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【摘要】檔案管理工作作為機構參與到工作考核中的重要憑證，還能夠對計量技術機構跟計量活動的達成情況進行有效的反映。因此各計量技術機構還需要加強對檔案管理工作的重視程度，在機構正常運行的基礎上做好相關的檔案管理工作，借此來對機構運行過程中存在的問題進行及時的調整跟處理，還能夠給予日常檢定工作的溯源跟改進提供一定的平整，對于計量技術機構的進一步發(fā)展也有著非常重要的意義。本文主要就機構考核方面對技術檔案管理工作進行了探究分析。

【關鍵詞】機構考核；計量技術；檔案管理

在結合機構考核標準上來進行法定計量檢定機構的考核工作，也是加強對機構管理能力，保障其為國民經濟的發(fā)展以及計量監(jiān)督提供準確可靠檢測結果的一項重要手段。檔案管理作為計量技術機構中的一項管理內容，檔案管理效果還會直接影響到該計量技術機構的工作效果，這也就要求計量技術機構的管理人員能夠加強對檔案管理工作的重視力度，還需要對現(xiàn)有的檔案管理模式進行不斷的優(yōu)化與完善，來為自身的持續(xù)發(fā)展奠定一個良好的基礎。

一、計量技術機構檔案特征簡析

計量技術檔案指的是計量技術機構在檢測工作實踐過程中所形成的一系列資料，也是計量檢測工作全過程的真實反映。在《法定計量檢定機構考核規(guī)范》中，要求計量技術機構的檔案管理工作需要包含受控文件目錄清單、檔案資料的立卷跟保管以及文件資料的收集跟發(fā)放等等，在檔案管理過程中還需要保障檔案資料的有效性跟完整性，并嚴禁使用非受控文件，這樣才能夠獲得良好的檔案管理效果，來為計量技術機構的持續(xù)發(fā)展奠定一個良好的基礎。在現(xiàn)有計量技術機構的檔案管理過程中還存在有以下兩點特征。

（一）檔案管理工作的復雜性特征

對于計量技術機構而言，其檔案管理工作還具備有信息量大跟涉及面廣的特征，也就導致了檔案管理工作具備有一定的復雜性。此外在檔案管理管理過程中，因為各項技術標準并非是一成不變的，而是出于不斷更新的狀態(tài)中，也就要求檔案管理人員除了對檢測過程中所形成的各種原始記錄、證書跟報告進行歸檔管理之外，還需要做好各項規(guī)章制度、技術標準、檢驗規(guī)程以及檢測方法等相關文件的收集、整理跟更新工作，只有這樣才能夠使得保障各項檔案管理體系文件的有效性，以及技術標準檔案的先進性，并為計量技術機構的順利進行奠定一個良好的基礎。

（二）保密性特征

在《考核規(guī)范》中還就計量技術單位的檔案管理工作提出了明確的要求，具體內容包含有質量體系運行過程中所產生各項資料跟計量記錄的控制、收集整理以及保密工作頂燈。此外在對被檢單位進行計量檢測的過程中，需要嚴格按照相關的標準來進行其計量檢測工作，然后在被檢單位所提供的技術要求以及委托合同協(xié)議的基礎上將檢驗結果形成檢驗報告，檔案管理人員還需要對形成的檢驗報告進行保密。

二、提升計量技術機構檔案管理效能的幾點措施

計量技術機構的檔案管理工作還會直接影響到該機構的運行質量跟水平，因此各計量技術機構的管理人員還需要進一步加強對檔案管理工作的重視力度，還需要在結合了檔案管理特點的基礎上，對傳統(tǒng)的檔案管理體系以及管理模式進行不斷的優(yōu)化與完善，借此來獲得良好的檔案管理效果，并為該計量技術機構運行水平的提升提供足夠多的幫助。

（一）明確人員職責，保障崗位的有效落實

在計量技術機構的運行過程中，因為人力以及資金等多項因素的影響，導致現(xiàn)有的專業(yè)工作人員數量不足，經常性會出現(xiàn)一人身兼數職的情況。部分重要的崗位還需要在結合計量機構考核規(guī)范的基礎上進行質量管理體系的設定，并不得因為機構中人員不足而減去崗位的數量。這也就要求計量技術單位能夠進行技術質量管理人員的指定，并要求這些質量掛歷人員對于自身的崗位職責有充分的了解，對于不同文件的編制、審批還有批準工作需要在相關管理人員的簽字授權后才能夠進行納入到檔案庫中進行管理，這樣才能夠保障該計量技術單位的檔案管理體系得以正常運行。一般情況下是由業(yè)務部門的主管來進行計量技術機構的檔案管理工作，因為計量技術機構多是在充足的檔案信息基礎上來進行質量體系文件的編制工作的，這也就要求檔案管理部門能夠做好各種技術檔案的歸檔、登記以及年度審查工作，并需要對所有檔案管理人員的職責進行明確，在檔案管理問題中一旦出現(xiàn)了漏記或者誤記的情況，則需要及時查明出現(xiàn)問題的原因并對檔案進行糾正，只有這樣才能夠保障各種檔案管理工作的準確性跟合理性。

（二）構建合理完善的文件控制程序

計量技術單位的管理文件主要是用來表明該單位在實行指令管理體系中所有工作的文件內容，除了含有質量手冊跟程序文件等內容之外，還包括記錄表式、作業(yè)指導書跟其他管理性質的文件。在計量技術機構舉辦的各種質量活動中，均需要在文件管理的基礎上來進行，并要求機構內部的職員們能夠嚴格遵循相應的工作法規(guī)來進行工作，借此來保障其質量活動的有序進行。只有在保障機構質量管理體系的有效性跟適應性基礎上，來能夠讓各計量工作得以順利進行，因此各管理人員還需要通過判斷體系是否達到機構質量管理的質量方針和目標以及是否對進行質量更新來評價其有效和適宜情況，在此基礎上進行技術計量工作的管理工作。計量技術機構需要將計量標準考核規(guī)范作為條件，在結合了每項計量標準的基礎上進行文件集的設置工作，在文件集中需要包含有規(guī)程規(guī)范、技術報告以及證書記錄等多種文件，對于計量工作的順利開展也有著一定的指導意義。計量技術機構是通過機構設置的各個計量標準來進行工作開展的，技術文件也是各項工作得以順利進行的重要技術憑據，因此在進行檔案管理過程中，還需要做好對各類技術文件的管理工作，借此來就技術計量標準跟檢定工作的進展情況進行有效的反映。為了構建一個健全的文件控制程度，來對文件的批準、以及作廢等步驟進行有效的顯著，還需要在結合法定計量機構考核機制的基礎上來進行構建，并要保障其完善性、準確性以及有效性。因為在計量技術機構文件管理過程中還存在有諸多的問題，也就需要就管理方面來增強文件發(fā)放跟作廢環(huán)節(jié)的管理工作，并需要保障每個管理文件都是有用的版本，只有在這一基礎上，才能夠有效規(guī)避因為新版本發(fā)放后，作廢文件依舊投入使用的情況發(fā)生，來促進該計量技術機構的檔案管理水平得到進一步的提升。

（三）隨日常工作做好各項記錄工作

因為計量技術機構日常工作中產生的痕跡是通過多種模式來進行展示的，也就需要檔案管理人員能夠做好有效的采集、控制、保存以及整頓工作，質量跟技術記錄作為計量技術機構記錄的重要組成部分，其能夠就機構曾經進入的質量活動以及計量活動的所有步驟進行有效的記錄。跟質量記錄不同，通過管理性記錄的惡魔是還能夠就原始記錄、環(huán)境監(jiān)管記錄以及運行監(jiān)測記錄等內容進行整理，然后形成技術記錄，來對整個計量工作的全部流程進行真實的反映。此外在技術記錄過程中只有將包含有充裕的信息跟監(jiān)測過程同時進行，才能夠對整個計量工作環(huán)節(jié)進行及時的追溯跟處理。因此說計量技術單位的檔案管理人員在技術記錄的編制跟管理過程中，還要求各項記錄工作能夠隨著日常工作來進行，借此來保障各項檔案信息的實效性以及真實性，并能夠有效避免工作后補記錄等情況的發(fā)生。

（四）對照考核規(guī)范細則來對檔案分類管理工作進行規(guī)范

計量技術機構的檔案管理工作難過還能夠給予考核工作進行質量跟技術的全面提供，因此在計量技術機構的檔案管理工作中，除了構建質量體系之外，還需要建立專門的網絡數據庫進行檔案管理，這樣才能夠促使檔案管理工作質量得以提升，來為計量活動工作的順利推行提供足夠多的檔案依據。在進行文件的記錄跟支配過程中，實驗室們還需要在結合相關管理條例的基礎上來對檔案管理工作進行考核規(guī)范的合理制定，在結合了實驗室認可考核細則跟管理體系的基礎上進行檔案目錄的制定，以此為準繩來對檔案進行編號分類處理，再通過不同的文件跟檔案資料進行分門別類的填充出來，這樣在進行檔案搜集的過程中，只需要通過考核細則目錄就能夠進行檔案的快速尋找，促使檔案使用的便利性以及應用質量得以有效提升。此外計量技術機構還需要加強對檔案管理人員職責素質的培養(yǎng)力度，促使所有員工們的檔案管理意識以及管理能力得以提升，來獲得良好的檔案管理效果。

結束語

計量技術機構作為質檢部門的基礎崗位，擔負著檢測企業(yè)計量工具以及計量管理等多項職能。檔案管理工作作為計量技術機構正常運行的重要基礎，就要求計量機構能夠加強對檔案管理工作的重視程度，再通過相關優(yōu)化措施來提升檔案管理工作的水平，只有這樣才能夠給予計量技術機構的日常工作提供一個良好的運行體制，讓質監(jiān)部門自身的職能也得以最大限度的發(fā)揮。

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作者:張春梅 單位:松原市產品質量計量檢驗檢測所