導(dǎo)語：疫情防控常態(tài)化下智能預(yù)約報銷探析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：2003年的“SARS”催生了諸如阿里巴巴、京東、淘寶等在線消費(fèi)的發(fā)展，而今年的肺炎疫情，則激發(fā)了在線教學(xué)、線上答辯、線上招生以及零接觸網(wǎng)上辦公模式的變革?；ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)手段在疫情防控中得到廣泛應(yīng)用并發(fā)揮了重要的作用。此次疫情，給高校傳統(tǒng)財務(wù)報銷面對面、線下模式的變革提供了機(jī)會，本文基于高校信息化建設(shè)和未來高校財務(wù)管理發(fā)展趨勢，提出線上、“非接觸式”智能報銷模式的途徑，旨在提升高校報賬效率和減輕報賬人員的壓力，也為高校財務(wù)管理轉(zhuǎn)型提供保障。

關(guān)鍵詞：疫情；高校；智能；財務(wù)報銷

一、引言

2020年初，一場潛伏周期長，傳染性極強(qiáng)的病毒肺炎迅速蔓延全國，各地均開啟公共衛(wèi)生事件一級響應(yīng)。在此情形下，教育部一再宣布延遲全國各高校開學(xué)時間，原因在于高校師生來自全國五湖四海，又值寒假期間，不乏師生會選擇旅游或探親，人員流動性極大。一旦復(fù)學(xué)，可能會導(dǎo)致疫情再次傳播，從而會給學(xué)校防疫工作帶來更多的困難與壓力。目前，我國國內(nèi)疫情雖已基本得到控制，但是由于的特殊性以及國外病例的輸入，聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制依然不可缺失。在疫情防控常態(tài)化下，于各高校而言，在積極響應(yīng)教育部“停課不停教，停課不停學(xué)”的號召的同時，也要保障校內(nèi)科研工作、教學(xué)研究、日常管理、各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)報銷等事項(xiàng)的順利進(jìn)行。高校財務(wù)部門作為學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理的主要職能部門，在面對疫情的形勢下，要打破傳統(tǒng)的面對面線下辦公模式，迅速適應(yīng)“零接觸”和線上辦公，更多地采用信息技術(shù)等手段來實(shí)現(xiàn)由“管控式”到“服務(wù)+管控式”的轉(zhuǎn)變。

二、肺炎疫情對高校財務(wù)報銷工作的影響

（一）傳統(tǒng)的面對面線下報銷方式增加疫情傳播風(fēng)險。多年來，高校傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式主要有四個業(yè)務(wù)流程：報銷人制單、領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)審核、和資金支付，而這些業(yè)務(wù)流程基本以線下為主，這不可避免地導(dǎo)致報銷人員與領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)審批人員、出納人員之間進(jìn)行面對面的接觸溝通。一份報銷單據(jù)從原始憑證的收集（包括各類紙質(zhì)發(fā)票、火車票、飛機(jī)票等）到制單再到歸檔可無能會經(jīng)多人手中傳遞，此種情形無疑會增加疫情傳播風(fēng)險，更會給高校疫情防控工作帶來巨大阻力，影響高校其他方面工作有序開展。（二）教職工居家網(wǎng)上辦公時效一定程度上受到封閉的內(nèi)部局域網(wǎng)限制。在疫情較為嚴(yán)重期間，基于高校教育工作安全考慮，多數(shù)高校一再延期開學(xué)。在此形勢下，不僅要做好防疫工作，切實(shí)保障全體教職工生命安全，更要支持高校“停課不停學(xué)、業(yè)務(wù)不停辦”的相關(guān)要求，保證教學(xué)科研活動以及財務(wù)工作的順利開展。因此，高校信息部門在保證學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，與其他部門通力合作，打通網(wǎng)絡(luò)訪問限制，構(gòu)建遠(yuǎn)程辦公平臺，實(shí)現(xiàn)居家辦公模式，從而有效降低人員流動風(fēng)險。但是出于對高校財務(wù)工作的保密性及安全性考慮，財務(wù)信息系統(tǒng)都是建立在封閉的內(nèi)部局域網(wǎng)之上，加之物理隔離等手段確保財務(wù)信息的安全，使得當(dāng)前的“線上辦公”變成“電話+微信+郵件”等輔助方式的辦公，無法及時有效處理財務(wù)相關(guān)事項(xiàng)，一定程度上也會激發(fā)財務(wù)與其他相關(guān)部門的矛盾。（三）特殊時期，特事特辦事項(xiàng)給財務(wù)工作帶來潛在風(fēng)險。疫情之下，人員的流動和接觸勢必會增加感染風(fēng)險，但防疫也影響了正常工作的開展。特殊時期，傳統(tǒng)管控制度下的業(yè)務(wù)流程要滿足疫情防控“零接觸”的要求，日常業(yè)務(wù)將基本停滯，一些重要業(yè)務(wù)先行辦理，諸如涉及防控資金業(yè)務(wù)的處理和其他一些重要資金的支付，本著特事特辦的原則，以微信截圖、拍照或者電話語音的形式進(jìn)行溝通、審批和支付，這樣的業(yè)務(wù)辦理形式存在事后領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽、單據(jù)補(bǔ)交、賬務(wù)滯后處理等問題。所有這些優(yōu)先處理的賬務(wù)報銷事項(xiàng)需依靠財務(wù)工作人員事后人為進(jìn)行跟蹤與完善，一定程度上會帶來單據(jù)缺失，領(lǐng)導(dǎo)審批遺漏、資金錯付等潛在風(fēng)險，給財務(wù)管理工作造成嚴(yán)重阻礙。

三、疫情背景下，高校財務(wù)智能預(yù)約報銷模式探析

近年來，各高校已在積極利用信息化手段，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改造。今年，面對突如其來的疫情，對于高校財務(wù)工作而言，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。以此為契機(jī)，借助數(shù)字化平臺，打造“非接觸式”線上報銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上預(yù)約報銷－網(wǎng)上領(lǐng)導(dǎo)簽批－財務(wù)零接觸審核－智能生成憑證－網(wǎng)銀結(jié)算－電子影像化檔案”的全流程網(wǎng)絡(luò)化，讓師生、領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)實(shí)現(xiàn)零接觸、無等候?qū)崟r處理報銷業(yè)務(wù)。（一）確定相關(guān)系統(tǒng)模塊和流程，打造新型財務(wù)報銷模式。新型財務(wù)報銷模式在制度上需符合高校內(nèi)控要求，技術(shù)上需借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化平臺，該模式主要涉及網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)、網(wǎng)上簽批系統(tǒng)、自助物流投遞系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)、銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)及電子影像檔案系統(tǒng)構(gòu)成。高校財務(wù)全流程零接觸智能報銷系統(tǒng)交互流程，如圖1所示。（二）梳理財務(wù)相關(guān)制度，對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程設(shè)計。財務(wù)工作人員根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型及經(jīng)費(fèi)使用性質(zhì)，在預(yù)約報銷平臺設(shè)計與之對應(yīng)的報銷模塊，主要涉及日常報銷、往來借款、酬金發(fā)放、差旅報銷等內(nèi)容。這些業(yè)務(wù)模塊的網(wǎng)上報銷流程大致分為以下步驟，區(qū)別主要在于審批人及審批權(quán)限的不同：①系統(tǒng)填報。報銷人登錄網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，填寫報銷單，上傳相關(guān)票據(jù)及報銷材料，提交審批申請。②在線審批。報銷平臺根據(jù)事先設(shè)置好的業(yè)務(wù)審批流程，自動識別并推送至各節(jié)點(diǎn)審批人，審批人按照級次進(jìn)行審批③打印單據(jù)、自助投遞。審批流程完結(jié)后，報銷人收到相關(guān)推送信息，可在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)打印帶有審批人簽字的報銷單，并通過自助投遞設(shè)備進(jìn)行投遞④財務(wù)人員接單初審。財務(wù)處取單、進(jìn)行初審并分單。⑤智能憑證生成。會計人員收到紙質(zhì)報銷單后，輸入報銷單號，自動生成憑證并實(shí)現(xiàn)預(yù)算會計的自動觸發(fā)。⑥會計復(fù)審。復(fù)核人員對記賬憑證和報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行最終審核。若存在問題，將退回報銷單。⑦資金支付。對會計復(fù)審無誤的報銷業(yè)務(wù)，出納通過無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)或網(wǎng)銀系統(tǒng)及時進(jìn)行付款，完成業(yè)務(wù)報銷。⑧憑證歸檔。檔案人員對相關(guān)憑證電子掃描，上傳至影像系統(tǒng)，方便后續(xù)查閱。（三）搭建網(wǎng)上預(yù)約報賬互動溝通平臺，提升服務(wù)質(zhì)量。優(yōu)化后的財務(wù)智能報銷系統(tǒng)削弱了傳統(tǒng)模式中最重要的會計記賬功能，這主要取決于當(dāng)前高校財務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)程度和水平。就當(dāng)前信息化水平而言，高校財務(wù)要實(shí)現(xiàn)智能憑證生成的完整性和準(zhǔn)確性，則需確保前期網(wǎng)上預(yù)約報銷單據(jù)填寫的規(guī)范以及在選擇業(yè)務(wù)類型時要與報銷費(fèi)用相匹配，這對各部門的報銷人員具有一定的會計基本要求。高校財務(wù)部門對于系統(tǒng)的更新升級及新平臺的推廣應(yīng)用都會進(jìn)行相應(yīng)的前期培訓(xùn)與指導(dǎo)，但高校師生在新系統(tǒng)使用磨合期，難免還會遇到各種各樣的問題，遇到問題需要及時溝通，若溝通不暢就會影響報賬的順利進(jìn)行。高校財務(wù)部門應(yīng)牽頭搭建預(yù)約報賬互動溝通平臺，為師生解決各類報銷問題創(chuàng)造必要條件。鑒于高校財務(wù)人員日常工作的繁忙，可以建立在線聯(lián)絡(luò)員機(jī)制，其中在線聯(lián)絡(luò)員專門負(fù)責(zé)在交互平臺上與高校師生進(jìn)行交流，并做到定期向高校師生推送學(xué)校的財務(wù)政策相關(guān)信息和最新報銷公告。同時，由在線聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)與報銷人的日常溝通，報銷人在報賬過程中遇到問題或者是對智能報銷系統(tǒng)的相關(guān)建議，可以通過留言、在線溝通等形式與聯(lián)絡(luò)員溝通，通過在線聯(lián)絡(luò)員的引導(dǎo)和幫助，給報銷人員提供便利，提高報賬效率。

四、高校財務(wù)無接觸智能報銷模式的創(chuàng)新與意義

高校財務(wù)現(xiàn)行報銷最常見的問題集中體現(xiàn)在報銷等候時間長和反復(fù)“跑腿”兩個方面。現(xiàn)行高校財務(wù)無接觸智能報銷模式在很大程度上解決了報銷人員和財務(wù)人員共同面對的“報賬難”問題，實(shí)現(xiàn)“共贏”。1.高效縮短報銷時長。在網(wǎng)上預(yù)約無接觸智能報銷模式下，高校師生可以不受時間和空間的限制，隨時、隨地登錄網(wǎng)上預(yù)約報銷平臺，填寫報銷單，并將簽字審批后的預(yù)約報銷單據(jù)打印出來放置物流投遞系統(tǒng)，節(jié)省了現(xiàn)場辦公模式下報銷人在報銷業(yè)務(wù)處理時的排隊(duì)時間，無需費(fèi)時等候。2.實(shí)現(xiàn)“教工少跑腿”。高校財務(wù)報銷人主要是高?？蒲薪處?，他們對財務(wù)部門的相關(guān)規(guī)章制度和財務(wù)報銷規(guī)定缺乏深入的了解，在財務(wù)報銷過程中，會時常出現(xiàn)報銷單據(jù)缺少相應(yīng)的原始支撐材料，出現(xiàn)反復(fù)“跑腿”現(xiàn)象。而新的財務(wù)報銷模式將會計人員的工作整體前置，財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型對報銷業(yè)務(wù)進(jìn)行分類。報銷人只需根據(jù)系統(tǒng)提示填寫相關(guān)信息及上傳附件，極大降低教工報銷的“返工率”。3.與內(nèi)控制度相輔相成。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式是完全通過線上交互，數(shù)據(jù)推送，此系統(tǒng)已結(jié)合財務(wù)規(guī)章制度和內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定好審批流程和節(jié)點(diǎn)，當(dāng)報銷人提交網(wǎng)上預(yù)約報銷單后，系統(tǒng)會根據(jù)級次逐級推送給審批人。審批人可在網(wǎng)頁端及手機(jī)端通過電子簽名的方式審閱各類報銷單據(jù)，確保了網(wǎng)上信息傳遞雙方身份的真實(shí)性、信息的保密性。此外，如果報銷項(xiàng)目或費(fèi)用項(xiàng)超過預(yù)算，系統(tǒng)自動提示該項(xiàng)目無法填報，能夠有效控制預(yù)算超支。在一定程度上，提高內(nèi)控制度的執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效約束。4.提升財務(wù)人員業(yè)務(wù)處理的高效性、準(zhǔn)確性。由于報銷人員在網(wǎng)上填制預(yù)約單環(huán)節(jié)，就已經(jīng)將支出項(xiàng)目、業(yè)務(wù)費(fèi)用項(xiàng)、報銷金額、摘要信息、轉(zhuǎn)賬戶名、賬號等信息均以填報完成，財務(wù)人員只需將預(yù)約報銷單號轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理系統(tǒng)即可自動生成記賬憑證，因此極大地提高了業(yè)務(wù)報銷處理效率。另外，所有相關(guān)報銷信息由報銷人自主填報，不僅大大減少了會計、出納日常的工作量，還提高了銀行支付信息的準(zhǔn)確性。5.報銷人員實(shí)時掌握報銷進(jìn)程。在智能報銷模式下，報銷人不需要在現(xiàn)場等待業(yè)務(wù)處理進(jìn)程。預(yù)約報賬系統(tǒng)嵌入的查詢功能和短信推送功能，可以為報銷人隨時、隨地查詢報銷處理進(jìn)展情況提供便利，有助于報銷人對業(yè)務(wù)處理的全過程跟蹤。同時，先進(jìn)的短信平臺可以將報銷完成情況和付款信息推送到報銷申請人的手機(jī)上，以便申請人可以及時掌握報銷的完成情況。

五、結(jié)語

此次肺炎疫情于高校財務(wù)管理工作而言機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，高校應(yīng)充分利用信息化技術(shù)，擁抱新思維、變革舊模式，實(shí)現(xiàn)財務(wù)報銷及辦事流程等一體化、數(shù)字化和智能化，推動高校財務(wù)管控流程的不斷優(yōu)化與變革，以適應(yīng)新時代高校高質(zhì)量發(fā)展的需要?；痦?xiàng)目：江蘇省商業(yè)會計學(xué)會2020年度重點(diǎn)課題《業(yè)財融合視角下高校財務(wù)信息化建設(shè)研究》項(xiàng)目編號：2020JSSYKJ201。

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作者:范玲玲 郭秀國 單位:揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院