管控，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過(guò)程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問(wèn)題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中沒(méi)有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒(méi)有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因?yàn)榍捌诤炗喌暮贤瑓f(xié)議中沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進(jìn)行明確。另一個(gè)原因是人員的歸檔意識(shí)淡薄造成，一些項(xiàng)目前期文件如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后沒(méi)有即時(shí)移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒(méi)有遵從項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡(jiǎn)明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案信息化管理水平要求也越來(lái)越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機(jī)和條目式錄入的單一手段，沒(méi)有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺(tái)的業(yè)務(wù)功能過(guò)于簡(jiǎn)單，信息化手段運(yùn)用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒(méi)有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢(shì)。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的方法

（1）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。項(xiàng)目檔案管理體系構(gòu)成要以我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)明確檔案管理規(guī)章制度使項(xiàng)目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入到企業(yè)的工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項(xiàng)目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題，使項(xiàng)目檔案管理工作開(kāi)展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達(dá)到實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項(xiàng)目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對(duì)檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實(shí)、專業(yè)人才缺乏的問(wèn)題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)?？梢圆捎脤I(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進(jìn)行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績(jī)效激勵(lì)機(jī)制，將檔案工作人員的業(yè)績(jī)與工資績(jī)效、職稱評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，誰(shuí)主辦、誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”的原則。項(xiàng)目立項(xiàng)后檔案管理人員應(yīng)編制項(xiàng)目檔案管理策劃方案，對(duì)檔案收集、整理、組卷、完成時(shí)限等要求向建設(shè)單位與參建單位進(jìn)行檔案工作交底。項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收。即項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行文件材料跟蹤管理；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過(guò)合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項(xiàng)目檔案管理里程碑計(jì)劃，檔案管理部門對(duì)建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強(qiáng)檔案過(guò)程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進(jìn)行項(xiàng)目竣工文件的歸檔審查與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收通過(guò)后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對(duì)于滯后移交項(xiàng)目文件的參建單位，可以采用延期項(xiàng)目結(jié)算或抵扣風(fēng)險(xiǎn)抵押金等方法來(lái)牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項(xiàng)目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項(xiàng)目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項(xiàng)目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過(guò)細(xì)節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個(gè)方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購(gòu)置如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍。④開(kāi)展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點(diǎn)是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無(wú)形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語(yǔ)

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國(guó)有資產(chǎn)，是項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評(píng)選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢(shì)下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始直到竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過(guò)程的順利進(jìn)行，必須切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]李小燕，趙宏志.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理方法的探討[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)，2015，34（22）：116~118.

[2]羅蘭.淺談供電企業(yè)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）：42~43.

[3]萬(wàn)麗娟.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的探討[J].貴州電力技術(shù)，2013，16（07）：92~94.

[4]鄭洪華.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新模式的探索與實(shí)踐[A].檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新———2013年全國(guó)青年檔案工作者研討會(huì)論文集[C].國(guó)家檔案局，2013：6.

篇2

信息化狀態(tài)下，各行業(yè)都需要實(shí)時(shí)性的信息。企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)中，信息是不可忽視的。作為信息的載體，檔案材料可用于保留信息。信息經(jīng)過(guò)存檔，被保存為某些文件或圖片、錄音視頻等資料。完善信息檔案項(xiàng)目，能夠推進(jìn)持久的企業(yè)進(jìn)步，檔案項(xiàng)目表現(xiàn)出必要的價(jià)值。但實(shí)際上，信息檔案項(xiàng)目也會(huì)耗費(fèi)成本，管理信息檔案需要支出成本。針對(duì)信息檔案項(xiàng)目，有必要解析成本管理的價(jià)值；結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，優(yōu)選最佳的成本管理方法。

【關(guān)鍵詞】

信息檔案項(xiàng)目；成本管理；方法探析

經(jīng)濟(jì)在快速進(jìn)步，各行業(yè)都不可缺失保存的信息檔案。信息檔案被看作重要文件，隨時(shí)可以調(diào)用并且查閱。企業(yè)在日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，信息檔案應(yīng)能發(fā)揮必要的價(jià)值，體現(xiàn)出促進(jìn)性。管理信息檔案，就要衡量全方位的檔案管理成本，有序調(diào)配這些成本。嚴(yán)格監(jiān)督管控這些成本，才能減低信息檔案耗費(fèi)的總體成本，確保最優(yōu)的實(shí)效性。企業(yè)要接納新的認(rèn)識(shí)，有序管理現(xiàn)有的信息檔案，采納成本管理的新思路進(jìn)行全方位優(yōu)化。

一、成本管理的必要性

各行業(yè)都要構(gòu)建信息檔案，尤其各類企業(yè)。在行業(yè)的內(nèi)部，日常性的所有活動(dòng)都配備了必要的檔案，信息檔案因而收錄了多樣的日常信息。信息檔案可分成外部及內(nèi)部這樣兩類，應(yīng)能準(zhǔn)確收錄信息并且歸檔，制作出系統(tǒng)性的完整信息檔案。從目前來(lái)看，信息檔案含有技術(shù)類的資料、生產(chǎn)性的資料、其他相關(guān)資料。通常來(lái)看，信息檔案有著可參照的價(jià)值，應(yīng)當(dāng)妥善保留[1]。同時(shí)，信息檔案也呈現(xiàn)為綜合性，是綜合的信息。隨著行業(yè)的完善，經(jīng)營(yíng)及生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)都增設(shè)了檔案。信息檔案作為必要的項(xiàng)目，也會(huì)消耗掉某一比例的行業(yè)成本。唯有科學(xué)監(jiān)督，才能杜絕不必要的額外浪費(fèi)，減低總體的支出。信息檔案設(shè)定的成本管理融匯了較多內(nèi)涵，也涉及多樣的監(jiān)管環(huán)節(jié)。經(jīng)過(guò)深入解析，設(shè)定了全面的檔案成本管控。

二、成本管理現(xiàn)狀

信息檔案項(xiàng)目表現(xiàn)出系統(tǒng)性，信息檔案保留下來(lái)的多樣信息都反映著平日經(jīng)營(yíng)的具體狀態(tài)，是珍貴的參照。從現(xiàn)存狀態(tài)看，較多企業(yè)并沒(méi)能擁有持久且穩(wěn)定的信息檔案，構(gòu)建檔案的時(shí)限也是較短。企業(yè)仍沒(méi)能接納更高層次的成本管理，存在各類的弊病。詳細(xì)來(lái)看，成本管理表現(xiàn)出如下缺陷：首先，信息存檔及監(jiān)管配備的人員并沒(méi)能擁有最優(yōu)的水準(zhǔn)，素質(zhì)仍有待提升。成本管理包含著專門知識(shí)，表現(xiàn)為專業(yè)性。針對(duì)于成本監(jiān)管，也需配備最合適的人才。但是從目前看，信息檔案配備的成本管理人員傾向于忽視細(xì)微的成本監(jiān)督，覺(jué)得無(wú)關(guān)緊要。某些人員缺失必備的責(zé)任意識(shí)，檔案成本管理因而停滯，阻礙到持久的企業(yè)進(jìn)步[2]。其次，從核算角度看，各階段的核算并不精準(zhǔn)，缺失了指引性。針對(duì)多樣的項(xiàng)目，都需核算得出精準(zhǔn)的成本。通常來(lái)看，企業(yè)都注重于平日內(nèi)的生產(chǎn)成本，卻忽視了隱含的檔案管控成本。對(duì)于各項(xiàng)目配備的檔案，企業(yè)并沒(méi)能明確總體成本，經(jīng)常造成浪費(fèi)。信息檔案收錄了全面的行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，檔案成本的核算也應(yīng)涵蓋全面的要素。但與此同時(shí)，核算檔案也是有期限的，應(yīng)當(dāng)把核算的流程控制于給定的期限內(nèi)，做好成本核算。某些情形下，為確保準(zhǔn)時(shí)予以交付檔案，經(jīng)常選擇壓縮檔案并且簡(jiǎn)化原本的核算流程。這樣做之后，檔案成本核算就趨向于形式，忽視了成本管控的真正價(jià)值。第三，在成本管理中，相關(guān)人員也沒(méi)能提升必要的意識(shí)，經(jīng)常忽視成本。時(shí)代在不停變更，但與之相應(yīng)的成本監(jiān)管意識(shí)卻沒(méi)能隨之提升。在部分行業(yè)內(nèi)，成本管理者仍秉持傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，沒(méi)能擬定明確的職責(zé)。這樣的狀態(tài)下，信息檔案消耗的某些成本沒(méi)能被歸入核算范圍，造成額外浪費(fèi)。在檔案分類時(shí)，也沒(méi)能采納最適宜的標(biāo)準(zhǔn)，混同了各類檔案，因此也沒(méi)能劃分詳細(xì)的成本。

三、探析合適的管理方法

（一）提升綜合水準(zhǔn)。信息檔案特定的成本管理應(yīng)當(dāng)確保精準(zhǔn)，成本管理相關(guān)的職員就要擁有更優(yōu)的綜合水準(zhǔn)，不斷接納新式的認(rèn)識(shí)。詳細(xì)來(lái)看，綜合水準(zhǔn)包含著責(zé)任意識(shí)、更高層次的專門核算知識(shí)、細(xì)致的耐心等。項(xiàng)目成本的調(diào)控及監(jiān)管應(yīng)被看成首要的，要設(shè)定適當(dāng)?shù)目傮w規(guī)劃，依照擬定的流程予以監(jiān)督。為此，企業(yè)應(yīng)能增設(shè)日常性的培訓(xùn)，宣傳成本管控的必要性[3]。在這種基礎(chǔ)上，提升全面的監(jiān)管水準(zhǔn)，杜絕細(xì)微的成本偏差及漏洞。

（二）設(shè)定健全的機(jī)制。從目前來(lái)看，檔案成本管理已被逐漸接納，但仍沒(méi)能配備健全的機(jī)制。若要優(yōu)化成本、強(qiáng)化日常的監(jiān)管，首要步驟應(yīng)為增設(shè)全方位的機(jī)制。健全成本管理，完善現(xiàn)今的監(jiān)管機(jī)制。唯有健全了機(jī)制，才能杜絕隱含的差錯(cuò)，規(guī)避額外成本的浪費(fèi)。在健全機(jī)制時(shí)，企業(yè)也需結(jié)合實(shí)情，全方位解析并且探究。

（三）強(qiáng)化常態(tài)的成本監(jiān)督。信息檔案并非直接關(guān)系著平常的生產(chǎn)，管理人員常常覺(jué)得信息檔案與經(jīng)濟(jì)收益并不相關(guān)，因而忽視監(jiān)督。然而若能強(qiáng)化這一環(huán)節(jié)內(nèi)的成本管控，將會(huì)為企業(yè)節(jié)省更多的資金，用于經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)[4]。

結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)今階段內(nèi)，信息檔案融匯了多樣的資料及情報(bào)，是企業(yè)可參照的必要材料。在監(jiān)管信息檔案的進(jìn)程中，唯有全面調(diào)控成本，才能從根本入手優(yōu)化常規(guī)的檔案管理。對(duì)于信息檔案，應(yīng)當(dāng)增設(shè)全方位的成本管控，真正縮減檔案開(kāi)發(fā)及構(gòu)建的成本。從現(xiàn)狀看，信息檔案項(xiàng)目配備的成本管理仍沒(méi)能完善，有待持久的改進(jìn)。應(yīng)當(dāng)歸納珍貴的成本管理經(jīng)驗(yàn)，用最小成本創(chuàng)設(shè)最優(yōu)的檔案管理成效。

作者：李海艷 單位：吉林省四平市伊通滿族自治縣檔案局

參考文獻(xiàn)：

[1]杜登梅.高校檔案信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本估算探析[J].中國(guó)科技信息,2012(15):103-104+107.

[2]杜登梅.高校檔案信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度管理研究[J].科技資訊,2012(33):251-254.

篇3

關(guān)鍵詞：水利工程；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

中圖分類號(hào)：TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴(kuò)大，城市建設(shè)日新月異，尤其是水利工程建設(shè)也被提上了城市建設(shè)的重要議事日程。在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，工程的檔案管理也就顯得尤為重要。如何對(duì)工程檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，采取有效的控制措施，確保工程檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，這就給檔案工作者提出了新的要求。

1、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的意義

水利工程建設(shè)項(xiàng)目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于水利工程建設(shè)的整個(gè)流程中，主要包括記錄兩方面的內(nèi)容。

1.1、水利工程建設(shè)中的資料

例如工程建設(shè)的流程、原材料的信息、質(zhì)量分析、工程質(zhì)量各階段驗(yàn)收信息等。

1.2、在水利工程建設(shè)完成后試運(yùn)行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關(guān)信息時(shí)獲得詳細(xì)的資料，不僅在發(fā)生問(wèn)題糾紛時(shí)有據(jù)可查，而且在水利工程的后續(xù)使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

我國(guó)的水利工程建設(shè)項(xiàng)目取得了較快的發(fā)展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績(jī)，不過(guò)仍然存在著許多的問(wèn)題，下面對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1、檔案管理制度不健全

水利工程建設(shè)單位往往重視工程的施工建設(shè)工作，對(duì)文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過(guò)程中存在許多的問(wèn)題，從而導(dǎo)致信息資料的內(nèi)容不夠詳細(xì)，缺乏相應(yīng)的重點(diǎn)項(xiàng)目，往往只是進(jìn)行膚淺的描述，沒(méi)有進(jìn)行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時(shí)，最終使檔案的管理在日常工作中表現(xiàn)出一定的滯后性，而這些問(wèn)題的根本原因是由于管理制度不健全。

2.2、缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構(gòu)成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長(zhǎng)期在水利工程建設(shè)中工作的人員，這部分人員專業(yè)知識(shí)水平更新較差，不擅長(zhǎng)進(jìn)行專業(yè)的檔案管理，另一類是剛進(jìn)入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法保證檔案的管理質(zhì)量。因此，由于水利工程建設(shè)單位缺乏相關(guān)的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒(méi)有很好地落實(shí)。

2.3、檔案信息收集存在問(wèn)題

水利工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負(fù)責(zé)人員送交的資料進(jìn)行檔案整理，沒(méi)有親自進(jìn)行檔案的收集，因此無(wú)法對(duì)檔案信息的完整性和真實(shí)性進(jìn)行辨別。

另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過(guò)程中對(duì)檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關(guān)重要的問(wèn)題信息。

2.4、檔案管理的方式落后

當(dāng)前計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域得到了應(yīng)用，不過(guò)在水利工程的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平仍然不高，許多水利工程建設(shè)單位仍然采取傳統(tǒng)的文字資料存檔的方式，而且在一些應(yīng)用了計(jì)算機(jī)管理的水利工程建設(shè)單位中，也僅僅是將計(jì)算機(jī)作為一個(gè)記錄的工具，沒(méi)有形成利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會(huì)。、

3、進(jìn)一步完善水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

3.1、健全管理制度

從水利工程建設(shè)單位的管理方面考慮，要進(jìn)一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來(lái)約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵(lì)制度，將責(zé)任落實(shí)到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細(xì)致化、科學(xué)化，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以對(duì)崗位人員進(jìn)行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認(rèn)真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水平

提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹(shù)立人才是第一資源的觀念，堅(jiān)持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批熱愛(ài)檔案事業(yè)、具有專門知識(shí)和技能的檔案人才。通過(guò)不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學(xué)習(xí)班及學(xué)習(xí)各種檔案法律、法規(guī)，學(xué)習(xí)水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識(shí)、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務(wù)和管理水平。在工程建設(shè)和檔案管理過(guò)程中，可通過(guò)開(kāi)辦各類培訓(xùn)班或舉行座談會(huì)等多種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.3、制定切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案分類方案

全宗是我國(guó)檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應(yīng)樹(shù)立全新的全宗理念，應(yīng)以全宗為對(duì)象進(jìn)行。為了保證一個(gè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料的系統(tǒng)與完整，項(xiàng)目法人應(yīng)對(duì)該項(xiàng)目建設(shè)的所有文件材料進(jìn)行統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)，實(shí)行封閉管理，不得與有關(guān)機(jī)關(guān)的文件材料交叉運(yùn)行，以確保該項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。項(xiàng)目法人在項(xiàng)目劃分完成后，要根據(jù)單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個(gè)項(xiàng)目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項(xiàng)目檔案的分類方案，應(yīng)按照檔案集中統(tǒng)一管理的要求，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，按工程建設(shè)過(guò)程產(chǎn)生文件材料的性質(zhì)、工程建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)、類別統(tǒng)一考慮。在確定分類方案時(shí)，要視整個(gè)項(xiàng)目工程為一個(gè)全宗，也就是說(shuō)，工程項(xiàng)目的分類方案，應(yīng)能包含這個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目的全部檔案內(nèi)容。既包括紙制載體，也包括聲像檔案。既包括工程建設(shè)管理方面的文件材料，也應(yīng)包括工程可研、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等建設(shè)過(guò)程中及建成后試運(yùn)行等方面所產(chǎn)生的文件材料。每個(gè)工程項(xiàng)目檔案的分類方案都因應(yīng)其工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容（大小）的不同而有所區(qū)別。同時(shí)還要考慮文件材料之間的從屬關(guān)系，確保所有文件材料都能歸入相應(yīng)的類別中。

3.4、加強(qiáng)對(duì)檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過(guò)程中，水利工程建設(shè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)資金投入，增加相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，使檔案管理工作得以順利開(kāi)展，另外還可以設(shè)置專項(xiàng)資金用于獎(jiǎng)勵(lì)表現(xiàn)突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5、完善信息化管理體系，開(kāi)發(fā)使用新的應(yīng)用管理

軟件完善信息化管理體系是當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，實(shí)現(xiàn)“有體系可依，有體系必依”。當(dāng)前檔案管理軟件使用范圍比較廣，但是軟件通用性較差，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)形式各不相同，使用的數(shù)據(jù)庫(kù)也是各不相同。雖然當(dāng)前軟件能夠?qū)崿F(xiàn)登陸、輸入、查詢、刪除等主要功能，但是系統(tǒng)并沒(méi)有解決數(shù)據(jù)交換的問(wèn)題，難以將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到固定的平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。新型的應(yīng)用管理軟件應(yīng)該有獨(dú)立功能的數(shù)據(jù)模塊實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的交流和互動(dòng)，模塊設(shè)計(jì)齊全，讓檔案管理軟件和整個(gè)企業(yè)的自動(dòng)化管理系統(tǒng)相互適應(yīng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在以太網(wǎng)上面的管理。

結(jié)語(yǔ)

在水利工程不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作的地位將會(huì)不斷加強(qiáng)。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，也是水利工程建設(shè)單位最重要的工作之一，通過(guò)本文的分析可以看出，在解決各項(xiàng)基礎(chǔ)性問(wèn)題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠?qū)λこ探ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理的進(jìn)一步完善提供一些參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)：

篇4

關(guān)鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理

中圖分類號(hào)：F47文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2017）29-0177-02

當(dāng)前，我國(guó)已進(jìn)入信息化時(shí)代，學(xué)籍檔案涉及范圍也越來(lái)越廣泛，如出國(guó)、就業(yè)、教育、評(píng)職稱等各個(gè)方面。因此，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理成為目前信息化背景下思考的重點(diǎn)。但是部分高校依舊使用落后的學(xué)籍檔案管理方式，這種方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)如今學(xué)校的工作狀態(tài)。為此，為改善學(xué)籍檔案管理方式，結(jié)合成本管理理論，提出一種數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目，目的是充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，以提高學(xué)籍管理工作的效率。

一、成本管理理論

1.定義

對(duì)成本管理來(lái)講，就是保證項(xiàng)目在計(jì)劃范圍以內(nèi)完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計(jì)成本并具體分配、制定成本的預(yù)算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個(gè)內(nèi)容，分別是作業(yè)成本管理和全面成本管理。

2.方法——WBS成本管理法

目前，針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的預(yù)算有很多種成本預(yù)算的方法。本文選擇WBS工作分解法進(jìn)行詳細(xì)介紹。WBS法的應(yīng)用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS表。在滿足前提條件后，方可進(jìn)行成本預(yù)算。WBS法要求先將工作結(jié)構(gòu)合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環(huán)節(jié)需要哪些物料等，然后再進(jìn)行具體到每個(gè)WBS要素的成本預(yù)算。

3.數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本預(yù)算

采用上述的WBS法進(jìn)行成本預(yù)算，繪制成本預(yù)算表。其主要內(nèi)容包括項(xiàng)目階段、時(shí)間、成本構(gòu)成以及成本預(yù)算。而結(jié)合數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的實(shí)際，將其成本預(yù)算表設(shè)計(jì)為表1所示。

二、影響學(xué)籍檔案數(shù)字化項(xiàng)目成本控制的因素

1.項(xiàng)目時(shí)間因素

學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，時(shí)間難以控制，時(shí)間的延長(zhǎng)與過(guò)度減少都會(huì)增加項(xiàng)目的成本，因此學(xué)校為能盡量保證在合理范圍內(nèi)控制時(shí)間，這就需要了解項(xiàng)目成本與其開(kāi)展的時(shí)間之間的關(guān)系，具體關(guān)系如下圖所示：

由圖1可知，T點(diǎn)（合理）所對(duì)應(yīng)的是C點(diǎn)（合理）。通俗來(lái)說(shuō)，當(dāng)達(dá)到合理時(shí)間的最低點(diǎn)，此時(shí)成本最低。這個(gè)點(diǎn)也就是項(xiàng)目成本管理最合理的點(diǎn)。同時(shí)，觀察可得，項(xiàng)目時(shí)間T延長(zhǎng)時(shí)，項(xiàng)目成本也會(huì)因?yàn)槿斯べM(fèi)等各種費(fèi)用的增加而增加；相反，項(xiàng)目時(shí)間壓縮，導(dǎo)致工期緊張而不得不搶工，必然會(huì)產(chǎn)生更多不必要的搶工費(fèi)等其他費(fèi)用，這樣當(dāng)然會(huì)導(dǎo)致成本的增加。因此，應(yīng)合理控制時(shí)間，這樣才可以保證項(xiàng)目成本最低。

2.項(xiàng)目質(zhì)量因素

學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的時(shí)間因素會(huì)或多或少影響項(xiàng)目成本，但質(zhì)量因素才是真正直接影響項(xiàng)目成本的因素。如果一味追求過(guò)高的質(zhì)量，成本投入必然會(huì)增加；相反，如果質(zhì)量不合格，無(wú)法達(dá)到要求，就需重新返工或者其他彌補(bǔ)的措施，這樣也會(huì)導(dǎo)致成本增加。因此，質(zhì)量過(guò)高或過(guò)低都會(huì)增加項(xiàng)目成本。具體情況見(jiàn)圖2。

圖2中通過(guò)鑒定成本、預(yù)防成本以及故障成本來(lái)綜合反映成本與質(zhì)量的變化。鑒定成本是指驗(yàn)收項(xiàng)目質(zhì)量的費(fèi)用，預(yù)防成本是指前期為了預(yù)防發(fā)生項(xiàng)目不合格或故障的情況產(chǎn)生的費(fèi)用，而故障成本則是為解決項(xiàng)目不合格的費(fèi)用，比如因項(xiàng)目質(zhì)量不合格而導(dǎo)致返工的返工費(fèi)，維修項(xiàng)目的維護(hù)費(fèi)等等。從圖2發(fā)現(xiàn)，當(dāng)項(xiàng)目質(zhì)量差或不合格時(shí)，即項(xiàng)目質(zhì)量處于改進(jìn)區(qū)時(shí)，為使項(xiàng)目質(zhì)量合格，達(dá)到適應(yīng)區(qū)或至善區(qū)，往往會(huì)選擇對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)甚至是返工，這樣故障成本就會(huì)大大增加，綜合的成本也會(huì)增加；然而，如果一味過(guò)度追求項(xiàng)目質(zhì)量，想達(dá)到至善區(qū)，在項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計(jì)上就會(huì)投入更多的人力物力，也就是前期的預(yù)防成本會(huì)大幅度提高，這樣也會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目綜合成本的增加。因此，其實(shí)只需將項(xiàng)目質(zhì)量控制在適應(yīng)區(qū)即可，不必追求過(guò)高的質(zhì)量要求，也不可降低質(zhì)量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預(yù)防成本或故障成本增加，從而更好地達(dá)到控制成本的效果。

3.項(xiàng)目技術(shù)方案因素

除了上述介紹的時(shí)間因素和質(zhì)量因素，技術(shù)方案因素在控制成本時(shí)也是至關(guān)重要的。項(xiàng)目的技術(shù)方案不同，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量不同，也會(huì)影響項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間及進(jìn)展。確定合適的技術(shù)方案，可以控制時(shí)間在合理范圍內(nèi)，同時(shí)保證項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到適應(yīng)區(qū)，以保證不會(huì)增加不必要的成本。若項(xiàng)目技術(shù)方案選擇不當(dāng)，則會(huì)產(chǎn)生各種問(wèn)題，如時(shí)間增加或質(zhì)量問(wèn)題，這樣都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目成本的增加。需要注意的是，項(xiàng)目技術(shù)方案可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改變，以追求最好實(shí)施效果。

三、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目成本控制措施

在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中，結(jié)合高校實(shí)際情況，具體使用以下措施來(lái)保證成本的合理控制。

1.從技術(shù)方面采取措施

采取技術(shù)措施就是通過(guò)調(diào)動(dòng)技術(shù)人員積極性，選擇合理先進(jìn)的技術(shù)方案、技術(shù)方式等達(dá)到節(jié)約成本的目的。首先，在對(duì)技術(shù)人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發(fā)揮技術(shù)人員的主觀能動(dòng)性，以求達(dá)到更高的工作效率。其次，選擇技術(shù)方案時(shí)，在滿足質(zhì)量要求的前提下，將時(shí)間控制在合理范圍內(nèi)，盡可能選擇經(jīng)濟(jì)合理的技術(shù)方案，從而進(jìn)一步降低成本；與此同時(shí)，因?yàn)樵陧?xiàng)目的具體實(shí)施中，物料費(fèi)會(huì)占有很大比例，從這個(gè)角度來(lái)分析，可以廣泛使用節(jié)能高效減耗的新技術(shù)方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預(yù)防成本等，應(yīng)在項(xiàng)目質(zhì)量上嚴(yán)格把關(guān)，從而節(jié)約成本。

2.從經(jīng)濟(jì)措施上控制成本

采用經(jīng)濟(jì)措施包括人工費(fèi)控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費(fèi)。應(yīng)嚴(yán)格控制人工成本，因?yàn)槿斯べM(fèi)在項(xiàng)目成本中占很大的比重。其次，需要控制項(xiàng)目分包單價(jià)，參照地區(qū)的市場(chǎng)價(jià)格，進(jìn)行分析來(lái)制定單價(jià)。再來(lái)談物料成本的控制。對(duì)物料的控制主要分為兩個(gè)方面，一是用量，二是價(jià)格。在物料的用量上，使用先進(jìn)改良技術(shù)，杜絕浪費(fèi)，堅(jiān)持貫徹節(jié)約物料的技術(shù)手段；在采集購(gòu)置、運(yùn)輸?shù)冗^(guò)程中減少物料損耗；在滿足項(xiàng)目質(zhì)量要求的前提下，使用創(chuàng)新型環(huán)保材料，從而降低成本。在價(jià)格的控制上，在采購(gòu)過(guò)程中充分調(diào)查物料市場(chǎng)，在不影響質(zhì)量的情況下選擇合理價(jià)格的物料。可以將物料進(jìn)行分類，在主要物料的采購(gòu)上可適當(dāng)性地減少；同時(shí)在采購(gòu)物料時(shí)需充分考慮運(yùn)輸費(fèi)用，綜合選擇最經(jīng)濟(jì)合理的方式購(gòu)買，從而降低運(yùn)輸成本，有效控制物料成本，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成本和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接性的積極的作用。

3.完善項(xiàng)目成本管理體系

要建立完整規(guī)范的項(xiàng)目成本管理體系，分級(jí)管理，不同級(jí)別負(fù)責(zé)不同職責(zé)。具體實(shí)施應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責(zé)，使其清楚自己的工作任務(wù)及權(quán)利。這樣可以更好地管理部門成員，調(diào)動(dòng)其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時(shí)，也要設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，以促進(jìn)員工更好完成工作。

結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)中，要充分把握時(shí)間、質(zhì)量等這些對(duì)成本管理有直接影響的要素，并從技術(shù)方案、經(jīng)濟(jì)措施和質(zhì)量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，減少開(kāi)發(fā)的成本。

作者：王煒

參考文獻(xiàn)： 

[1] 楊婷.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2016，（2）：148-151. 

篇5

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè)；檔案管理；調(diào)查

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的全部過(guò)程記錄文獻(xiàn)、資料信息的留存。檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面都發(fā)揮著重要作用，對(duì)整個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、準(zhǔn)確把握國(guó)家經(jīng)濟(jì)運(yùn)行脈搏也具有十分重要的價(jià)值，因此做好企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)利于企業(yè)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)整體事業(yè)的大事。筆者對(duì)濱州市111家中小企業(yè)進(jìn)行了這方面工作的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)在在不同的企業(yè)中，由于經(jīng)營(yíng)者承擔(dān)著十分復(fù)雜繁重的工作，企業(yè)主對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，以及其他一些各種各樣的原因，在檔案工作存在一些不規(guī)范的地方。為了更好地促進(jìn)濱州市中小企業(yè)檔案管理工作，現(xiàn)把調(diào)查情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和幾點(diǎn)建議提出，以期對(duì)增強(qiáng)濱州市中小企業(yè)的發(fā)展有所裨益。

1.調(diào)查情況

1.1 被調(diào)查的企業(yè)總體情況概述

濱州市現(xiàn)有各類中小企業(yè)3350余家，分屬于紡織家紡服裝產(chǎn)業(yè)鏈、油化工和鹽化工產(chǎn)業(yè)鏈、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈、基礎(chǔ)設(shè)施產(chǎn)業(yè)鏈和糧油果蔬加工產(chǎn)業(yè)鏈，企業(yè)總數(shù)約占全市企業(yè)的17.5%，投資額約占20.7%左右，其中紡織類企業(yè)又占75%的比重。采取五十分之一的比例，隨機(jī)抽取調(diào)查企業(yè)，共抽取了67家企業(yè)，其中紡織類企業(yè)34家，化工類企業(yè)9家，服務(wù)業(yè)企業(yè)10家，糧油加工企業(yè)14家；企業(yè)規(guī)模從從業(yè)人數(shù)看25-240人不等，從營(yíng)業(yè)收入看100-500萬(wàn)元。

1.2 企業(yè)檔案管理工作情況

1.2.1 企業(yè)檔案管理規(guī)范，諸如公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料齊全的企業(yè)，只有8家，占被調(diào)查企業(yè)總數(shù)的11.9%。在這些企業(yè)中，企業(yè)所有者全部都是原來(lái)在國(guó)有大中型企業(yè)擔(dān)任過(guò)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)者，企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)豐富，所建立的企業(yè)管理規(guī)范，經(jīng)營(yíng)效益好，有3家企業(yè)產(chǎn)品出口國(guó)外；這些企業(yè)全部通過(guò)了ISO9000認(rèn)證。

1.2.2 企業(yè)檔案管理比較規(guī)范的企業(yè)有19家，占28.4%。這些企業(yè)中，在諸如公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料中，主要文件建檔和歸檔保存，而有些文件沒(méi)有建檔和歸檔保存，沒(méi)有建檔的文件多數(shù)是公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、項(xiàng)目方案等，當(dāng)然不是完全沒(méi)有這些文件，其中的缺項(xiàng)和數(shù)目都各不相同，尤其公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、會(huì)議記錄、決定等項(xiàng)，絕大多數(shù)企業(yè)缺少。這些企業(yè)中83%進(jìn)行過(guò)ISO9000認(rèn)證申請(qǐng)，42%的企業(yè)通過(guò)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證。這些企業(yè)所有者，有73%的曾經(jīng)在國(guó)有大中型企業(yè)參與過(guò)中層管理工作，而且有相當(dāng)比例的企業(yè)主是40歲以下的年輕企業(yè)家。

1.2.3 檔案管理欠規(guī)范的企業(yè)有26家，占38.8%。這些企業(yè)中，有基本的企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理文件，但很多文件缺失。像統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等項(xiàng)目有文件存在，其他項(xiàng)缺少。這些企業(yè)的所有者，大部分有國(guó)有企業(yè)工作的經(jīng)歷，許多是過(guò)去的業(yè)務(wù)員出身。

1.2.4 檔案管理不規(guī)范的企業(yè)有14家，占20.8%。這些企業(yè)中，往往有企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的記錄簿，如原料購(gòu)進(jìn)、產(chǎn)品出廠記錄，工資發(fā)放，資金來(lái)往賬薄等等；其他像統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、委托書等反映企業(yè)情況的文件基本沒(méi)有，更不要說(shuō)公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等項(xiàng)目等企業(yè)發(fā)展和建設(shè)等特征文件存在。這些企業(yè)所有者絕大部分是從其他行業(yè)轉(zhuǎn)移過(guò)來(lái)的，在其他行業(yè)積累了一定資金后，看到某一行業(yè)經(jīng)濟(jì)效益好，投資建廠，對(duì)本行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)不是十分的了解，普遍缺乏企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)，多數(shù)沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，甚至有部分企業(yè)所有者準(zhǔn)備轉(zhuǎn)行。

經(jīng)過(guò)上述分析，可以看出，在濱州市中小企業(yè)中，檔案管理工作不規(guī)范問(wèn)題十分突出，有近60%左右的企業(yè)（不規(guī)范企業(yè)和欠規(guī)范企業(yè)綜合為59.6%）需要特別加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，有28.4%的企業(yè)需要進(jìn)一步完善企業(yè)檔案工作。

2.造成中小企業(yè)檔案管理工作不完善的原因

2.1 企業(yè)家的經(jīng)營(yíng)理念，管理經(jīng)驗(yàn)和自身的素質(zhì)在很大程度上影響著企業(yè)檔案管理工作。從調(diào)查情況看，凡是有過(guò)在國(guó)有企業(yè)工作經(jīng)歷，尤其有參與管理工作的經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)家，在經(jīng)營(yíng)企業(yè)時(shí)，各方面工作包括檔案工作，都比較規(guī)范。這些企業(yè)家對(duì)本行業(yè)和自己企業(yè)的發(fā)展有著十分清楚的目標(biāo)，企業(yè)的規(guī)劃、計(jì)劃等思路清晰，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況好，效益高。相反，那些缺乏國(guó)有企業(yè)工作經(jīng)歷，尤其企業(yè)管理經(jīng)歷的企業(yè)家，所經(jīng)營(yíng)的企業(yè)總是存在這樣那樣的各種問(wèn)題，企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行過(guò)程中，忙于應(yīng)付和處理各種日常問(wèn)題，在總體上的把握能力不強(qiáng)，不善于從數(shù)據(jù)分析入手，診斷自己企業(yè)發(fā)展、運(yùn)行中發(fā)生問(wèn)題的根本原因。

篇6

【關(guān)鍵詞】公路檔案管理；工程建設(shè)；同步管理

近幾年來(lái)，伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和穩(wěn)步前進(jìn)，城市化建設(shè)也呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案公路管理工作在此階段發(fā)揮出十分重要的地位。檔案公路的管理工作不僅是詳細(xì)記錄工程的建立、審批以及招投標(biāo)等前期問(wèn)題。同時(shí)，還涵蓋了施工、建立以及質(zhì)量驗(yàn)收等各項(xiàng)環(huán)節(jié)的具體情況，是詳細(xì)記錄工程建設(shè)和最終成果的主要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作與工程建設(shè)的同步管理十分重要。

一、檔案管理的重要性

公路工程在竣工后，將會(huì)形成工程檔案和建筑實(shí)體兩個(gè)部分，通常情況下，施工單位與其他建設(shè)單位將會(huì)注重施工項(xiàng)目的整體質(zhì)量，但是，在此階段將會(huì)嚴(yán)重忽視施工方案的收集和管理工作。因此，做好公路檔案管理工作與整體工程之間的同步管理十分重要。近幾年來(lái)，我國(guó)為了進(jìn)一步極強(qiáng)對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作，通過(guò)發(fā)放《建筑法》《規(guī)劃法》等法律條例，對(duì)于檔案管理工作的操作原則做出了明確規(guī)定。為了能蚪一步規(guī)范我國(guó)公路建設(shè)的檔案管理工作，積極發(fā)揮出公路工程檔案建設(shè)和管理在我國(guó)城市化發(fā)展過(guò)程中的積極作用，并根據(jù)城市的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，制定針對(duì)性的檔案管理管理方案，對(duì)于檔案管理與工程建設(shè)的同步管理十分重要。

二、同步管理的應(yīng)對(duì)措施

1.落實(shí)管理辦法

在公路工程的管理和建設(shè)過(guò)程中，施工單位和檢驗(yàn)單位將會(huì)來(lái)自于公路、水利以及電力等不同工作部門，構(gòu)成部分十分復(fù)雜和繁亂，施工單位對(duì)于公路建設(shè)的施工難點(diǎn)、重點(diǎn)以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范工作難以做到統(tǒng)一規(guī)劃和合理分布。因此，積極建立一系列符合公路工程以及國(guó)家規(guī)定的相關(guān)施工標(biāo)準(zhǔn)十分重要，可執(zhí)行性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠在一定程度上形成規(guī)范化的文件資料，并進(jìn)行詳細(xì)的收集和歸檔，進(jìn)而形成規(guī)范性的管理工作。為了能夠更好的做好公路工程的檔案管理工作，需要確保檔案在建設(shè)過(guò)程中的完整收集和總結(jié)，在公路工程建設(shè)前，需要基于《檔案法》為參考依據(jù)，并按照相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公路工程的管理特點(diǎn)，形成明確的檔案收集資料和質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，積極落實(shí)上述管理原則和模式，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、合理劃分的檔案管理工作。

2.妥善保管資料

公路建設(shè)的檔案管理工作是對(duì)公路整體施工和建設(shè)過(guò)程中真實(shí)情況的詳細(xì)記錄，包括：施工記錄、隱藏記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)、施工測(cè)量等。將真實(shí)而又詳細(xì)的施工資料記錄在檔，將會(huì)為整體施工質(zhì)量的評(píng)定和查詢提供可靠而又便捷的相關(guān)信息。檔案管理的形成應(yīng)該起始于公路施工的原始記錄，將某一時(shí)間段、某一地點(diǎn)所發(fā)生工程和工序詳細(xì)記錄，充分體現(xiàn)出檔案資料的真實(shí)性。檔案中將會(huì)詳細(xì)記錄下分項(xiàng)工程以及跨度的時(shí)間分布，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，妥善保管，不得進(jìn)行私自修改和涂抹。同時(shí)，還需要嚴(yán)格遵循公路建設(shè)的本身規(guī)律，充分結(jié)合施工項(xiàng)目的建設(shè)原則，并在具體的施工過(guò)程中，對(duì)于全新出現(xiàn)的工程項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充和修正，進(jìn)而滿足施工建設(shè)的順利執(zhí)行。同時(shí)，使得竣工文件形成統(tǒng)一劃分的形式。

3.加強(qiáng)法律構(gòu)建

合同是具有法律效益、明確權(quán)利與義務(wù)之間明確分布的一種協(xié)議，在公路工程簽署合同之際，應(yīng)該充分明確各個(gè)施工范圍的方案管理職責(zé)和任務(wù)，并按照相關(guān)的管理辦法與竣工檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)施工單位的管理材料和歸檔文件，提出檔案管理工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使得公路工程的承包商能夠充分重視檔案管理工作。想要積極發(fā)揮工程監(jiān)管單位的職責(zé)和任務(wù)，需要將已經(jīng)形成的驗(yàn)收工作再次進(jìn)行檢驗(yàn)和管理。在施工質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中，需要加強(qiáng)檔案資料的查驗(yàn)，緊抓公路建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，充分了解工程的施工進(jìn)步和流程，派發(fā)監(jiān)理人員深入到具體的施工現(xiàn)場(chǎng)中，進(jìn)而加強(qiáng)每一階段施工工作的監(jiān)督和管理，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。

4.加強(qiáng)檔案檢驗(yàn)

檔案資料的合格和驗(yàn)收是確保公路建設(shè)的重要指標(biāo)，項(xiàng)目建設(shè)、和監(jiān)督部門以及檔案管理部門需要做好自身的驗(yàn)收工作。尤其是檔案歸檔的工作階段，應(yīng)該加強(qiáng)管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，注重檔案管理與公路工程建設(shè)的銜接問(wèn)題，積極解決檔案資料的收集和整理與相關(guān)規(guī)定的統(tǒng)一性。與此同時(shí)，需要針對(duì)日常工作中所出現(xiàn)的歸檔失誤、資料缺乏真實(shí)性等問(wèn)題，進(jìn)行詳細(xì)的補(bǔ)充和完善，進(jìn)而形成統(tǒng)一而又規(guī)范的檔案資料。尤其是在整個(gè)工程的竣工驗(yàn)收階段，檔案資料的驗(yàn)收人員與技術(shù)人員之間需要密切配合，嚴(yán)格按照施工規(guī)定檢驗(yàn)施工竣工圖以及施工報(bào)告，重點(diǎn)審查具有隱蔽性特點(diǎn)的施工工作，積極落實(shí)施工報(bào)告的和驗(yàn)收記錄的真實(shí)性，特別是對(duì)于設(shè)計(jì)工程的變更部分，需要認(rèn)真審查檔案資料和竣工圖的準(zhǔn)確性和完整性，并指導(dǎo)檔案工作編制人員進(jìn)行資料的正確歸檔和整理，進(jìn)而確?？⒐n案的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和進(jìn)步，公路項(xiàng)目所覆蓋的專業(yè)性越來(lái)越廣泛，檔案數(shù)量逐漸增加，檔案資料與其他項(xiàng)目資料存在一定差異，公路檔案的管理工作將會(huì)直接影響整個(gè)工程項(xiàng)目的安全運(yùn)行。通過(guò)將建設(shè)工程與檔案資料的同步管理，將會(huì)在一定程度上為公路項(xiàng)目的維修、養(yǎng)護(hù)以及后期檢查等工作提供最為有效的檔案資料，利于我國(guó)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王剛.淺談塔河綜合治理項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)的同步管理[J].新疆水利，2015（04）.

篇7

[摘 要]EPC模式作為風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)工程的總承包模式，對(duì)工程建設(shè)的發(fā)展和改革有著極為重要的作用。相比于分階段承包工程的模式，EPC更注重檔案的收集與管理，為竣工檔案通過(guò)國(guó)家相關(guān)部門的審核提供了便利。在此基礎(chǔ)上，本文對(duì)EPC總承包檔案管理在風(fēng)電場(chǎng)工程的具體應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)單的總結(jié)。

[關(guān)鍵詞]風(fēng)電工程；總承包模式；檔案管理；同步收集

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.111

[中圖分類號(hào)]F426.61；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

1 風(fēng)電場(chǎng)工程中傳統(tǒng)DBB模式與EPC模式的比較

1.1 風(fēng)電場(chǎng)工程中的DBB模式

風(fēng)電場(chǎng)的工程建設(shè)包括準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)建材的采購(gòu)；施工環(huán)節(jié)的項(xiàng)目建設(shè)、人員管理；項(xiàng)目后期的質(zhì)量檢測(cè)、試運(yùn)行；完整文件提交等。傳統(tǒng)的風(fēng)電場(chǎng)工程建設(shè)承包方式以DBB（Design-Bid-Build）為主，使用多環(huán)節(jié)的分工模式，將設(shè)計(jì)、專業(yè)器材與建設(shè)材料等工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，分散承包給不同的單位。業(yè)主只需要負(fù)責(zé)人員管理、施工現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)流程的準(zhǔn)確、有效等方面的工作。這在一方面擴(kuò)大了業(yè)主對(duì)風(fēng)電廠工程項(xiàng)目管理的自主程度、對(duì)工程承包項(xiàng)目單位的靈活選擇性；另一方面，也使業(yè)主對(duì)工程項(xiàng)目的管理工作增加，導(dǎo)致工程各環(huán)節(jié)的銜接不緊密，對(duì)人力資源的調(diào)配不合理，造成了不必要的時(shí)間和精力損耗。

1.2 風(fēng)電場(chǎng)工程中的EPC模式

針對(duì)DBB模式的不足，現(xiàn)階段的風(fēng)電廠工程建設(shè)更傾向于將工程建設(shè)進(jìn)行整體承包，也就是EPC的承包方式。EPC總承包模式是當(dāng)前國(guó)際工程承包中一種被普遍采用的承包模式，也是在當(dāng)前國(guó)內(nèi)建筑市場(chǎng)中，被我國(guó)政府和我國(guó)現(xiàn)行《建筑法》積極倡導(dǎo)、推廣的一種承包模式。區(qū)別于DBB模式，總承包將風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)的工程準(zhǔn)備階段、施工進(jìn)行階段、工程后期的檢驗(yàn)報(bào)告階段都囊括其中，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的全面管理。EPC的優(yōu)勢(shì)除了對(duì)工程建設(shè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，讓項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)聯(lián)系更加緊密外，還在于其對(duì)項(xiàng)目各階段的分段性報(bào)告文件和竣工后需要提交的竣工檔案，實(shí)行了系統(tǒng)的整理、分類。確保竣工檔案的完整，保證檔案可通過(guò)國(guó)家相關(guān)單位的檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程檔案的綜合性管理有著十分重要的作用。

2 EPC總承包建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍

EPC工程建設(shè)檔案的收集與處理，是風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)工程總承包較于傳統(tǒng)DBB模式，對(duì)檔案管理更為便利的技術(shù)手段之一。風(fēng)電廠的項(xiàng)目建設(shè)檔案貫穿于施工進(jìn)行的始終，對(duì)工程的每個(gè)階段實(shí)現(xiàn)分段記錄，將工程建設(shè)準(zhǔn)備過(guò)程的方案設(shè)計(jì)；施工過(guò)程的工期進(jìn)度、人員管理、材料使用；工程后期的質(zhì)量檢測(cè)、調(diào)試運(yùn)行、工程驗(yàn)收的全部過(guò)程詳細(xì)記載成檔，方便國(guó)家相關(guān)檢驗(yàn)機(jī)關(guān)對(duì)檔案進(jìn)行審查。因此，承包單位對(duì)于風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)工程的檔案必須實(shí)行科學(xué)、有效的管理。劃分有效的收集范圍是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)采集和記錄的基礎(chǔ)，也是EPC承包檔案管理的先決條件。其具體收集范圍包括方案設(shè)計(jì)、建設(shè)材料的購(gòu)買、施工環(huán)節(jié)的工程進(jìn)度及質(zhì)量檢驗(yàn)運(yùn)行的具體過(guò)程等方面的數(shù)據(jù)記錄，并以國(guó)家規(guī)定的大型項(xiàng)目的歸檔要求、檔案整理的相關(guān)制度法規(guī)為依據(jù)，確定歸檔文件的收集范圍。具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分。

2.1 設(shè)計(jì)文件

設(shè)計(jì)文件是指在風(fēng)電廠項(xiàng)目建設(shè)的準(zhǔn)備過(guò)程中，對(duì)施工流程實(shí)現(xiàn)合理性規(guī)劃，具體包括對(duì)場(chǎng)地的勘察、工程期限的設(shè)定、階段性工程進(jìn)度的計(jì)算、需要的技術(shù)手段和專業(yè)設(shè)備、建設(shè)材料的采購(gòu)數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格等設(shè)計(jì)報(bào)告與工程相關(guān)的設(shè)計(jì)圖紙，還包括施工過(guò)程中對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)整改等數(shù)據(jù)記錄和文字、圖片等資料。

2.2 采購(gòu)設(shè)備文件

設(shè)備的采購(gòu)文件包括工程使用的基礎(chǔ)建材、專業(yè)化設(shè)備、大型工程器械等設(shè)備的購(gòu)買合同、使用操作說(shuō)明、設(shè)備的制造圖等文件，尤其需要注意的是，確定產(chǎn)品的質(zhì)量符合國(guó)家質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，保證其產(chǎn)品的規(guī)格滿足工程各階段的使用要求。為防止采購(gòu)出現(xiàn)誤差，對(duì)采購(gòu)的文件進(jìn)行詳細(xì)記錄是十分必要的。

2.3 施工文件

在風(fēng)電場(chǎng)項(xiàng)目的正式施工階段，相關(guān)人員需要對(duì)施工過(guò)程中需要?dú)w檔的文件、驗(yàn)收階段文件、試生產(chǎn)階段的文件、竣工驗(yàn)收階段的文件、對(duì)工程建設(shè)的整體管理文件，進(jìn)行收集、整理和歸檔。

在風(fēng)電場(chǎng)工程施工的階段承包單位，需要申請(qǐng)土地建設(shè)的施工許可文件，確保工程正常展開(kāi)；在工程運(yùn)行過(guò)程中，要對(duì)設(shè)計(jì)方案的整改次數(shù)、內(nèi)容、使用設(shè)備和材料等需要進(jìn)行檔案記錄；包括采購(gòu)設(shè)備的操作許可、建設(shè)材料的使用文件，如電氣管線的鋪設(shè)、精密儀表和測(cè)量工具的使用等。

為保證風(fēng)電場(chǎng)的階段性工程質(zhì)量，降低返工的頻率，控制無(wú)效成本的投入，相關(guān)人員需要對(duì)工程進(jìn)行階段性驗(yàn)收。分段驗(yàn)收階段的文件包括驗(yàn)收鑒定書、階段性總結(jié)和工程進(jìn)度清單等。

3 做好EPC總承包風(fēng)電工程建設(shè)竣工資料管理的建議

3.1 實(shí)行歸檔責(zé)任制，明確歸檔責(zé)任人

（1）EPC總承包項(xiàng)目經(jīng)理：項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目結(jié)束資料收集及歸檔工作的責(zé)任人，除了完成項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)整理歸檔的、屬于項(xiàng)目管理類的技術(shù)資料外，其還應(yīng)負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督設(shè)計(jì)經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理、施工經(jīng)理和開(kāi)車經(jīng)理做好收集、整理、歸檔工作。

（2）項(xiàng)目專責(zé)經(jīng)理：其負(fù)責(zé)文件的接收并分類整理項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試車、投產(chǎn)各階段形成的技術(shù)文件；項(xiàng)目完成后，其將所有材料交給EPC總承包項(xiàng)目組文控處。

（3）項(xiàng)目組文控秘書：其負(fù)責(zé)編寫竣工資料編制大綱和工作計(jì)劃，完成項(xiàng)目竣工資料的匯編和移交；按照公司《工程總成包項(xiàng)目歸檔范圍和要求》，整理、匯編項(xiàng)目管理文件，并向公司檔案管理中心移交。

（4）檔案管理部門：其負(fù)責(zé)歸檔交工技術(shù)文件的接收、組卷、編目、保管、利用，并負(fù)責(zé)對(duì)各分包單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。相關(guān)人員要充分發(fā)揮檔案部門的職能作用，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)性。

3.2 加強(qiáng)有效的管理監(jiān)督體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效采集

對(duì)風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)的數(shù)據(jù)收集一定要做到全面準(zhǔn)確，尤其是竣工檔案的歸檔要保證其完整性、全面性。實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)質(zhì)量通過(guò)國(guó)建質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)、完成工程建設(shè)的根本目標(biāo)、確保風(fēng)電場(chǎng)的運(yùn)行安全、避免工程建設(shè)出現(xiàn)安全隱患的重要保證。為此，風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)承包方應(yīng)將EPC的檔案管理放在總承包建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，確保整個(gè)工程運(yùn)行階段對(duì)數(shù)據(jù)的有效采集，建立健全管理小組，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程進(jìn)度的全面監(jiān)督，從而保證工程竣工檔案數(shù)據(jù)的全面歸檔。

3.3 積極跟進(jìn)，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步

檔案管理與工程建設(shè)同步，即檔案管理與工程建設(shè)兩手都要抓，在做好工程建設(shè)的同時(shí)做好檔案工作。檔案工作隨工程開(kāi)工而啟動(dòng)；在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案工作要積極跟進(jìn)，工程建設(shè)中涉及的項(xiàng)目延伸到哪里，檔案管理就要跟進(jìn)到哪里，確?？⒐べY料收集的全面性、完整性。

3.4 建立健全管理體系，發(fā)揮制度作用

風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)工程由于工期漫長(zhǎng)，總承包常常分為多個(gè)施工分包進(jìn)行施工建設(shè)，所以存在各個(gè)部門檔案資料不盡相同的狀況。在這種情況下，需建立統(tǒng)一的檔案管理制度，對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案信息真實(shí)完整，進(jìn)而使檔案資料充分發(fā)揮在風(fēng)電工程中的作用。

3.5 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理

EPC總承包模式下的風(fēng)電工程建設(shè)檔案管理，也需要充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。因檔案管理參與整個(gè)施工建設(shè)過(guò)程中，所以檔案信息的內(nèi)容較為廣泛，這些信息在傳輸?shù)綑n案管理部門之前，缺少專門負(fù)責(zé)保管的人員，所以在未交到檔案管理部T之前，存在著遺漏或丟失的情況，同時(shí)由于檔案管理部門與施工現(xiàn)場(chǎng)不在一起，所以信息不能及時(shí)送達(dá)檔案管理部門，也就無(wú)法完成檔案信息登記工作，但在采用信息系統(tǒng)管理后，這些問(wèn)題就會(huì)迎刃而解。

3.6 提高檔案管理小組的專業(yè)水平，注重共同參與

在工程施工中負(fù)責(zé)文件存放檔案管理的工作人員，要注重專業(yè)知識(shí)水平的提升，保障檔案數(shù)據(jù)的收集合理、科學(xué)。加強(qiáng)工程建設(shè)人員的參與度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要對(duì)檔案收集的辦公人員進(jìn)行及時(shí)反饋，在最大限度內(nèi)保證消息的準(zhǔn)確性。檔案人員要確保工作執(zhí)行的有效性，按照“四參加”的原則，對(duì)機(jī)械設(shè)備、工程進(jìn)度、工程會(huì)議進(jìn)行及時(shí)了解，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行收集整理，確保文件管理全面有效。

4 結(jié) 語(yǔ)

EPC總承包模式在檔案的收集與管理上，較于傳統(tǒng)的分段承包模式有著極為突出的優(yōu)勢(shì)，對(duì)風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)全過(guò)程的檔案信息實(shí)現(xiàn)全面有效的收集與管理、為工程竣工項(xiàng)目順利通過(guò)國(guó)家質(zhì)檢提供了技術(shù)支持。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理體系的建設(shè)，將工程進(jìn)度與檔案的記錄管理同步，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行信息采集，提高檔案管理小組的專業(yè)水平，從而促進(jìn)項(xiàng)目工程中檔案管理快速發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]董安.關(guān)于開(kāi)展風(fēng)力發(fā)電工程EPC總承包項(xiàng)目前期工作的探討[J].工程技術(shù)：引文版，2016（6）.

[2]狄小格，桂虎.湖北能源集團(tuán)荊門象河風(fēng)電場(chǎng)工程EPC建設(shè)管理模式的思考[J].水電與新能源，2017（1）.

篇8

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來(lái)，我國(guó)對(duì)“三農(nóng)”的投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)也不斷加強(qiáng)。以農(nóng)業(yè)部歸口管理的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)資金為例，“十一五”期間，國(guó)家安排農(nóng)業(yè)基本建設(shè)投資830.97億元，較“十五”增長(zhǎng)了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時(shí)，國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的管理力度也在不斷加強(qiáng)，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農(nóng)業(yè)部基本建設(shè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理規(guī)定》及《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列管理辦法。但是，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)單位很大部分是科研事業(yè)單位，專業(yè)管理意識(shí)較差，重建設(shè)、輕管理的思想非常嚴(yán)重，尤其是對(duì)檔案的管理缺乏重視，沒(méi)有將檔案管理提高到應(yīng)有的層次上。

筆者擬就農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并結(jié)合自身單位在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，力爭(zhēng)對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案管理作出一定的貢獻(xiàn)。

1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的概念

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目，是指全部或部分使用農(nóng)業(yè)部管理的基本建設(shè)投資，以擴(kuò)大生產(chǎn)（業(yè)務(wù)）能力或新增工程效益、增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力為主要目的而實(shí)施的新建、改擴(kuò)建、續(xù)建工程項(xiàng)目。 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案即指在整個(gè)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)階段是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程真實(shí)記錄和歷史憑證，在利用中是國(guó)家發(fā)展和支持農(nóng)業(yè)的憑證和依據(jù)，在農(nóng)業(yè)決策中是國(guó)家農(nóng)業(yè)建設(shè)項(xiàng)目投資的重要參考。

2 農(nóng)業(yè)基本項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

2.1 涉及主體多方位性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目方案到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，涉及主管單位審批、農(nóng)業(yè)部及財(cái)政部審批、地方政府部門及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、材料及儀器設(shè)備供應(yīng)商等多方位的主體，這決定了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來(lái)源具有廣泛性。

2.2 涉及內(nèi)容的整體性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案應(yīng)是以該項(xiàng)目或者該項(xiàng)目的一個(gè)單項(xiàng)工程為單位形成的一整套資料，從內(nèi)容上看是一個(gè)有機(jī)的整體，從項(xiàng)目方案的提出到項(xiàng)目的批復(fù)到施工到竣工驗(yàn)收，每個(gè)階段是緊密相連、不可或缺的，這些構(gòu)成一個(gè)整體。

2.3 涉及專業(yè)的復(fù)雜性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目涉及勘察設(shè)計(jì)、環(huán)保、建安、結(jié)構(gòu)、給排水、配變電、消防、儀器設(shè)備等眾多專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)領(lǐng)域在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的有機(jī)結(jié)合，決定了項(xiàng)目檔案管理所涉及專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

2.4 保存時(shí)間具有長(zhǎng)久性

根據(jù)國(guó)家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的保管期分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，長(zhǎng)期保管的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍發(fā)揮作用，仍具有較高的保存價(jià)值，在保存時(shí)間上具有長(zhǎng)久性。

2.5 服務(wù)三農(nóng)效益評(píng)價(jià)的重要性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的宗旨是服務(wù)三農(nóng)，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力，因而項(xiàng)目建成之后的效益評(píng)價(jià)就顯得十分重要。應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益及生態(tài)效益等方面來(lái)綜合評(píng)價(jià)該農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的效益，能讓建設(shè)單位對(duì)該項(xiàng)目公益能力做一個(gè)自我評(píng)估，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)建設(shè)單位的總體布局以及發(fā)展方向具有一定的指導(dǎo)意義，也能為上級(jí)主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問(wèn)題

3.1 建設(shè)主體對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)狀，究其根源是建設(shè)主體對(duì)檔案規(guī)范管理的意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，一味重視工程質(zhì)量、進(jìn)度和資金使用情況，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性。由于建設(shè)單位對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，從而施工單位、設(shè)計(jì)單位及監(jiān)理單位等各相關(guān)單位都不會(huì)對(duì)規(guī)范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設(shè)置專業(yè)人員專門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規(guī)范性和實(shí)效性

部分農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)者是科研事業(yè)單位，這些單位的檔案管理人員對(duì)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程并不了解，對(duì)檔案資料的來(lái)源認(rèn)識(shí)不清，無(wú)法準(zhǔn)確、及時(shí)地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關(guān)鍵性資料原件丟失，僅留存復(fù)印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，文件資料的整理缺乏規(guī)范性，使得歸檔資料的價(jià)值大打折扣，也給日后項(xiàng)目驗(yàn)收帶來(lái)一定的隱患。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業(yè)復(fù)雜性的特點(diǎn)，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收需要經(jīng)歷很長(zhǎng)的一個(gè)周期，檔案資料不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象非常普遍。往往某一建設(shè)工序完成，相應(yīng)的檔案資料歸集并未到位，而項(xiàng)目建設(shè)卻進(jìn)入下個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料后補(bǔ)的現(xiàn)象普遍存在，而這樣留下的痕跡會(huì)對(duì)日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設(shè)工程同步發(fā)展的現(xiàn)象在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)常會(huì)遭到質(zhì)疑，對(duì)建設(shè)單位造成不良影響。

3.3 系統(tǒng)化檔案管理意識(shí)薄弱

鑒于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在涉及內(nèi)容整體性的特點(diǎn)，項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段是緊密相連、不可或缺的，是一個(gè)有機(jī)整體。因而項(xiàng)目各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料也應(yīng)是一個(gè)連續(xù)的、有跡可循的整體，應(yīng)將各個(gè)階段產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項(xiàng)目立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)等階段的資料，任何一個(gè)階段的檔案資料缺失或者不規(guī)范都會(huì)造成整體檔案質(zhì)量下降，建設(shè)單位應(yīng)樹(shù)立牢固的系統(tǒng)化檔案管理意識(shí)。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年頒布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求建設(shè)項(xiàng)目在形成紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還應(yīng)收集、積累、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交電子文件，并加強(qiáng)電子檔案管理。因而，在此基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)信息化管理是十分必要的。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的大量電子文件，須跟紙質(zhì)文件一樣，嚴(yán)格按照國(guó)家相應(yīng)電子文件的歸檔要求，并與紙質(zhì)版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術(shù)處理及設(shè)備方面都有了較大變革，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的承擔(dān)單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的專業(yè)水平也是影響檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及內(nèi)容的廣泛性，大部分建設(shè)單位檔案管理人員并不具備這方面的專業(yè)知識(shí)，甚至存在兼職人員管理檔案的現(xiàn)象，加上基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的培訓(xùn)比較少，他們對(duì)檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量不高、流失嚴(yán)重。

4 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度

首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范及農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目管理辦法中相關(guān)檔案管理規(guī)范的宣傳力度，從上到下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要牢固樹(shù)立重視檔案管理意識(shí)，使建設(shè)單位及施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質(zhì)量同等重要的位置，這是做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗(yàn)收檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

從項(xiàng)目的提出、方案的設(shè)計(jì)開(kāi)始，隨著項(xiàng)目建設(shè)的環(huán)環(huán)相扣，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料的收集、整理，與建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，形成全過(guò)程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個(gè)項(xiàng)目建成過(guò)程，保證檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目涉及主體的多方位性，參與建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、儀器設(shè)備供應(yīng)商等都是該項(xiàng)目檔案管理的范圍，因而對(duì)這個(gè)范圍內(nèi)主體的檔案資料也必須管理到位。例如設(shè)計(jì)單位應(yīng)向建設(shè)單位提交設(shè)計(jì)文件資料，監(jiān)理單位應(yīng)提供監(jiān)理日志等一系列資料，施工單位應(yīng)提供竣工圖等，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設(shè)單位檔案管理人員移交上述資料，并認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、質(zhì)量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應(yīng)停止進(jìn)入下一步建設(shè)程序，待該階段的檔案資料規(guī)整到位后方可進(jìn)入下一步建設(shè)，這樣從源頭上對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，確保檔案資料管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

4.3 建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系

建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系是牢固樹(shù)立檔案管理意識(shí)的具體表現(xiàn)，只有健全檔案管理制度，才能使農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭(zhēng)將建設(shè)項(xiàng)目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實(shí)處，明確建設(shè)過(guò)程中建設(shè)主體與其他參與主體的職責(zé)，使檔案管理意識(shí)貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的每一階段，形成從項(xiàng)目的籌劃、立項(xiàng)、開(kāi)工直至竣工驗(yàn)收首尾相接、全過(guò)程管理的系統(tǒng)化體系。其次，將檔案資料的管理落實(shí)到人，通過(guò)制定檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過(guò)合同對(duì)檔案資料的質(zhì)量、完整程度、數(shù)量等作出規(guī)范，明確建設(shè)單位對(duì)檔案資料的要求，以便對(duì)各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規(guī)范化。對(duì)于不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時(shí)與參與單位溝通、協(xié)調(diào)，并給予指導(dǎo)解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

除了制度上對(duì)檔案管理加以統(tǒng)籌規(guī)范外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來(lái)很大的挑戰(zhàn)。面對(duì)檔案管理新技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案人員應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極主動(dòng)參加檔案管理相關(guān)理論培訓(xùn)和講座，及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握運(yùn)用現(xiàn)代信息，與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

總之，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是一門系統(tǒng)化工程，應(yīng)不斷探究其內(nèi)在規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，有效利用檔案管理成果，推進(jìn)農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 方松，趙紅萍，王征碩.基于HACCP管理體系研究農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程管理[J].科技管理研究，2012（3）：197-201.

[2] 王燕.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)初探[J].北京建筑工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，27（2）：77-80.

[3]劉敏.淺論檔案管理工作者的繼續(xù)教育[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)科技，2006（S1）：66，69.

[4] 張秦旋.加強(qiáng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的跟蹤管理，確保國(guó)家儲(chǔ)備物資的安全[J].機(jī)電兵船檔案，2009（1）：30-31.

[5]薛媛華.加強(qiáng)漁業(yè)科技檔案管理 促進(jìn)我區(qū)水產(chǎn)技術(shù)推廣[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)科技，2006（S1）：175-176.

篇9

雨污分流工程檔案管理的不利因素

1施工工期長(zhǎng)、標(biāo)段多且工程進(jìn)度不一致

雨污分流工程是網(wǎng)狀分布，施工區(qū)域大，經(jīng)過(guò)許多大街區(qū)和居民小區(qū)。作為一個(gè)整體的系統(tǒng)工程，工程施工標(biāo)段多且各個(gè)工區(qū)的進(jìn)度也不一致。對(duì)于工程的建檔工作帶來(lái)相當(dāng)大的監(jiān)管困難，由于不同路段的工程進(jìn)度不一致，各種物質(zhì)、設(shè)備的投入統(tǒng)計(jì)也有很大的區(qū)別，歸檔程序是動(dòng)態(tài)的，管理起來(lái)存在困難。而且，每個(gè)標(biāo)段的驗(yàn)收也是分批獨(dú)立進(jìn)行，如果不能統(tǒng)一制定歸檔要求和提前介入監(jiān)管，這些標(biāo)段的檔案材料可能會(huì)缺損。

2施工沿線覆蓋區(qū)域大，地下管網(wǎng)設(shè)計(jì)復(fù)雜

雨污分流工程聯(lián)系著城市街道地下空間和城市周圍的湖泊、河流。施工區(qū)域主要在城市主干道和重要的城市街區(qū)，街道下面管網(wǎng)狀況復(fù)雜，還有許多地下設(shè)施和人防工程，在施工中對(duì)原有管網(wǎng)的結(jié)構(gòu)改造、設(shè)計(jì)圖紙的修改，都會(huì)經(jīng)常發(fā)生。施工單位如果不能及時(shí)將修改方案保存和及時(shí)歸檔，工程竣工后會(huì)為以后的施工和維護(hù)帶來(lái)極大的不便，甚至還會(huì)留下各種隱患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，許多標(biāo)段由于施工質(zhì)量問(wèn)題，還發(fā)生了多次返工現(xiàn)象，施工方案多次修改，監(jiān)理方與施工方多次發(fā)生矛盾，如果不能保管好這些設(shè)計(jì)和修改圖紙，一旦以后發(fā)生事故追究責(zé)任時(shí)，就會(huì)十分困難。

3工程項(xiàng)目檔案管理人員和管理場(chǎng)所過(guò)于分散

雨污分流工程項(xiàng)目的各個(gè)標(biāo)段展開(kāi)，不同于其他場(chǎng)館和樓層建設(shè)。各個(gè)標(biāo)段的檔案管理人員和檔案管理場(chǎng)所也存在極大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街區(qū)展開(kāi)，工程項(xiàng)目部的辦公場(chǎng)所一般較為簡(jiǎn)陋，簡(jiǎn)易房?jī)?nèi)的檔案保管條件也不太好，都對(duì)檔案材料的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)存在相當(dāng)大的不利影響。雨污分流工程指揮部應(yīng)當(dāng)對(duì)主要干道、施工區(qū)域大的重點(diǎn)路段，配置專門的檔案人員和檔案保管設(shè)備，加大對(duì)重點(diǎn)路段檔案收集的監(jiān)管力度。

雨污分流工程檔案管理的必要措施

1建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度

在雨污分流工程項(xiàng)目正式施工前，項(xiàng)目管理方就應(yīng)當(dāng)制定專門的歸檔制度和確定項(xiàng)目過(guò)程中的檔案管理流程、監(jiān)管體制、檔案工作體系。在具體管理中，雨污分流項(xiàng)目檔案的歸檔可以分為一次性歸檔和分階段歸檔。歸檔的具體方式主要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體進(jìn)度和項(xiàng)目檔案管理制度而決定。管理方要制定專門的檔案管理責(zé)任書，對(duì)歸檔材料的范圍、人員、項(xiàng)目單位、歸檔時(shí)間做出具體的規(guī)定。無(wú)論是一次性全部歸檔還是分階段歸檔，都要作好必要的記錄，明確責(zé)任，確保項(xiàng)目建設(shè)歸檔工作的嚴(yán)肅性和材料的完整性。工程開(kāi)展后，施工方、監(jiān)理方都要按照制度和檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，確保項(xiàng)目過(guò)程中的各類檔案材料在生成后就能納入有效管理之中。在具體項(xiàng)目的開(kāi)展中，確保檔案人員參與項(xiàng)目施工的進(jìn)度監(jiān)管，確保各個(gè)階段的檔案材料不能丟失，及時(shí)由檔案人員參與檔案資料的收集和管理。項(xiàng)目工程指揮部在開(kāi)工前就注意與施工方簽訂檔案管理協(xié)議，制訂保證金制度來(lái)約束施工方重視檔案工作。

2提供人力、資金、設(shè)備及庫(kù)房等條件保障

雨污分流工程項(xiàng)目建設(shè)中的檔案材料很多，需要確定專人負(fù)責(zé)收集、整理、保管這些檔案材料，檔案人員還要對(duì)檔案工作流程的下一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，這就需要確定專門人員來(lái)做好檔案的整理和指導(dǎo)工作。同時(shí)項(xiàng)目管理方和施工方還要考慮到檔案管理需要投入相應(yīng)的資金、設(shè)備，這些費(fèi)用應(yīng)當(dāng)納入雨污分流工程管理的成本之中，最后還要指定條件較好的房間作為檔案材料的管理庫(kù)房，確保檔案材料不能受到損害。項(xiàng)目管理方和施工方還應(yīng)當(dāng)為各個(gè)檔案員配備相應(yīng)的辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)等存儲(chǔ)載體，確保各類信息及時(shí)匯總和備份。

3建立工程建設(shè)和項(xiàng)目檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制

目前，雨污分流工程項(xiàng)目建設(shè)的建設(shè)周期長(zhǎng)和單位分散問(wèn)題，是城市雨污分流項(xiàng)目建設(shè)普遍存在的問(wèn)題，項(xiàng)目管理方應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目建設(shè)之前，認(rèn)真研討存在的問(wèn)題和已有建設(shè)項(xiàng)目中取得的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確劃分工程項(xiàng)目的進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、按照工程項(xiàng)目來(lái)做好任務(wù)分解、責(zé)任分解、安全責(zé)任、歸檔范圍及歸檔要求的具體內(nèi)容劃分。必須針對(duì)施工方的現(xiàn)有管理機(jī)構(gòu)、管理水平、單位職責(zé)來(lái)明確，做好雨污分流工程進(jìn)度與責(zé)任相一致。不同城市的雨污分流工程項(xiàng)目建設(shè)的周期和建設(shè)單位存在著很大的差別，應(yīng)根據(jù)不同的項(xiàng)目要求和時(shí)間進(jìn)度做好規(guī)劃。雨污分流項(xiàng)目涉及到多個(gè)部門，項(xiàng)目檔案管理涉及到項(xiàng)目責(zé)任單位、檔案單位、施工單位、供貨物流方、監(jiān)理部門、審計(jì)單位、設(shè)備管理單位等。雨污分流項(xiàng)目檔案的完整性需要項(xiàng)目在不同的建設(shè)時(shí)期、不同環(huán)節(jié)中各個(gè)部門的相互配合。項(xiàng)目建設(shè)中的組織協(xié)調(diào)，對(duì)于項(xiàng)目檔案形成起到非常重要的決定因素，項(xiàng)目檔案形成的質(zhì)量也是項(xiàng)目建設(shè)組織協(xié)調(diào)水平的重要體現(xiàn)。

4對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的檔案資料進(jìn)行跟蹤管理

項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程必須認(rèn)真考慮到每個(gè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目檔案的歸檔和管理涉及多個(gè)部門，應(yīng)根據(jù)各個(gè)標(biāo)段的建設(shè)周期、建設(shè)進(jìn)度確定每個(gè)節(jié)點(diǎn)的工程進(jìn)度、直接責(zé)任人、項(xiàng)目檔案管理員等內(nèi)容。力爭(zhēng)在協(xié)調(diào)中責(zé)任明確，編制歸檔跟蹤手冊(cè)。項(xiàng)目建設(shè)辦公室在項(xiàng)目建設(shè)中，要督促項(xiàng)目管理方、施工單位、監(jiān)理、審計(jì)部門的按照節(jié)點(diǎn)收集整理各種檔案資料，各個(gè)工程項(xiàng)目的檔案員要針對(duì)自己的工程項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)，及時(shí)將有關(guān)歸檔資料進(jìn)行歸檔和梳理，填寫項(xiàng)目檔案跟蹤記錄手冊(cè)，對(duì)于不能歸檔的材料和責(zé)任人要及時(shí)向工程指揮部報(bào)告。

5確立雨污分流工程項(xiàng)目檔案的提前驗(yàn)收制度

我國(guó)許多城市大型建設(shè)項(xiàng)目都推行了項(xiàng)目檔案先于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收制度，其具體做法就是在整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，針對(duì)項(xiàng)目檔案單獨(dú)提前驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案提前驗(yàn)收的做法，起到了很好的督促作用，許多城市的大型建筑項(xiàng)目在檔案驗(yàn)收前，將各種檔案材料整理，對(duì)于各種散失的檔案材料采取了及時(shí)的補(bǔ)救，對(duì)于整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的歸檔和今后向城建檔案館或者國(guó)家綜合檔案館移交奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，我國(guó)許多城市進(jìn)行雨污分流整治工作，應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目建設(shè)中大力推行雨污分流工程項(xiàng)目檔案的提前驗(yàn)收制度，這樣在整個(gè)過(guò)程驗(yàn)收前，項(xiàng)目檔案材料必須齊全才能實(shí)現(xiàn)竣工驗(yàn)收，即使有檔案材料的缺損，也會(huì)在檔案驗(yàn)收后，及時(shí)補(bǔ)救，從而有利于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整歸檔。

篇10

1.構(gòu)建信息開(kāi)放中心隨著信息社會(huì)的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源的日益豐富，以人力和傳統(tǒng)的“實(shí)體保管”的檔案管理方式已不適應(yīng)今天檔案資源的管理與服務(wù)構(gòu)建基于WEB平臺(tái)構(gòu)建太鋼檔案管理服務(wù)模式，提供全方位開(kāi)發(fā)利用開(kāi)展企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段針對(duì)檔案資源的開(kāi)放利用和回收，越來(lái)越多的企業(yè)通過(guò)構(gòu)建信息開(kāi)放中心的方式來(lái)推動(dòng)企業(yè)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展為優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，利用信息化手段發(fā)揮新的服務(wù)方式，企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)可以積極地探索檔案宣傳的內(nèi)容、重點(diǎn)和方式上的問(wèn)題而實(shí)現(xiàn)信息開(kāi)放的多元化有多種途徑:首先，需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源的形式建立支持用戶通過(guò)登錄系統(tǒng)的信息查詢方式其次，針對(duì)客戶的實(shí)際需要，企業(yè)在對(duì)檔案信息管理的問(wèn)題，可以通過(guò)電子郵件等多媒體方式進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)與此同時(shí)，為延伸檔案資料的服務(wù)時(shí)間和空間，企業(yè)應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，建立高效的信息系統(tǒng)最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網(wǎng)定期檔案服務(wù)數(shù)據(jù)包、構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)然，我們不能忽視對(duì)企業(yè)檔案資源的編研與利用而針對(duì)這一方面所出現(xiàn)的問(wèn)題，信息開(kāi)放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎(chǔ)之上，為形成信息含量高、具備針對(duì)性的檔案產(chǎn)品，以保證企業(yè)得到充分發(fā)展，對(duì)檔案原件的價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

2.進(jìn)行深化層次編研充分優(yōu)化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內(nèi)容同時(shí)，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對(duì)企業(yè)的日常工作以及實(shí)際的數(shù)據(jù)和運(yùn)行需要等諸多方面，必須對(duì)原有數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作的實(shí)際需要，對(duì)所需信息進(jìn)行處理而出來(lái)的工程是根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有館藏經(jīng)所需信息根據(jù)實(shí)際工作種類和企業(yè)運(yùn)行的各個(gè)階段，進(jìn)行分類處理但同時(shí)，要保證信息的真實(shí)性，對(duì)于有價(jià)值的信息進(jìn)行匯總而這些步驟都是為保障企業(yè)的檔案編研符合企業(yè)的利益需要可以為企業(yè)良好、穩(wěn)定的發(fā)展提供有力的依據(jù)在實(shí)際操作中，企業(yè)倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項(xiàng):第一，針對(duì)檔案數(shù)量繁多，種類多樣的信息的實(shí)際需求情況，檔案資料的處理要以優(yōu)先級(jí)的方式有序進(jìn)行第二，因?yàn)槠髽I(yè)檔案資料對(duì)于企業(yè)自身利益密切相關(guān)，在其編研的工程中，我們必須請(qǐng)要具備豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專家來(lái)進(jìn)行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學(xué)性第三，在檔案資料內(nèi)容處理上，對(duì)于來(lái)自企業(yè)管理部門或者國(guó)家行業(yè)協(xié)會(huì)的指導(dǎo)性文件檔案，應(yīng)定期編研匯總第四，檔案資料處理的過(guò)程中，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，必須保障編研資料能夠及時(shí)提交，檔案資料也必須按照周密的時(shí)間流程來(lái)進(jìn)行，保證編研資料的全面性和概括性，而對(duì)于涉及企業(yè)生產(chǎn)具體細(xì)節(jié)的資料，則編研時(shí)更應(yīng)注重其細(xì)致性和完整性。

3.強(qiáng)化規(guī)范化制度化建設(shè)，建立工程檔案檢查考核制度項(xiàng)目前期預(yù)知管理，項(xiàng)目開(kāi)工統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目實(shí)施階段實(shí)時(shí)監(jiān)控，項(xiàng)目交工階段總結(jié)反饋的各個(gè)階段等都所屬于企業(yè)項(xiàng)目工程全過(guò)程管理的主要內(nèi)容針對(duì)項(xiàng)目檔案的分散管理，制度不完善，業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準(zhǔn)確地移交歸檔的現(xiàn)狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、完整，必須建立健全檔案各項(xiàng)規(guī)章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項(xiàng)目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收，及時(shí)做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對(duì)電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用做到企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)，為企業(yè)的文化建設(shè)提供詳實(shí)的素材同時(shí)，為保障基建檔案管理工作流程與優(yōu)化，文書檔案管理工作流程與優(yōu)化，會(huì)計(jì)檔案管理工作流程與優(yōu)化，經(jīng)營(yíng)檔案管理工作流程與優(yōu)化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對(duì)檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)于有價(jià)值的信息資料，進(jìn)行定期的匯總和檢查對(duì)于那些對(duì)于企業(yè)發(fā)展沒(méi)有借鑒意義的資料進(jìn)行處理，合理分類和匯總。

二、結(jié)束語(yǔ)