導(dǎo)語(yǔ)：現(xiàn)代企業(yè)合同管理運(yùn)行機(jī)制構(gòu)建一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:合同從簽定到執(zhí)行階段的管理極其重要，建立一個(gè)健全優(yōu)良的合同管理運(yùn)行機(jī)制必不可少。本文以南昌公共交通集團(tuán)合同管理為例，針對(duì)合同管理存在的問(wèn)題提出了有效對(duì)策，從合同管理的執(zhí)行環(huán)節(jié)出發(fā)闡述了如何對(duì)合同進(jìn)行體系化、動(dòng)態(tài)化管理。建立完善的合同執(zhí)行運(yùn)行機(jī)制，不僅能及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)做出防范，也能使企業(yè)效益得到有效提升。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè)管理；合同管理；合同執(zhí)行

合同，又稱契約、協(xié)議，是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的一切行為的載體，同時(shí)也是產(chǎn)生爭(zhēng)議和糾紛的根源。合同管理的內(nèi)容是指從實(shí)際出發(fā)，依照國(guó)家的相關(guān)法律和法規(guī)，合同主體為實(shí)現(xiàn)合同目的，對(duì)合同從洽談、草擬、簽訂、生效開(kāi)始，包括合同執(zhí)行、修改、轉(zhuǎn)讓、退出以及糾紛解決，直到合同失效結(jié)束這一過(guò)程中一系列民商事法律行為的總稱。合同管理的手段則包括合同審核、合同監(jiān)管和合同控制。

一、建立完善的合同執(zhí)行運(yùn)行機(jī)制，有助于全面提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，合同成為企業(yè)參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要載體。嚴(yán)把合同簽訂、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，能有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，減少以往因不簽訂合同或單人簽訂合同及審查體系不完善導(dǎo)致的易發(fā)生經(jīng)營(yíng)糾紛和合同存在文字陷阱等問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前，南昌公交運(yùn)輸集團(tuán)(以下簡(jiǎn)稱南昌公交)存在很多市場(chǎng)化的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，如特約包車(chē)業(yè)務(wù)、車(chē)輛維修業(yè)務(wù)、保潔保安勞務(wù)外包。合同簽訂對(duì)外、對(duì)內(nèi)是雙向約束，不簽訂合同相關(guān)的款項(xiàng)催收困難，企業(yè)權(quán)益無(wú)法保障，但簽訂了合同，對(duì)企業(yè)必須執(zhí)行的義務(wù)也有要求，如包車(chē)的時(shí)間、班次、車(chē)型，維修的質(zhì)量、質(zhì)保期等等。要嚴(yán)格高效地執(zhí)行合同，企業(yè)就必須以合同管理為中心，做好相關(guān)的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)物資以及生產(chǎn)資金等方面的統(tǒng)籌分析與管理，并在執(zhí)行的過(guò)程中針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題去重新審視和完善自己。這對(duì)公司既是一種約束，更是一種強(qiáng)大的發(fā)展動(dòng)力。比如，通過(guò)統(tǒng)計(jì)已簽合同總數(shù)，可看出企業(yè)合同管理的業(yè)務(wù)覆蓋率；通過(guò)檢查合同條款，看合同是否合理，是否有利益輸送；通過(guò)查看合作伙伴的履約或違約率，推測(cè)其信譽(yù)狀況；通過(guò)查看出租車(chē)包車(chē)與實(shí)際執(zhí)行比率，可以衡量包車(chē)方案是否適銷對(duì)路；通過(guò)查看合同款項(xiàng)是否按期回收，可避免出現(xiàn)過(guò)多應(yīng)收賬款，造成流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)不靈的問(wèn)題。所以，加強(qiáng)對(duì)合同的科學(xué)管理，建立起一套完善、有效的合同執(zhí)行運(yùn)行機(jī)制，可以使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平得到全面提高。

二、南昌公交的合同管理運(yùn)行機(jī)制

南昌公交圍繞合同管理專門(mén)出臺(tái)了《合同管理辦法》，要求各單位、各部門(mén)對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，除即時(shí)結(jié)清的簡(jiǎn)單小額事項(xiàng)外均應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同，并建立明細(xì)臺(tái)賬予以記錄。因情況緊急或條件限制而未能及時(shí)訂立書(shū)面合同的，也應(yīng)在事后補(bǔ)簽書(shū)面合同。集團(tuán)各部門(mén)及各單位均需指定兼職合同管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位的合同承辦(即起草、送審、評(píng)估、登記、存檔、糾紛處置及對(duì)合同對(duì)方主體資格、信用情況審查等綜合事務(wù))，做好與企業(yè)管理處的工作對(duì)接。合同原則上應(yīng)由我方或以我方為主起草。若對(duì)方起草合同，承辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同內(nèi)容、條款仔細(xì)推敲。起草的合同應(yīng)文字準(zhǔn)確，描述清晰，用詞規(guī)范，無(wú)歧義。合同正文應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用國(guó)家或行業(yè)主管部門(mén)頒布的示范文本。合同除正文之外，補(bǔ)充合同、公文信件、數(shù)據(jù)電文等均為合同的組成部分。合同起草完畢后，各單位、各部門(mén)按合同審查要求，填寫(xiě)《合同審批單》，并由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署部門(mén)意見(jiàn)，簽字加蓋部門(mén)公章。如由兩個(gè)以上部門(mén)承辦的，應(yīng)分別簽署意見(jiàn)并蓋章，按程序進(jìn)行審查會(huì)簽，具體為承辦部門(mén)→企業(yè)管理處→審查部門(mén)(監(jiān)審處、財(cái)務(wù)處、專業(yè)技術(shù)部門(mén))→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理或董事長(zhǎng)。合同會(huì)簽后，承辦部門(mén)按權(quán)限負(fù)責(zé)合同簽署，應(yīng)由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽署的合同，總經(jīng)理或董事長(zhǎng)可根據(jù)具體情況授權(quán)他人簽署。授權(quán)簽署的合同，如對(duì)方要求出具《授權(quán)委托書(shū)》，由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)辦理，委托書(shū)必須由法人授權(quán)委托。合同通過(guò)審查后，由承辦部門(mén)將《合同審批單》和合同文本、附件以及相關(guān)資料送交至企業(yè)管理處加蓋公交運(yùn)輸集團(tuán)合同專用章。各項(xiàng)合同經(jīng)審查無(wú)誤后各單位、各部門(mén)需及時(shí)錄入南昌公交ERP合同管理模塊，實(shí)行統(tǒng)一登記，便于建立內(nèi)部的電子查閱臺(tái)賬。各單位的綜合科或行政辦公室對(duì)收到的合同文本應(yīng)按照南昌公交的《企業(yè)檔案管理辦法》對(duì)合同按年度歸檔、統(tǒng)一管理。合同生效后，由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，及時(shí)、如實(shí)記錄合同執(zhí)行情況；如有必要，還應(yīng)提請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)。合同執(zhí)行過(guò)程中如果出現(xiàn)新的問(wèn)題，承辦部門(mén)應(yīng)該向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并盡快與對(duì)方協(xié)商，簽訂補(bǔ)充合同以減少我方損失。如果合同內(nèi)容需要補(bǔ)充、變更或者解除，需填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)審批表》，其程序與合同審查、審批與簽署的程序相同。如果在合同執(zhí)行過(guò)程中雙方發(fā)生糾紛，應(yīng)本著互信互利的原則協(xié)商解決:若協(xié)商一致，應(yīng)訂立書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章；協(xié)商不成，決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的，承辦部門(mén)應(yīng)將合同的簽訂、執(zhí)行、糾紛及協(xié)商情況整理成書(shū)面材料，連同有關(guān)證據(jù)送企業(yè)管理處，按南昌公交《法律事務(wù)管理辦法》相關(guān)規(guī)定處理。

三、南昌公交合同管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

公交運(yùn)輸集團(tuán)的合同管理第一責(zé)任方在各單位、各部門(mén)，企業(yè)管理處代表集團(tuán)層面對(duì)各單位、各處室合同的日常管理工作進(jìn)行檢查，對(duì)重大合同的執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)，并將督導(dǎo)考核建議報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，視情況列入各單位、各部門(mén)的年度考核。　(一)合同管理存在的常見(jiàn)問(wèn)題。根據(jù)以往對(duì)合同管理檢查的情況來(lái)看，主要容易出現(xiàn)以下幾個(gè)問(wèn)題:1.合同法制觀念淡薄，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差。很多單位、部門(mén)的負(fù)責(zé)人認(rèn)為合同管理可有可無(wú)，對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏，造成單位或部門(mén)的合同管理不健全，有很多業(yè)務(wù)為了盡快拿到，常以口頭形式代替合同簽訂。南昌公交發(fā)展歷程中曾清算注銷過(guò)好幾家子企業(yè)，在對(duì)這些子企業(yè)專項(xiàng)審查時(shí)常常發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)單據(jù)無(wú)合同憑證、無(wú)經(jīng)辦人員簽字、無(wú)對(duì)方單位公章，造成企業(yè)權(quán)益無(wú)法采取法律方式追償，給企業(yè)造成巨大損失。2.合同管理專業(yè)人才缺乏、不專業(yè)。企業(yè)必須對(duì)簽訂的合同進(jìn)行嚴(yán)格審查，否則將導(dǎo)致大量不合規(guī)的合同生效，這將對(duì)企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，合格的合同管理人員需要具有一定的綜合素質(zhì):不僅要對(duì)本單位、本部門(mén)業(yè)務(wù)熟悉，還需具有一定的專業(yè)技術(shù)知識(shí)尤其是法律知識(shí)。但現(xiàn)實(shí)中，很多單位及部門(mén)的合同管理人員常由其它崗位兼職，水平有限只能做一些簡(jiǎn)單的流程性工作，尤其缺乏必須的法律知識(shí)因而無(wú)法對(duì)合同中涉及的相關(guān)法律問(wèn)題作出正確的判斷，為合同的合法性帶來(lái)隱患。此外，合同條款的設(shè)計(jì)不能有遺漏，重要條款需反復(fù)推敲、模擬，表述無(wú)歧義，才能很好地防范合同風(fēng)險(xiǎn)。例如:公司曾與下屬企業(yè)經(jīng)營(yíng)者簽署過(guò)一份《承包經(jīng)營(yíng)合同》，對(duì)超利在30萬(wàn)元以上分配方式的文字表述有歧義，從而引發(fā)采用遞進(jìn)方式還是并列方式計(jì)算的糾紛。3.合同管理部門(mén)及管理制度不完善，合同管理手段落后。企業(yè)內(nèi)部合同管理部門(mén)及管理制度不完善，制定或執(zhí)行合同沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成合同簽訂流程和合同文本不規(guī)范，合同版本五花八門(mén)；合同內(nèi)容不完整，合同主要條款不齊全，條款過(guò)于簡(jiǎn)單或不明確；合同文字表述不準(zhǔn)確，有歧義甚至發(fā)生沖突的現(xiàn)象。根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》規(guī)定，法人的分支機(jī)構(gòu)必須得到法人的授權(quán)委托才可以對(duì)外簽訂合同，實(shí)踐中常出現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)沒(méi)有得到授權(quán)委托就對(duì)外簽訂合同的情況；有的企業(yè)簽合同時(shí)，甚至沒(méi)有對(duì)合同對(duì)方的資信狀況、法人經(jīng)營(yíng)執(zhí)照或自然人身份證明進(jìn)行必要的調(diào)查和審核就匆忙簽訂合同，這些行為都給合同的合法性以及后續(xù)執(zhí)行帶來(lái)嚴(yán)重隱患。此外，部分企業(yè)的合同管理信息化程度低，仍采取傳統(tǒng)的人工方式，嚴(yán)重影響合同歸檔、調(diào)閱以及進(jìn)度分析，甚至出現(xiàn)紙質(zhì)合同丟失的現(xiàn)象。因此，制度的不完善和管理手段的落后將導(dǎo)致企業(yè)與外單位溝通協(xié)調(diào)效率和效益的低下。4.注重合同的靜態(tài)管理指標(biāo)，但忽視合同執(zhí)行過(guò)程中各環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)管理。實(shí)踐中大部分企業(yè)在首次簽約前，會(huì)比較注意審查合同對(duì)方的資信狀況和履約狀況，等到二次簽約、三次簽約時(shí)，往往就忽視了對(duì)合同對(duì)方的資信重新審查。對(duì)方當(dāng)事人過(guò)去的履約能力強(qiáng)并不代表其當(dāng)前也具備同樣的能力，南昌公交某子公司與外單位簽訂供貨合同時(shí)，對(duì)方單位當(dāng)時(shí)已面臨工商注銷，無(wú)法開(kāi)具供貨發(fā)票，造成該子公司無(wú)法取得發(fā)票，無(wú)法抵扣稅款。還有的合同約定質(zhì)保金在3年以內(nèi)支付，結(jié)果3年到期后，企業(yè)未付，被對(duì)方單位告上法庭。因此要做好合同管理，必須同時(shí)做好合同的事前與事后管理，才能保障企業(yè)的合法權(quán)益。(二)合同管理常見(jiàn)問(wèn)題對(duì)策。針對(duì)企業(yè)合同管理中常見(jiàn)問(wèn)題，可從下面五個(gè)方面入手，以切實(shí)提高企業(yè)合同管理的水平和能力。1.加強(qiáng)宣傳力度，強(qiáng)化全員合同法制觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。企業(yè)包括領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)員工都要加強(qiáng)對(duì)于合同管理重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)會(huì)用法律手段保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。合同管理人員應(yīng)認(rèn)真履職，學(xué)會(huì)以法律為準(zhǔn)繩，切實(shí)把好合同關(guān)口，盡可能化解企業(yè)面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.提升合同管理人才專業(yè)性，完善企業(yè)合同管理體系。任何事情首先需要人來(lái)完成，因此首先需要對(duì)合同管理人員嚴(yán)格選拔。通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出來(lái)”的方式創(chuàng)造條件，對(duì)合同管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升其綜合素質(zhì)，使合同管理做到專業(yè)化、法律化。企業(yè)的合同管理要有章可循，應(yīng)契合自身實(shí)際，從合同的開(kāi)始、執(zhí)行、結(jié)束等方面制定全面的合同管理制度。這些制度應(yīng)包括:合同歸口管理；合同分類專項(xiàng)管理；合同專用章管理；合同臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理、合同歸檔管理、合同執(zhí)行監(jiān)督管理等制度。3.加強(qiáng)合同的動(dòng)態(tài)管理，時(shí)刻關(guān)注合同對(duì)方的資信和履約能力。合同動(dòng)態(tài)管理不僅體現(xiàn)在合同簽訂的事前調(diào)研及資信審核，而且包括合同簽訂、執(zhí)行、終止的整個(gè)動(dòng)態(tài)執(zhí)行過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)督和定期檢查:合同簽訂前，要注意審查對(duì)方的主體資格和資信；合同談判環(huán)節(jié)，要仔細(xì)推敲合作條款，看是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)己方不利的約束性條件和要求，尤其要注意其中關(guān)于合同修改、索賠、退出等條款是否公平，以確保己方的合法權(quán)益；合同簽署環(huán)節(jié)，仍要注意審查對(duì)方的主體資格和資信狀況，避免對(duì)方盜用公司合同專用章來(lái)簽訂合同等虛假行為的發(fā)生，以確保合同文本的合規(guī)性；合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，要實(shí)時(shí)掌握對(duì)方的履約能力，采取有效措施不斷改善、提高合同履約水平，防止出現(xiàn)履約異常；合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)，企業(yè)要嚴(yán)格審核已結(jié)項(xiàng)目，把好支付關(guān)口，避免利益受損。只有對(duì)合同各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，才能更好地預(yù)防合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)，更好地保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.做好違約合同的索賠管理，使企業(yè)損失最小化。合同一旦違約，合同管理人員要協(xié)助合同經(jīng)辦人員正確估算違約帶來(lái)的后果。若是我方違約，應(yīng)尊重對(duì)方合法權(quán)益，積極與對(duì)方協(xié)商，并盡量采取補(bǔ)救措施減少我方損失:如執(zhí)行中止，當(dāng)阻卻事項(xiàng)消失后，繼續(xù)執(zhí)行；或執(zhí)行終止，賠償損失。若是對(duì)方違約，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯?？刹扇f(xié)商、仲裁或訴訟的方式，要求對(duì)方承擔(dān)締約過(guò)失責(zé)任或違約責(zé)任。若雙方均有責(zé)任，應(yīng)實(shí)事求是分清主次，通過(guò)協(xié)商或其它方式解決。5.發(fā)揮全民監(jiān)督的作用。在南昌公交合同管理中對(duì)于七類損害企業(yè)利益的行為，公交企業(yè)各級(jí)員工有權(quán)向集團(tuán)監(jiān)審部門(mén)進(jìn)行檢舉、揭發(fā)。對(duì)于檢舉、揭發(fā)屬實(shí)的，南昌公交將給予舉報(bào)員工物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)并為之保密。對(duì)給企業(yè)造成較大經(jīng)濟(jì)損失的合同，將追究直接責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)或行政責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。由于重視合同在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要性，南昌公交通過(guò)建立現(xiàn)代企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避制度，完善合同簽約主體資格審查、規(guī)范性文件審查、授權(quán)委托、專用章管理、合同臺(tái)賬登記歸檔、訴訟案件管理等程序，使企業(yè)的合同管理健全、規(guī)范，也能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和有關(guān)資料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年度，南昌公交共簽訂合同2017年270份，其中收入類合同為99058981.44元，支出類合同為529314521.77元，未出現(xiàn)一筆合同糾紛,合同履約率達(dá)100%，受到業(yè)內(nèi)人士及上級(jí)部門(mén)一致好評(píng)，企業(yè)榮獲“重合同、守信用”優(yōu)秀企業(yè)稱號(hào)，樹(shù)立了良好的企業(yè)形象及企業(yè)誠(chéng)信。

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作者:黃志云 單位:江西南昌公共交通運(yùn)輸集團(tuán)有限責(zé)任公司