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摘要：職業(yè)院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是保證為社會培養(yǎng)社會需要人才的有力保障，是檔案管理工作人員重要的組成部分，檔案管理是學(xué)生非常珍貴的材料，是學(xué)生畢業(yè)以及學(xué)位評審的重要的參考依據(jù)。因此，為了提升職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重視程度，本文對如何優(yōu)化職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進行了簡要論述。

關(guān)鍵詞：學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理；水平；規(guī)范操作

職業(yè)院校的學(xué)籍檔案非常重要，其真實記載和反映了學(xué)生從入校到畢業(yè)期間，德、智、體等各項發(fā)展情況。學(xué)籍檔案是教學(xué)檔案的重要構(gòu)成內(nèi)容，其經(jīng)過科學(xué)整理歸檔，以文字、表冊等形式存在，具有重要的參考利用價值。在具體管理實踐中，科學(xué)、規(guī)范地管理學(xué)籍檔案,將能保證學(xué)籍檔案完整與安全,更好地滿足使用者的需求，同時，也能有效杜絕學(xué)歷造假。職業(yè)院校是我國國民教育體系的重要構(gòu)成部分，隨著職業(yè)院校的發(fā)展進步,其傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理逐漸不能適應(yīng)當(dāng)前教育改革實際，必須要進行創(chuàng)新和改革。職業(yè)院校要以前瞻的眼光，從服務(wù)學(xué)生與社會的高度出發(fā)，對學(xué)籍檔案管理工作積極進行創(chuàng)新，以進一步提升學(xué)籍檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、職業(yè)院校加強學(xué)籍檔案管理的重要意義

學(xué)籍檔案包括的內(nèi)容比較多，例如，學(xué)生入學(xué)時填寫的登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、在校學(xué)生名冊、學(xué)生成績單、學(xué)籍變更、獎勵、處分等各種資料。學(xué)籍檔案也分為靜態(tài)和動態(tài)兩類，入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、在校學(xué)生名冊等屬于靜態(tài)學(xué)籍檔案，學(xué)籍變更、獎勵、處分等材料屬于動態(tài)學(xué)籍檔案。從內(nèi)容上來看，學(xué)籍檔案對學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的活動進行了記錄，這些活動都是第一手資料,因而其內(nèi)容具有原始屬性，使得學(xué)籍檔案的價值性、可靠性、可用性更強。學(xué)籍檔案反映了學(xué)生的綜合素質(zhì)，可作為考察憑證，為學(xué)校各項工作提供參考依據(jù)。同時，從學(xué)籍檔案中，還可看出職業(yè)院校及教職工的工作情況，能為教學(xué)、教務(wù)及研究工作等改革發(fā)展，提供有效支持。鑒于學(xué)籍檔案的重要價值意義，其利用價值得到了社會的廣泛應(yīng)用，應(yīng)用范圍也不斷地擴大。職業(yè)院校要對學(xué)生學(xué)籍檔案的重要價值有充分的認知，堅持立足實際，以人為本地開展學(xué)籍檔案創(chuàng)新管理，應(yīng)用多種信息技術(shù)手段，提高學(xué)籍檔案的管理實效。

二、增強法律意識，促進檔案管理水平不斷提高

由于學(xué)生的學(xué)籍檔案具有重要的價值，在學(xué)校管理中占有重要的地位，因此，職業(yè)院校必須要高度重視學(xué)籍檔案管理。從學(xué)籍檔案管理實踐來看，在新的時代背景下，學(xué)籍檔案管理發(fā)生了很大的變革，對于學(xué)籍檔案管理人員的要求也更高。學(xué)籍管理人員必須要積極學(xué)習(xí)先進的學(xué)籍檔案管理知識與理論，并在具體工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，以具備更加專業(yè)的技術(shù)能力，推進檔案管理工作效果與質(zhì)量不斷提升。因?qū)W生的學(xué)籍檔案內(nèi)容比較多，管理要求也比較高，因而，學(xué)籍檔案管理人員不僅要掌握基本的學(xué)籍檔案管理知識，還要熟悉與學(xué)籍檔案相關(guān)的各項法律政策，這樣才能在思想意識上強化對學(xué)籍檔案管理的重視意識，主動提高檔案管理技術(shù)與水平。學(xué)籍檔案內(nèi)容具有一定的動態(tài)性，管理人員必須要靈活地、全面地及時收集信息，并對所搜集的信息資料進行整理與保管，這樣才能推動學(xué)籍檔案管理工作發(fā)展進步，促進學(xué)籍檔案管理目標(biāo)順利實現(xiàn)。為了保證學(xué)籍檔案管理水平得到切實的提升，職業(yè)院校還要結(jié)合實際情況，科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)籍檔案管理有據(jù)可依。另外，職業(yè)院校還要從全局出發(fā)，對學(xué)籍檔案管理相關(guān)的部門加強管理，促進工作協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，通過標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范行動，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理。在學(xué)籍檔案管理中，管理人員是非常重要的因素，職業(yè)院校要對學(xué)籍檔案管理人員加強教育培訓(xùn)，采用“走出去，請進來”的方式，不斷提升其業(yè)務(wù)水平與專業(yè)素質(zhì)，從而為做好學(xué)籍檔案管理夯實人才基礎(chǔ)。

三、嚴(yán)格做到依規(guī)操作，及時完善學(xué)籍檔案資料收集與歸檔工作

職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理實效的提高，不是一蹴而就的，因其具有復(fù)雜性，管理過程中也會存在不少問題，如果要提高學(xué)籍檔案管理的有效性，就必須要在具體管理實踐中，嚴(yán)格做到依照規(guī)范進行操作，將各項要求落實到實踐中，這樣才能保障檔案資料的準(zhǔn)確性與真實性。同時，學(xué)籍檔案管理人員還要對學(xué)籍檔案的相關(guān)資料及時進行收集，然后，根據(jù)其類別進行分門別類地歸檔，以保證學(xué)籍檔案完整、有效。首先，學(xué)籍檔案管理部門要加強宣傳與引導(dǎo)，讓相關(guān)部門與廣大師生都能認識到學(xué)籍檔案及其管理工作的重要意義，強化其責(zé)任感，增強各部門的寫作，這樣才能使學(xué)籍檔案的真實性、準(zhǔn)確性得到良好的保障。職業(yè)院校要將學(xué)籍檔案管理人員的責(zé)任落實到位，明確其職責(zé)，強化其管理，從而提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。其次，要立足實際建立健全學(xué)籍檔案管理相關(guān)制度，完善管理人員的激勵機制，做到獎懲分明，以充分激發(fā)起學(xué)籍檔案管理人員的工作熱情與主觀能動性。最后，要對學(xué)籍檔案的各項工作進行完善和規(guī)范。依據(jù)不同檔案分類，有針對性地設(shè)計統(tǒng)一的表格，這樣就能使登記的各項信息完整、準(zhǔn)確，管理人員可以快捷地實現(xiàn)匯總和歸檔。因為學(xué)籍檔案內(nèi)容與教學(xué)活動緊密相關(guān)，學(xué)籍檔案建立要結(jié)合教學(xué)活動進行。第一，完整性。管理人員要根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，高效、高質(zhì)地開展學(xué)籍檔案管理，要對學(xué)籍檔案涉及的相關(guān)信息資料進行嚴(yán)格落實與篩選，完整地做好學(xué)籍檔案內(nèi)容整理，并根據(jù)規(guī)章制度的要求進行保存，這樣才能使學(xué)籍檔案內(nèi)容完整，實現(xiàn)事事有記載，件件查有據(jù)。第二，及時性。學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況是不斷發(fā)展變化的，因此，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要進行動態(tài)的更新。管理人員為確保學(xué)籍檔案完整，必須要根據(jù)學(xué)籍檔案的內(nèi)容，及時收集學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，將符合建檔要求的信息及時進行立卷歸檔。在學(xué)籍檔案日常管理中，也要根據(jù)要求進行規(guī)范化操作，對學(xué)籍檔案及時進行檢查與整理，發(fā)現(xiàn)錯誤的及時進行更正。任課教師上交的原始成績，管理人員要堅持做到及時錄入，并做到準(zhǔn)確和完整。第三，真實性。對于檔案管理來說，真實性是非常重要的標(biāo)準(zhǔn)。同樣，真實性也是學(xué)籍檔案管理的核心。管理人員在學(xué)籍檔案管理中，必須要堅持實事求是的原則，對所搜集的學(xué)籍檔案信息治療進行客觀記載，嚴(yán)厲杜絕弄虛作假或篡改學(xué)籍檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將予以嚴(yán)厲懲治。如果認為學(xué)籍檔案資料不夠清晰、明確，應(yīng)重新進行調(diào)查核實。第四，準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性也是學(xué)籍檔案的重要特征，學(xué)籍檔案記載了學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的真實情況，管理人員必須要對其進行客觀、公正地記載，并做到條理清楚、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能準(zhǔn)確地反映學(xué)生的情況，保障學(xué)籍檔案真實性。另外，在職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理中，為促進檔案管理質(zhì)量不斷提高，相關(guān)職能部門還要對學(xué)籍檔案管理進行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查，定期或不定期地審查學(xué)籍檔案管理工作，以便及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，及時采取有效對策進行解決。這樣才能確保學(xué)籍檔案資料完整、準(zhǔn)確，保證學(xué)籍檔案管理工作高效、高質(zhì)。

四、結(jié)語

一言以蔽之，學(xué)籍檔案管理非常重視，職業(yè)院校必須要對其予以高度重視，在具體實踐中，有針對性地采取有效措施，以進一步提升學(xué)籍檔案管理工作效果,這對維護職業(yè)院校教育工作的正常開展和促進職業(yè)院校管理水平的不斷提升有著重要的意義。

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作者:杜春黎 單位:渭南職業(yè)技術(shù)學(xué)院